REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja prezentów o małej wartości w VAT - jak prowadzić

Ewidencja prezentów o małej wartości w VAT - jak prowadzić
Ewidencja prezentów o małej wartości w VAT - jak prowadzić
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak prowadzić ewidencję osób obdarowanych prezentami o małej wartości, aby nie narazić się na sankcje oraz konieczność naliczania VAT? Czy istnieje wzór, na podstawie którego można stworzyć własną ewidencję? Przez jaki okres należy ją przechowywać w firmie? Czy wystarczy rok kalendarzowy?

Ewidencja prezentów o małej wartości a VAT

Ewidencja prezentów powinna być prowadzona zgodnie z rzeczywistością oraz w sposób pozwalający ustalić tożsamość osób, którym przekazywane są towary. Konieczne jest także pokazanie w ewidencji wartości netto przekazanych jako prezenty towarów. Przepisy ustawy o VAT ani wykonawcze nie zawierają konkretnego wzoru ewidencji, którym podatnicy mogliby się posługiwać. Ustawa wskazuje jedynie na podstawowe dane, jakie taka ewidencja powinna zawierać. Ewidencję należy przechowywać do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni miesiąc lub kwartał roku, dla którego ewidencja prezentów jest prowadzona. Szczegóły w dalszej części artykułu.

REKLAMA

Autopromocja

Nieodpłatne przekazywanie prezentów może podlegać opodatkowaniu VAT (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Jest tak, co do zasady, w przypadku prezentów, przy których nabyciu lub wytworzeniu podatnikom przysługiwało prawo do odliczenia. Zasada ta nie dotyczy jednak przekazywania prezentów o małej wartości na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika - w szczególności na cele reklamy, reprezentacji lub promocji tej działalności. Opodatkowanie VAT nieodpłatnego przekazania takich prezentów wyłącza art. 7 ust. 3 ustawy o VAT.

Ważne!
Nieodpłatne przekazywanie prezentów o małej wartości nie podlega VAT, gdy następuje na cele związane z działalnością

Wartość prezentu, która przesądza o konieczności ewidencjonowania

Pojęcie prezentów o małej wartości definiują przepisy art. 7 ust. 4 ustawy o VAT. Wyróżniają one dwie grupy prezentów o małej wartości. Są to:

  1. towary, których jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł; takie towary stanowią prezenty o małej wartości bezwzględnie, w szczególności bez konieczności ujęcia w tzw. ewidencji prezentów,
  2. pozostałe towary, o ile ich łączna wartość przekazana przez podatnika jednej osobie nie przekroczyła w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku); takie towary stanowią prezenty o małej wartości, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób, którym są one przekazywane (tzw. ewidencję prezentów).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ważne!
Podatnik nie musi prowadzić ewidencji prezentów, jeśli jednostkowa wartość prezentu określona w momencie przekazywania nie przekracza 20 zł.

Wzór ewidencji prezentów o małej wartości

Przepisy nie określają wzoru ewidencji prezentów obowiązującego podatników. W konsekwencji dopuszczalny jest każdy sposób prowadzenia tej ewidencji, o ile z jej treści wynika tożsamość osób, którym przekazywane są towary. Aby określić tożsamość osób, można wskazać ich numer PESEL albo imiona i nazwiska lub adres. Konieczne jest także wskazanie w ewidencji wartości netto przekazanych w roku towarów.

Swoboda prowadzenia ewidencji prezentów dotyczy również formy prowadzenia tej ewidencji. Dopuszczalne jest zatem prowadzenie ewidencji prezentów zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Potwierdzają to także organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS 1 kwietnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.39.2021.2.MS) czytamy:

Organ dodatkowo wyjaśnia, że nie ma zdefiniowanych zasad określających w jaki sposób należy prowadzić ewidencję osób, którym przekazano prezenty, jeżeli na Podatniku ciąży taki obowiązek. Przy tworzeniu takiego rejestru istotna jest funkcja jaką ma on spełniać, czyli określenie tożsamości obdarowanych osób. Ewidencja powinna zawierać dane osób, którym przekazano prezenty o małej wartości, wartość tych upominków, określenie co przekazano oraz datę, dzięki której można ustalić wartość prezentów przekazanych w danym roku podatkowym

Ponadto art. 7 ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT wymaga prowadzenia ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób obdarowanych, nie wskazuje natomiast szczegółowo elementów, jakie powinna ona zawierać. Skoro takich regulacji nie ma, sposób prowadzenia ewidencji osób obdarowanych zależy od woli podatnika. To on decyduje, jakie dane osób obdarowanych w niej umieści.

Ważne!
Ewidencję prezentów można prowadzić w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej.

Oczywiście ewidencja prezentów musi być prowadzona zgodnie z rzeczywistością. Każdy bowiem przypadek wprowadzania do ewidencji danych niezgodnych z rzeczywistością stanowi wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe polegające na nierzetelnym prowadzeniu księgi (art. 61 Kodeksu karnego skarbowego).

Okres przechowywania ewidencji prezentów o małej wartości

Pamiętać również należy o przechowywaniu ewidencji prezentów. Obowiązek taki podatnicy mają do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ustawy o VAT). Zasady, na jakich przedawniają się zobowiązania podatkowe, określają przepisy art. 70 Ordynacji podatkowej. Przy czym ze względu na fakt, że treść ewidencji prezentów ma znaczenie dla wszystkich okresów rozliczeniowych w danym roku, oznacza to konieczność przechowywania ewidencji prezentów przynajmniej przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku za ostatni okres rozliczeniowy roku, dla którego ewidencja prezentów była prowadzona (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Przykładowo ewidencja prezentów prowadzona dla roku 2022 powinna być przechowywana przynajmniej do końca roku 2028 (tj. pięć lat od końca roku 2023, w którym upłynie termin płatności VAT za grudzień lub IV kwartał 2022 r.).

Podstawa prawna:

Powołana interpretacja:

  • interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 1 kwietnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.39.2021.2.MS)

Tomasz Krywan, doradca podatkowy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA