Czy brak podpisu i pieczątki na fakturze czyni ją nieważną

RADA

Autopromocja

Faktura ta stanowi podstawę do odliczenia VAT. Ustawodawca nie wymaga, aby na fakturze znajdowały się podpisy czy pieczątki. Przepisy nakazują, aby znajdowały się na niej pewne określone, niezbędne dane, które - jak wynika z pytania - tam się znajdują. Zatem jeśli tylko nabyte towary czy usługi, których nabycie zostało udokumentowane ową fakturą, są związane z prowadzoną przez Państwa działalnością opodatkowaną, mogą Państwo odliczyć VAT z tej faktury.

UZASADNIENIE

Rozpatrując możliwości odliczenia VAT wynikającego z faktur, podatnik, który zamierza skorzystać z tego prawa, powinien wziąć pod uwagę, czy:

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

• zakupione przez niego towary lub usługi będą wykorzystane przez niego w ramach prowadzonej działalności opodatkowanej VAT oraz

• dokumenty, tj. faktury, zostały wystawione w prawidłowy sposób.

Związek z czynnościami opodatkowanymi

Jeśli towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Kwotę podatku naliczonego, która podlega odliczeniu, stanowi:

1) suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

• z tytułu nabycia towarów i usług,

• potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,

• od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu

- z uwzględnieniem rabatów

2) w przypadku importu - suma kwot podatku wynikająca z dokumentu celnego,

3) zryczałtowany zwrot podatku, który u nabywcy produktów rolnych zwiększa kwotę podatku naliczonego

4) kwota podatku należnego od importu usług, kwota podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz kwota podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów

Zatem jeśli tylko nabyte towary i usługi są wykorzystywane podczas wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT - podatnik je wykonujący ma pełne prawo do skorzystania z prawa do odliczenia VAT. Może to uczynić na bieżąco, czyli w miesiącu otrzymania faktury bądź w kolejnym miesiącu.

Niezbędne elementy faktury gwarantujące jej prawidłowość

Wszystkie czynności wykonywane w ramach działalności gospodarczej przez podatników VAT, opodatkowane tym podatkiem, muszą być właściwie udokumentowane. Prawidłowo udokumentowana, opodatkowana VAT czynność oznacza potwierdzenie jej wykonania poprzez wystawienie faktury VAT.

Przemawia za tym art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym: „Podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16”.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania reguluje rozporządzenie wykonawcze w sprawie faktur.

Prawidłowo wystawiona faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;

• dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako 'FAKTURA VAT'; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;

• nazwę towaru lub usługi;

• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

• stawki podatku;

• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;

• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem wyrażoną cyframi i słownie.

Ponadto faktury, jak również faktury korygujące, są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”.

Katalog niezbędnych elementów, jakie powinna zawierać faktura, nie wymienia nigdzie pieczątki ani podpisów osób upoważnionych do jej wystawienia.

Nie można zatem powiedzieć, że faktura VAT bez pieczątki albo bez podpisów, bądź jednego i drugiego, jest nieprawidłowo wystawionym dokumentem podatkowym. Jeśli tylko zawiera wszystkie te elementy wymienione w katalogu, stanowi podstawę wszystkich czynności księgowych. Jest ważnym dokumentem podatkowym. Na jego podstawie podatnik może dokonywać księgowań, odliczania podatku, zapisów w ewidencji. Również ustawa o rachunkowości w art. 21 ust. 1a przewiduje, że podatnik może nie zamieszczać podpisu.

Przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie wymagają na fakturach takich elementów, jak pieczęci i podpisy, wskazując jednocześnie, że nie są obowiązkowe.

Przepisy nie nakładają też obowiązku złożenia podpisów na fakturze, zatem brak tych elementów na fakturze nie może stanowić o nieważności faktury dla celów podatkowych.

• art. 86 ust. 1, art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

• § 9 pkt 1 § 21 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 89, poz. 542

Magdalena Miklewska

ekspert w zakresie VAT