Przechowywanie w formie elektronicznej kopi faktur papierowych

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy VAT są zobowiązani do wystawiania faktur stwierdzających dokonanie sprzedaży czy świadczenie usług.

Autopromocja

Zgodnie natomiast z § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Polecamy: serwis VAT

Trzeba zauważyć, że niejednokrotnie ze względu na znaczną liczbę wystawianych faktur przechowywanie ich kopii jest uciążliwe i kosztowne. Dlatego też przedsiębiorcy poszukują innych możliwości i zaczynają przechodzić na elektroniczny system archiwizacji. Niemniej pojawia się pytanie czy taka forma archiwizacji jest dopuszczalna.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Organy podatkowe często stoją na stanowisku, że kopia faktury powinna być przechowywana w takiej samej formie w jakiej został wystawiony oryginał, powołując się na oprócz wskazanego wyżej przepisu § 19 rozporządzenia jeszcze na § 21, stwierdzając, że podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur, w "oryginalnej postaci”.

Jednak należy zaznaczyć, że jednak żaden z powoływanych przepisów nie wskazuje wyraźnie, że kopia wystawionej faktury musi być wystawiona również na papierze i przechowywana na papierze. Nie istnieje żaden przepis, który nakładałby na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur papierowych w tej samej formie.

Tym samym można stwierdzić, że podatnik wystawiając fakturę na papierze może przechowywać jej kopię w formie elektronicznej, pod warunkiem, że są one zabezpieczone przed modyfikacją, mają jasno określony status (czyli wyraźnie jest zaznaczone „kopia”), a system w którym są przechowywane na każde żądanie organów podatkowych daje możliwość ich wydrukowania. 

Polecamy: serwis Ryczałt

Podatnik musi tylko pamiętać o tym, że bierze na siebie ryzyko ewentualnej awarii systemu komputerowego i tego co może z tego wyniknąć (np. brak możliwości udowodnienia dokonanych transakcji). Tak więc podatnik, który wystawia faktury w formie papierowej może przechowywać ich kopie w formie elektronicznej. (por. wyrok NSA z 3 listopada 2009 r., I FSK 1169/08).

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź