Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i zniszczenie faktur papierowych

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o podatku od towarów i usług (zwaną dalej ustawą o VAT), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Ustawa o VAT dopuszcza więc posługiwanie się fakturami zarówno w formie tradycyjnej, tj. papierowej, jak i w formie elektronicznej. Istotne jest przy tym, aby faktura w każdej z tych form zawierała dane przewidziane w ustawie o VAT (tj. odpowiadała wymogom wskazanym przede wszystkim w rozdziale ustawy o VAT dotyczącym faktur) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie (np. odpowiadała wymogom przewidzianym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur).

Jednocześnie na podatników nałożony jest obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się, co do zasady, z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez cały ten okres podatnik zobowiązany jest więc do przechowywania faktur. Zarówno faktur wystawionych w celu udokumentowania sprzedaży jak i faktur zakupowych (z których wynika np. kwota podlegającego odliczeniu podatku naliczonego).

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Spółka Alfa zajmuje się handlem detalicznym w sklepach dyskontowych. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje bardzo dużej ilości transakcji (wystawia i otrzymuje bardzo dużo faktur). Wystawiane przez siebie faktury Spółka archiwizuje w formie elektronicznej. Natomiast faktury od kontrahentów otrzymuje zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Aby zminimalizować koszty przechowywania faktur oraz w celu usprawnienia obiegu dokumentów, Spółka planuje wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej. Po wprowadzeniu faktur do elektronicznej bazy danych Spółka planuje je niszczyć. Spółka ma wątpliwość czy w świetle ustawy o VAT takie działanie będzie poprawne.

Zasady przechowywania faktur przewidziane zostały w art. 112a ustawy o VAT. W świetle tego przepisu, podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W tym kontekście istotny wydaje się być art. 106m ust. 1 ustawy o VAT odnoszący się do sposobu wystawiania faktur (w świetle art. 112a ustawy o VAT, identyczne wymogi muszą być spełnione przy przechowywaniu faktur). Zgodnie z tym przepisem (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT), podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Wdrożone kontrole biznesowe mają więc uwiarygodnić dane wskazane w fakturze, umożliwić wykazanie związku pomiędzy fakturą a wykonaną usługą/dokonaną dostawą towarów. Przyjęte w przedsiębiorstwie procedury muszą pozwalać w szczególności na możliwość powiązania danej faktury z umową, zamówieniem, dowodami płatności, itp.

Jednocześnie z art. 112a ust. 1 w zw. z art. 106m ustawy o VAT, nie wynika żaden wymóg co do formy przechowywania faktur. Należy więc przyjąć, że przechowywanie faktur powinno odbywać się przy wykorzystaniu jednej z dwóch dopuszczalnych form wskazanych w ustawowej definicji faktury (tj. formy papierowej oraz formy elektronicznej). Jedyne o czym musi pamiętać podatnik to, że w każdym przypadku powinna zostać zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Skoro ustawa o VAT nie stawia żadnych wymogów co do formy w jakiej ma być przechowywana faktura to możliwe jest jej przechowywanie w formie elektronicznej, która jest wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Dopuszczalne wydaje się być przy tym również zniszczenie faktury w formie papierowej (po jej zeskanowaniu do formatu elektronicznego). Powyższe potwierdzają również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 26.01.2016 r., znak: IPPP2/4512-1101/15-2/MAO, w której stwierdził, że "przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej archiwizacji faktur, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu" - jest zgodne z przepisami ustawy o VAT. Ponadto Organ podatkowy potwierdził, że przy zachowaniu ww. warunków możliwe jest stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji przy jednoczesnym niszczeniu dokumentów otrzymanych w wersji papierowej.

Podatnicy, którzy zdecydują się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej powinni pamiętać, że w myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, muszą oni zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a także możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Piotr Kępisty, konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.