REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja prezentów o małej wartości w VAT - jak prowadzić

Subskrybuj nas na Youtube
Ewidencja prezentów o małej wartości w VAT - jak prowadzić
Ewidencja prezentów o małej wartości w VAT - jak prowadzić
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak prowadzić ewidencję osób obdarowanych prezentami o małej wartości, aby nie narazić się na sankcje oraz konieczność naliczania VAT? Czy istnieje wzór, na podstawie którego można stworzyć własną ewidencję? Przez jaki okres należy ją przechowywać w firmie? Czy wystarczy rok kalendarzowy?

Ewidencja prezentów o małej wartości a VAT

Ewidencja prezentów powinna być prowadzona zgodnie z rzeczywistością oraz w sposób pozwalający ustalić tożsamość osób, którym przekazywane są towary. Konieczne jest także pokazanie w ewidencji wartości netto przekazanych jako prezenty towarów. Przepisy ustawy o VAT ani wykonawcze nie zawierają konkretnego wzoru ewidencji, którym podatnicy mogliby się posługiwać. Ustawa wskazuje jedynie na podstawowe dane, jakie taka ewidencja powinna zawierać. Ewidencję należy przechowywać do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni miesiąc lub kwartał roku, dla którego ewidencja prezentów jest prowadzona. Szczegóły w dalszej części artykułu.

REKLAMA

Autopromocja

Nieodpłatne przekazywanie prezentów może podlegać opodatkowaniu VAT (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Jest tak, co do zasady, w przypadku prezentów, przy których nabyciu lub wytworzeniu podatnikom przysługiwało prawo do odliczenia. Zasada ta nie dotyczy jednak przekazywania prezentów o małej wartości na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika - w szczególności na cele reklamy, reprezentacji lub promocji tej działalności. Opodatkowanie VAT nieodpłatnego przekazania takich prezentów wyłącza art. 7 ust. 3 ustawy o VAT.

Ważne!
Nieodpłatne przekazywanie prezentów o małej wartości nie podlega VAT, gdy następuje na cele związane z działalnością

Wartość prezentu, która przesądza o konieczności ewidencjonowania

Pojęcie prezentów o małej wartości definiują przepisy art. 7 ust. 4 ustawy o VAT. Wyróżniają one dwie grupy prezentów o małej wartości. Są to:

  1. towary, których jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł; takie towary stanowią prezenty o małej wartości bezwzględnie, w szczególności bez konieczności ujęcia w tzw. ewidencji prezentów,
  2. pozostałe towary, o ile ich łączna wartość przekazana przez podatnika jednej osobie nie przekroczyła w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku); takie towary stanowią prezenty o małej wartości, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób, którym są one przekazywane (tzw. ewidencję prezentów).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ważne!
Podatnik nie musi prowadzić ewidencji prezentów, jeśli jednostkowa wartość prezentu określona w momencie przekazywania nie przekracza 20 zł.

Wzór ewidencji prezentów o małej wartości

Przepisy nie określają wzoru ewidencji prezentów obowiązującego podatników. W konsekwencji dopuszczalny jest każdy sposób prowadzenia tej ewidencji, o ile z jej treści wynika tożsamość osób, którym przekazywane są towary. Aby określić tożsamość osób, można wskazać ich numer PESEL albo imiona i nazwiska lub adres. Konieczne jest także wskazanie w ewidencji wartości netto przekazanych w roku towarów.

Swoboda prowadzenia ewidencji prezentów dotyczy również formy prowadzenia tej ewidencji. Dopuszczalne jest zatem prowadzenie ewidencji prezentów zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Potwierdzają to także organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS 1 kwietnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.39.2021.2.MS) czytamy:

Organ dodatkowo wyjaśnia, że nie ma zdefiniowanych zasad określających w jaki sposób należy prowadzić ewidencję osób, którym przekazano prezenty, jeżeli na Podatniku ciąży taki obowiązek. Przy tworzeniu takiego rejestru istotna jest funkcja jaką ma on spełniać, czyli określenie tożsamości obdarowanych osób. Ewidencja powinna zawierać dane osób, którym przekazano prezenty o małej wartości, wartość tych upominków, określenie co przekazano oraz datę, dzięki której można ustalić wartość prezentów przekazanych w danym roku podatkowym

Ponadto art. 7 ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT wymaga prowadzenia ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób obdarowanych, nie wskazuje natomiast szczegółowo elementów, jakie powinna ona zawierać. Skoro takich regulacji nie ma, sposób prowadzenia ewidencji osób obdarowanych zależy od woli podatnika. To on decyduje, jakie dane osób obdarowanych w niej umieści.

Ważne!
Ewidencję prezentów można prowadzić w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej.

Oczywiście ewidencja prezentów musi być prowadzona zgodnie z rzeczywistością. Każdy bowiem przypadek wprowadzania do ewidencji danych niezgodnych z rzeczywistością stanowi wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe polegające na nierzetelnym prowadzeniu księgi (art. 61 Kodeksu karnego skarbowego).

Okres przechowywania ewidencji prezentów o małej wartości

Pamiętać również należy o przechowywaniu ewidencji prezentów. Obowiązek taki podatnicy mają do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ustawy o VAT). Zasady, na jakich przedawniają się zobowiązania podatkowe, określają przepisy art. 70 Ordynacji podatkowej. Przy czym ze względu na fakt, że treść ewidencji prezentów ma znaczenie dla wszystkich okresów rozliczeniowych w danym roku, oznacza to konieczność przechowywania ewidencji prezentów przynajmniej przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku za ostatni okres rozliczeniowy roku, dla którego ewidencja prezentów była prowadzona (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Przykładowo ewidencja prezentów prowadzona dla roku 2022 powinna być przechowywana przynajmniej do końca roku 2028 (tj. pięć lat od końca roku 2023, w którym upłynie termin płatności VAT za grudzień lub IV kwartał 2022 r.).

Podstawa prawna:

Powołana interpretacja:

  • interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 1 kwietnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.39.2021.2.MS)

Tomasz Krywan, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

REKLAMA

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

REKLAMA

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

REKLAMA