Jak dokumentować obciążanie pracowników kosztami prywatnych rozmów z telefonów służbowych?

Jak bywa z wieloma różnymi kosztami prowadzenia działalności, próbujemy je w sposób racjonalny jak najbardziej obniżać, a jedną z metod takiego działania jest obciążanie pracowników kosztami dokonywanych przez nich rozmów prywatnych, które prowadzą oni (za naszą zgodą i wiedzą lub też nie) z powierzonych im telefonów służbowych.

Jest wiele sposobów ustalania wysokości takiego obciążenia. Można każdorazowo opisywać i rozliczać wszystkie pozycje z comiesięcznych bilingów.

Prostsze jest ustalenie pewnych indywidualnych limitów kosztów rozmów z danego numeru, po przekroczeniu których pracownicy obligatoryjnie zwracają pracodawcy nadwyżkę. Uznaje się wtedy, że co do zasady, wszystkie rozmowy „ponadlimitowe” są rozmowami prywatnymi.

Niezależnie od przyjętej metody obciążania pracowników kosztami opłat za telefon pamiętać należy, iż czynność taka jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, w związku z czym, w przypadku wystąpienia przez któregoś pracownika z żądaniem wystawienia mu faktury VAT dokumentującej to zdarzenie, jesteśmy zobowiązani wystawić taką fakturę.

Jednocześnie, jak podkreślił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w indywidualnej interpretacji prawa podatkowego nr IPPP1-443-1095/10-2/EK z dnia 19 stycznia 2011 r., nie mamy obowiązku „automatycznego” wystawiania faktur VAT dla wszystkich pracownikom.

Polecamy: serwis Koszty

Polecamy: serwis Podatki osobiste

Bowiem norma art. 106 ust. 1 ustawy o VAT co do zasady zwalnia podatników z obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej, za wyjątkiem sytuacji, gdy zażądają oni jej wystawienia.