REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i zniszczenie faktur papierowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i zniszczenie faktur papierowych
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i zniszczenie faktur papierowych

REKLAMA

REKLAMA

Podatnicy podatku od towarów i usług zobowiązani są do przechowywania wystawionych przez siebie i otrzymanych od kontrahentów faktur. W niektórych branżach powyższe oznaczać może konieczność przechowywania dużej ilości dokumentów. Trudności organizacyjne związane z wypełnieniem ww. obowiązku przezwyciężyć można poprzez wdrożenie procedury przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o podatku od towarów i usług (zwaną dalej ustawą o VAT), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Ustawa o VAT dopuszcza więc posługiwanie się fakturami zarówno w formie tradycyjnej, tj. papierowej, jak i w formie elektronicznej. Istotne jest przy tym, aby faktura w każdej z tych form zawierała dane przewidziane w ustawie o VAT (tj. odpowiadała wymogom wskazanym przede wszystkim w rozdziale ustawy o VAT dotyczącym faktur) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie (np. odpowiadała wymogom przewidzianym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur).

REKLAMA

Autopromocja

Jednocześnie na podatników nałożony jest obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się, co do zasady, z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez cały ten okres podatnik zobowiązany jest więc do przechowywania faktur. Zarówno faktur wystawionych w celu udokumentowania sprzedaży jak i faktur zakupowych (z których wynika np. kwota podlegającego odliczeniu podatku naliczonego).

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Spółka Alfa zajmuje się handlem detalicznym w sklepach dyskontowych. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje bardzo dużej ilości transakcji (wystawia i otrzymuje bardzo dużo faktur). Wystawiane przez siebie faktury Spółka archiwizuje w formie elektronicznej. Natomiast faktury od kontrahentów otrzymuje zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Aby zminimalizować koszty przechowywania faktur oraz w celu usprawnienia obiegu dokumentów, Spółka planuje wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej. Po wprowadzeniu faktur do elektronicznej bazy danych Spółka planuje je niszczyć. Spółka ma wątpliwość czy w świetle ustawy o VAT takie działanie będzie poprawne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zasady przechowywania faktur przewidziane zostały w art. 112a ustawy o VAT. W świetle tego przepisu, podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W tym kontekście istotny wydaje się być art. 106m ust. 1 ustawy o VAT odnoszący się do sposobu wystawiania faktur (w świetle art. 112a ustawy o VAT, identyczne wymogi muszą być spełnione przy przechowywaniu faktur). Zgodnie z tym przepisem (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT), podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Wdrożone kontrole biznesowe mają więc uwiarygodnić dane wskazane w fakturze, umożliwić wykazanie związku pomiędzy fakturą a wykonaną usługą/dokonaną dostawą towarów. Przyjęte w przedsiębiorstwie procedury muszą pozwalać w szczególności na możliwość powiązania danej faktury z umową, zamówieniem, dowodami płatności, itp.

Jednocześnie z art. 112a ust. 1 w zw. z art. 106m ustawy o VAT, nie wynika żaden wymóg co do formy przechowywania faktur. Należy więc przyjąć, że przechowywanie faktur powinno odbywać się przy wykorzystaniu jednej z dwóch dopuszczalnych form wskazanych w ustawowej definicji faktury (tj. formy papierowej oraz formy elektronicznej). Jedyne o czym musi pamiętać podatnik to, że w każdym przypadku powinna zostać zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.


Skoro ustawa o VAT nie stawia żadnych wymogów co do formy w jakiej ma być przechowywana faktura to możliwe jest jej przechowywanie w formie elektronicznej, która jest wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Dopuszczalne wydaje się być przy tym również zniszczenie faktury w formie papierowej (po jej zeskanowaniu do formatu elektronicznego). Powyższe potwierdzają również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 26.01.2016 r., znak: IPPP2/4512-1101/15-2/MAO, w której stwierdził, że "przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej archiwizacji faktur, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu" - jest zgodne z przepisami ustawy o VAT. Ponadto Organ podatkowy potwierdził, że przy zachowaniu ww. warunków możliwe jest stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji przy jednoczesnym niszczeniu dokumentów otrzymanych w wersji papierowej.

Podatnicy, którzy zdecydują się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej powinni pamiętać, że w myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, muszą oni zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a także możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Piotr Kępisty, konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

KSeF nadchodzi! Skarbówka przejmuje faktury – obowiązek już od lutego 2026: Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF, a kto jest wyłączony? Zapoznaj się z podstawowymi informacjami

Od 1 lutego 2026 r. żadna firma nie ucieknie przed KSeF. Wszystkie faktury trafią do centralnego systemu skarbowego, a przedsiębiorcy będą musieli wystawiać je wyłącznie w nowym formacie. Najwięksi podatnicy wejdą w obowiązek pierwsi, a reszta już od kwietnia 2026 r. Sprawdź, kto i kiedy zostanie objęty nowymi rygorami – i jakie wyjątki jeszcze ratują niektórych z obowiązkowego e-fakturowania.

Nowe prawo ratuje rolników przed komornikiem! Teraz egzekucje długów wstrzymane po złożeniu wniosku do KOWR

Rolnicy w tarapatach finansowych zyskali tarczę ochronną. Dzięki nowelizacji ustawy o restrukturyzacji zadłużenia złożenie wniosku do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa wstrzymuje egzekucję komorniczą. Zmiana ma dać czas na rozmowy z wierzycielami, ułatwić restrukturyzację i uchronić tysiące gospodarstw przed nagłą utratą majątku. To krok, który eksperci określają jako bardzo istotny dla bezpieczeństwa produkcji żywności w Polsce.

KSeF 2026: Tryb offline24, offline, awaria i awaria całkowita - co trzeba wiedzieć? MF wyjaśnia

Nowe przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdą w życie od lutego 2026 r., przewidują różne procedury na wypadek problemów technicznych i awarii systemu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, czym różni się tryb offline24, tryb offline, tryb awaryjny oraz procedura na wypadek awarii całkowitej – a także jakie obowiązki w zakresie wystawiania, przesyłania i udostępniania faktur będą spoczywać na podatnikach w każdej z tych sytuacji.

REKLAMA

KSeF 2.0: Wielka rewolucja w fakturowaniu i VAT! Co dokładnie się zmieni i kogo obejmą nowe przepisy?

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu rozliczeń firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

REKLAMA