REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja prezentów o małej wartości w VAT - jak prowadzić

Subskrybuj nas na Youtube
Ewidencja prezentów o małej wartości w VAT - jak prowadzić
Ewidencja prezentów o małej wartości w VAT - jak prowadzić
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak prowadzić ewidencję osób obdarowanych prezentami o małej wartości, aby nie narazić się na sankcje oraz konieczność naliczania VAT? Czy istnieje wzór, na podstawie którego można stworzyć własną ewidencję? Przez jaki okres należy ją przechowywać w firmie? Czy wystarczy rok kalendarzowy?

Ewidencja prezentów o małej wartości a VAT

Ewidencja prezentów powinna być prowadzona zgodnie z rzeczywistością oraz w sposób pozwalający ustalić tożsamość osób, którym przekazywane są towary. Konieczne jest także pokazanie w ewidencji wartości netto przekazanych jako prezenty towarów. Przepisy ustawy o VAT ani wykonawcze nie zawierają konkretnego wzoru ewidencji, którym podatnicy mogliby się posługiwać. Ustawa wskazuje jedynie na podstawowe dane, jakie taka ewidencja powinna zawierać. Ewidencję należy przechowywać do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni miesiąc lub kwartał roku, dla którego ewidencja prezentów jest prowadzona. Szczegóły w dalszej części artykułu.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Nieodpłatne przekazywanie prezentów może podlegać opodatkowaniu VAT (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Jest tak, co do zasady, w przypadku prezentów, przy których nabyciu lub wytworzeniu podatnikom przysługiwało prawo do odliczenia. Zasada ta nie dotyczy jednak przekazywania prezentów o małej wartości na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika - w szczególności na cele reklamy, reprezentacji lub promocji tej działalności. Opodatkowanie VAT nieodpłatnego przekazania takich prezentów wyłącza art. 7 ust. 3 ustawy o VAT.

Ważne!
Nieodpłatne przekazywanie prezentów o małej wartości nie podlega VAT, gdy następuje na cele związane z działalnością

Wartość prezentu, która przesądza o konieczności ewidencjonowania

Pojęcie prezentów o małej wartości definiują przepisy art. 7 ust. 4 ustawy o VAT. Wyróżniają one dwie grupy prezentów o małej wartości. Są to:

REKLAMA

  1. towary, których jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł; takie towary stanowią prezenty o małej wartości bezwzględnie, w szczególności bez konieczności ujęcia w tzw. ewidencji prezentów,
  2. pozostałe towary, o ile ich łączna wartość przekazana przez podatnika jednej osobie nie przekroczyła w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku); takie towary stanowią prezenty o małej wartości, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób, którym są one przekazywane (tzw. ewidencję prezentów).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ważne!
Podatnik nie musi prowadzić ewidencji prezentów, jeśli jednostkowa wartość prezentu określona w momencie przekazywania nie przekracza 20 zł.

Wzór ewidencji prezentów o małej wartości

Przepisy nie określają wzoru ewidencji prezentów obowiązującego podatników. W konsekwencji dopuszczalny jest każdy sposób prowadzenia tej ewidencji, o ile z jej treści wynika tożsamość osób, którym przekazywane są towary. Aby określić tożsamość osób, można wskazać ich numer PESEL albo imiona i nazwiska lub adres. Konieczne jest także wskazanie w ewidencji wartości netto przekazanych w roku towarów.

Swoboda prowadzenia ewidencji prezentów dotyczy również formy prowadzenia tej ewidencji. Dopuszczalne jest zatem prowadzenie ewidencji prezentów zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Potwierdzają to także organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS 1 kwietnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.39.2021.2.MS) czytamy:

Organ dodatkowo wyjaśnia, że nie ma zdefiniowanych zasad określających w jaki sposób należy prowadzić ewidencję osób, którym przekazano prezenty, jeżeli na Podatniku ciąży taki obowiązek. Przy tworzeniu takiego rejestru istotna jest funkcja jaką ma on spełniać, czyli określenie tożsamości obdarowanych osób. Ewidencja powinna zawierać dane osób, którym przekazano prezenty o małej wartości, wartość tych upominków, określenie co przekazano oraz datę, dzięki której można ustalić wartość prezentów przekazanych w danym roku podatkowym

Ponadto art. 7 ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT wymaga prowadzenia ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób obdarowanych, nie wskazuje natomiast szczegółowo elementów, jakie powinna ona zawierać. Skoro takich regulacji nie ma, sposób prowadzenia ewidencji osób obdarowanych zależy od woli podatnika. To on decyduje, jakie dane osób obdarowanych w niej umieści.

Ważne!
Ewidencję prezentów można prowadzić w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej.

Oczywiście ewidencja prezentów musi być prowadzona zgodnie z rzeczywistością. Każdy bowiem przypadek wprowadzania do ewidencji danych niezgodnych z rzeczywistością stanowi wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe polegające na nierzetelnym prowadzeniu księgi (art. 61 Kodeksu karnego skarbowego).

Okres przechowywania ewidencji prezentów o małej wartości

Pamiętać również należy o przechowywaniu ewidencji prezentów. Obowiązek taki podatnicy mają do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ustawy o VAT). Zasady, na jakich przedawniają się zobowiązania podatkowe, określają przepisy art. 70 Ordynacji podatkowej. Przy czym ze względu na fakt, że treść ewidencji prezentów ma znaczenie dla wszystkich okresów rozliczeniowych w danym roku, oznacza to konieczność przechowywania ewidencji prezentów przynajmniej przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku za ostatni okres rozliczeniowy roku, dla którego ewidencja prezentów była prowadzona (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Przykładowo ewidencja prezentów prowadzona dla roku 2022 powinna być przechowywana przynajmniej do końca roku 2028 (tj. pięć lat od końca roku 2023, w którym upłynie termin płatności VAT za grudzień lub IV kwartał 2022 r.).

Podstawa prawna:

Powołana interpretacja:

  • interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 1 kwietnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.39.2021.2.MS)

Tomasz Krywan, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Szokujące dane GUS i Eurostatu: Deficyt Polski może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług rośnie najszybciej w UE

Polska stoi w obliczu rosnącego deficytu finansów publicznych – najnowsze dane GUS i Eurostatu wskazują, że na koniec 2025 roku deficyt może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług publiczny rośnie najszybciej w Unii Europejskiej. Sprawdź, co oznaczają te liczby dla polskiej gospodarki.

REKLAMA

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

KSeF 2.0 to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.

REKLAMA