Archiwizacja i elektroniczna wysyłka faktur

Zasady wystawiania faktur w 2014 r.

Jednocześnie jest to wyjście naprzeciw oczekiwaniom podatników i danie im wyboru przyjęcia rozwiązania najbardziej dla niech wygodnego. Obowiązujące przepisy pozwalają firmie wysyłać faktury w postaci elektronicznej do swoich kontrahentów.

Przejście z faktur papierowych na elektroniczne

Żeby jednak takie rozwiązanie wdrożyć w firmie trzeba spełnić kilka warunków. Pierwsze zagadnienie to archiwizacja faktur. Tutaj firma musi podjąć decyzję, czy chce przejść z papierowych dokumentów trzymanych w segregatorach na ich postać elektroniczną. W przypadku takiego przejścia niezbędne jest zapewnienie właściwej archiwizacji dokumentów na przynajmniej dwóch dyskach, z tego jeden ma być dostępny na żądanie dla urzędu skarbowego. W praktyce podczas kontroli urząd skarbowy wcale nie chce mieć wglądu w drugi dysk tylko poprzez program zarządzający firmy przegląda dokumenty. Dzieje się tak dlatego, że w Polsce nie ma przyjętego prawnie standardowego formatu dokumentu i urząd mógłby nie być w stanie odczytać danego formatu. Z tego powodu podczas kontroli musi być osobny użytkownik w systemie zarządzającym na potrzeby kontroli.

Jakie korzyści wynikają ze stosowania e-faktur

Potrzebny system archiwizacji faktur

Drugi warunek który musi być spełniony przy przechodzeniu na elektroniczne dokumenty przez firmę to program który jest w stanie obsłużyć taką funkcjonalność. Nie chodzi tutaj o zwykły mechanizm archiwizacji i wysyłki faktur do klienta, ale o cały system który jest w stanie obsłużyć niestandardowe sytuacje, które mogą powstać np. na skutek utraty połączenia z udziałem sieciowym (brak dostępu do dysku dla zapisu faktur), brak połączenia z internetem podczas wystawiania faktury, czy nawet w przypadku poprawnego wysłania faktury do klienta mechanizm który da pewność firmie, że ta faktura rzeczywiście dotarła do kontrahenta. Zaawansowane systemy ERP potrafią śledzić czy klient odebrał dokument i jest to oznaczone w systemie poprzez specjalny znacznik. W przypadku zagubienia maila system ERP musi posiadać mechanizm duplikatów do dokumentu. Najlepsze systemy oferują wgląd w cały proces wysyłki dokumentu, potwierdzeń doręczenia, wysyłki duplikatów do dokumentu. Informacje przedstawiane w takim systemie dają wiedzę ile razy klient pobierał dokument, kiedy dokładnie a nawet z jakiego adresu IP.

W systemie ERP posiadającym funkcjonalność archiwizacji i wysyłki dokumentów cenną funkcjonalnością powinny być różnego typu ewidencje pozwalające w szybki sposób stwierdzić, czy dany dokument posiada obraz elektroniczny, czy został wysłany do klienta i w końcu czy klient pobrał dokument. W takim trybie pracy można w bardzo przejrzysty sposób zarządzać rozrachunkami z klientem mając pewność, że wysłany dokument trafił we właściwe miejsce.

Zapraszamy do dyskusji na forum