Faktura z zawyżoną stawką VAT - jak rozliczyć

• 1. Skutki dla sprzedawcy zawyżenia stawki VAT na fakturze
• 2. Rozliczenie przez nabywcę faktury z zawyżoną stawką VAT
• 3. Rozliczenie przez nabywcę faktury, gdy naliczono VAT, zamiast zastosować zwolnienie

Zastosowanie w sporządzanej fakturze właściwej stawki VAT należy do podstawowych obowiązków sprzedawcy. Nabywca może oczywiście podejmować we własnym zakresie działania mające na celu weryfikację przyjętej stawki VAT. W niektórych przypadkach tylko sprzedawca jest jednak w stanie określić stawkę właściwą dla realizacji danej czynności podlegającej opodatkowaniu. Przykładowo przy sprzedaży wyrobów medycznych zastosowanie stawki preferencyjnej w wysokości 8% warunkowane jest posiadaniem odpowiednich certyfikatów potwierdzających ich zgodność z normami unijnymi. Odpowiednią wiedzę i dokumenty w tym zakresie posiada wyłącznie sprzedawca. Podobnie przedstawia się kwestia dostawy budynków, budowli lub ich części, w przypadku których o zasadach opodatkowania podatkiem od towarów i usług decyduje data pierwszego zasiedlenia. Dlatego w razie wątpliwości nabywca powinien wystąpić do sprzedawcy o przedłożenie odpowiednich dokumentów potwierdzających prawidłowość przyjętej stawki VAT.

Autopromocja

1. Skutki dla sprzedawcy zawyżenia stawki VAT na fakturze

Sprzedawca, który zastosuje na fakturze niewłaściwą, zawyżoną stawkę VAT, jest obowiązany do odprowadzenia podatku należnego w wykazanej kwocie. Podstawą tego obowiązku są normy art. 108 ustawy o VAT. W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Zasady te stosuje się odpowiednio, jeżeli podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego. W konsekwencji zawyżenie VAT w wystawionej fakturze nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku jego zapłaty.

1.1. Poprawa zastosowania błędnej stawki VAT na fakturze

Sprzedawca może uniknąć zapłaty VAT w błędnie wykazanej kwocie. Będzie to jednak wymagało sporządzenia i przekazania nabywcy odpowiedniej faktury korygującej. Z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT wynika, że podatnik wystawia fakturę korygującą w przypadku, gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury. Co istotne, uprawnienie do zmiany stawki VAT na właściwą przysługuje wyłącznie sprzedawcy, który musi wystawić fakturę korygującą. Tego rodzaju błędy nie mogą być naprawiane przez nabywcę poprzez sporządzenie noty korygującej. Nabywca, który dostrzeże pomyłkę, powinien zatem wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej. Samodzielnie zmiany tej dokonać nie może.

1.2. Rozliczenie faktury korygującej "in minus" poprawiającej błędną stawkę

Należy podkreślić, że jeśli zastosowano za wysoką stawkę VAT, to dopiero wystawienie odpowiedniej faktury korygującej oraz wypełnienie warunków wskazanych w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT umożliwia zmniejszenie VAT.

Sprzedawca powinien zatem posiadać dokumentację, z której wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku zastosowania błędnej stawki VAT wystarczające jest poinformowanie nabywcy np. e-mailem lub dysponowanie poleceniem przelewu, gdy zwracamy nabywcy nadpłaconą kwotę. Warto uzyskać od nabywcy potwierdzenie, że został poinformowany o przyczynach korekty.

W efekcie sprzedawca rozlicza podatek należny w kwocie wynikającej z wystawionej faktury pierwotnej i dopiero po sporządzeniu korekty oraz spełnieniu wskazanych warunków może dokonać jego obniżenia. W przypadku szybkiego stwierdzenia pomyłki korekta "in minus" może być uwzględniona jeszcze w okresie rozliczeniowym właściwym dla czynności udokumentowanej fakturą pierwotną. W przeciwnym razie sprzedawca będzie obowiązany do odprowadzenia podatku należnego w zawyżonej kwocie, wynikającej z wystawionej faktury, i dopiero później dokona jego odpowiedniego pomniejszenia.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

2. Rozliczenie przez nabywcę faktury z zawyżoną stawką VAT

Nabywca otrzymujący fakturę z zawyżoną stawką może odliczyć podatek naliczony w pełnej wysokości wykazanej w fakturze. Ustawodawca nie zmienia jego uprawnień w tym zakresie, w szczególności poprzez ograniczenie prawa do odliczenia do wysokości prawidłowo ustalonej kwoty VAT. Wyjątkiem jest przypadek, gdy naliczono VAT zamiast zastosować zwolnienie albo w ogóle nie opodatkowywać transakcji.

Jeśli podatnik odliczy VAT z takiej faktury, to dopiero gdy nabywca poinformuje go o tym, że zastosował błędną stawkę i będzie korygował fakturę, musi dokonać korekty. Nie zawsze będzie to równoznaczne z otrzymaniem faktury korygującej. Jak wynika z art. 86 ust. 19 ustawy o VAT, podatnik powinien dokonać korekty w rozliczeniu za okres, kiedy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego te warunki zostały spełnione. W tym przypadku w momencie uzgodnienia warunki są już spełnione.

Może się zresztą okazać, że sprzedawca ostatecznie nie ustali warunków korekty i nie wystawi faktury korygującej. Wtedy w obrocie prawnym pozostanie tylko faktura pierwotna z błędną, zawyżoną stawką VAT. Sprzedawca odprowadzi wówczas podatek należny w kwocie wynikającej z wystawionej faktury, a nabywca dokona odliczenia podatku naliczonego w takiej samej wysokości.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

3. Rozliczenie przez nabywcę faktury, gdy naliczono VAT, zamiast zastosować zwolnienie

Położenie nabywcy zmienia się jednak diametralnie w razie niezasadnego opodatkowania przez sprzedawcę czynności, które korzystają ze zwolnienia z VAT lub nie podlegają temu podatkowi. Podobnie jak we wcześniej omawianych przykładach, sprzedawca jest wtedy obowiązany do odprowadzenia podatku należnego w kwocie wynikającej z wystawionej faktury. Nabywca otrzymujący tak sporządzoną fakturę nie jest jednak uprawniony do dokonania na jej podstawie odliczenia podatku naliczonego (art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT). W konsekwencji jeżeli sprzedawca wystawi fakturę, w której dokona opodatkowania czynności niepodlegającej VAT lub korzystającej ze zwolnienia z VAT, to taka faktura nie stanowi u nabywcy podstawy do odliczenia podatku naliczonego.

Gdyby podatnik przez pomyłkę odliczył VAT, musi skorygować odliczenie w rozliczeniu za okres, kiedy dokonał takiego odliczenia. W takich przypadkach sprzedawca po stwierdzeniu pomyłki powinien jak najszybciej poinformować nabywcę o błędzie i sporządzić odpowiednią fakturę korygującą.

Jednak brak takich informacji i faktury korygującej nie zwalnia nabywcy z odpowiedzialności za niezasadne odliczenie VAT. Jeżeli nabywca nie był tego świadomy i skorzystał z prawa do odliczenia, to w razie ewentualnej kontroli organów podatkowych będzie narażony na zakwestionowanie odliczenia i ustalenie kwoty dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Wbrew pozorom przypadki niezasadnego opodatkowania sprzedaży zwolnionej od podatku lub niepodlegającej podatkowi od towarów i usług w praktyce działalności gospodarczej zdarzają się często. Głównie dotyczą dostaw nieruchomości korzystających ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 10 lub 10a ustawy o VAT. Pomyłki są wówczas z reguły efektem nieprawidłowego ustalenia chwili pierwszego zasiedlenia budynków, budowli lub ich części. Z uwagi na wartość takich transakcji ewentualne błędy są bardzo kosztowne. Dla nabywcy sytuacja jest tym bardziej trudna, że może nie mieć pełnej wiedzy, która umożliwia zweryfikowanie zasadności opodatkowania danej transakcji, a błędne opodatkowanie jego obciąża najbardziej.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Nabywca dokonujący korekty odliczonego podatku naliczonego po upływie kilku miesięcy może być obciążony odsetkami za zwłokę pobieranymi od zaległości podatkowych. Ewentualna kontrola podatkowa lub celno-skarbowa przeprowadzona jeszcze przed realizacją korekty naraża go dodatkowo na zastosowanie sankcji wskazanej w art. 112b ustawy o VAT. Przy transakcjach obejmujących nieruchomości kwoty te mogą być bardzo wysokie. Dlatego w podobnych przypadkach, w razie pojawiających się wątpliwości co do zasadności opodatkowania danej transakcji, warto skontaktować się ze sprzedawcą w celu dokładnego wyjaśnienia tej kwestii. Do tego czasu należałoby raczej wstrzymać się z dokonywaniem odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanej faktury. Nabywca, który nie odliczy podatku naliczonego z nieprawidłowo sporządzonej faktury pierwotnej, po otrzymaniu faktury korygującej nie dokonuje już żadnych zmian w rozliczeniu podatku od towarów i usług.

Ewa Kowalska, ekspert w zakresie VAT