REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i zniszczenie faktur papierowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i zniszczenie faktur papierowych
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i zniszczenie faktur papierowych

REKLAMA

REKLAMA

Podatnicy podatku od towarów i usług zobowiązani są do przechowywania wystawionych przez siebie i otrzymanych od kontrahentów faktur. W niektórych branżach powyższe oznaczać może konieczność przechowywania dużej ilości dokumentów. Trudności organizacyjne związane z wypełnieniem ww. obowiązku przezwyciężyć można poprzez wdrożenie procedury przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o podatku od towarów i usług (zwaną dalej ustawą o VAT), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Ustawa o VAT dopuszcza więc posługiwanie się fakturami zarówno w formie tradycyjnej, tj. papierowej, jak i w formie elektronicznej. Istotne jest przy tym, aby faktura w każdej z tych form zawierała dane przewidziane w ustawie o VAT (tj. odpowiadała wymogom wskazanym przede wszystkim w rozdziale ustawy o VAT dotyczącym faktur) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie (np. odpowiadała wymogom przewidzianym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur).

REKLAMA

Autopromocja

Jednocześnie na podatników nałożony jest obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się, co do zasady, z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez cały ten okres podatnik zobowiązany jest więc do przechowywania faktur. Zarówno faktur wystawionych w celu udokumentowania sprzedaży jak i faktur zakupowych (z których wynika np. kwota podlegającego odliczeniu podatku naliczonego).

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Spółka Alfa zajmuje się handlem detalicznym w sklepach dyskontowych. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje bardzo dużej ilości transakcji (wystawia i otrzymuje bardzo dużo faktur). Wystawiane przez siebie faktury Spółka archiwizuje w formie elektronicznej. Natomiast faktury od kontrahentów otrzymuje zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Aby zminimalizować koszty przechowywania faktur oraz w celu usprawnienia obiegu dokumentów, Spółka planuje wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej. Po wprowadzeniu faktur do elektronicznej bazy danych Spółka planuje je niszczyć. Spółka ma wątpliwość czy w świetle ustawy o VAT takie działanie będzie poprawne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zasady przechowywania faktur przewidziane zostały w art. 112a ustawy o VAT. W świetle tego przepisu, podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W tym kontekście istotny wydaje się być art. 106m ust. 1 ustawy o VAT odnoszący się do sposobu wystawiania faktur (w świetle art. 112a ustawy o VAT, identyczne wymogi muszą być spełnione przy przechowywaniu faktur). Zgodnie z tym przepisem (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT), podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Wdrożone kontrole biznesowe mają więc uwiarygodnić dane wskazane w fakturze, umożliwić wykazanie związku pomiędzy fakturą a wykonaną usługą/dokonaną dostawą towarów. Przyjęte w przedsiębiorstwie procedury muszą pozwalać w szczególności na możliwość powiązania danej faktury z umową, zamówieniem, dowodami płatności, itp.

Jednocześnie z art. 112a ust. 1 w zw. z art. 106m ustawy o VAT, nie wynika żaden wymóg co do formy przechowywania faktur. Należy więc przyjąć, że przechowywanie faktur powinno odbywać się przy wykorzystaniu jednej z dwóch dopuszczalnych form wskazanych w ustawowej definicji faktury (tj. formy papierowej oraz formy elektronicznej). Jedyne o czym musi pamiętać podatnik to, że w każdym przypadku powinna zostać zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.


Skoro ustawa o VAT nie stawia żadnych wymogów co do formy w jakiej ma być przechowywana faktura to możliwe jest jej przechowywanie w formie elektronicznej, która jest wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Dopuszczalne wydaje się być przy tym również zniszczenie faktury w formie papierowej (po jej zeskanowaniu do formatu elektronicznego). Powyższe potwierdzają również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 26.01.2016 r., znak: IPPP2/4512-1101/15-2/MAO, w której stwierdził, że "przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej archiwizacji faktur, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu" - jest zgodne z przepisami ustawy o VAT. Ponadto Organ podatkowy potwierdził, że przy zachowaniu ww. warunków możliwe jest stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji przy jednoczesnym niszczeniu dokumentów otrzymanych w wersji papierowej.

Podatnicy, którzy zdecydują się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej powinni pamiętać, że w myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, muszą oni zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a także możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Piotr Kępisty, konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak skutecznie odwołać się od wyników kontroli projektu unijnego? 5 zasadniczych kroków

Realizacja projektu unijnego to duże wyzwanie – wymaga nie tylko zaangażowania i dobrej organizacji, ale także skrupulatnego przestrzegania przepisów i wytycznych. Kontrole projektów są standardową praktyką, której celem jest sprawdzenie, czy środki publiczne są wykorzystywane zgodnie z przepisami i pierwotnymi założeniami projektu. Co jednak zrobić, gdy wynik kontroli jest niekorzystny? Jakie kroki podjąć, by skutecznie się odwołać?

Transport do Serbii – strategiczny rynek w regionie Bałkanów

Transport towarów do Serbii wymaga szczególnego przygotowania logistycznego i znajomości lokalnych uwarunkowań. Państwo to nadal pozostaje poza Unią Europejską i strefą Schengen, dlatego konieczne jest sprostanie wielu wymogom z zakresu obsługi celnej i dokumentacji transportowej. Jak skutecznie wejść na ten perspektywiczny rynek?

Nowe regulacje dla rynku kryptoaktywów w UE: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć kar do 5 mln złotych?

Firmy działające na rynku kryptoaktywów w Polsce mają czas do 30 czerwca 2025 r., aby uzyskać licencję CASP, która zastępuje dotychczasowy rejestr VASP. Działalność bez odpowiedniej licencji może skutkować karą finansową do 5 mln zł i nawet 5 lat pozbawienia wolności. Dowiedz się, jakie wymagania muszą spełnić podmioty, by uniknąć druzgoczących konsekwencji prawnych, i jak przygotować się do nadchodzących zmian w regulacjach MiCA.

Podatek cyfrowy od big tech-ów w Polsce. Przyszły ambasador USA: Odwołajcie podatek, aby uniknąć konsekwencji!

Ministerstwo Cyfryzacji w najbliższych miesiącach zaprezentuje model podatku cyfrowego od przychodów lub zysków big techów w Polsce - poinformował 10 marca 2025 r. PAP Biznes wicepremier, szef resortu cyfryzacji Krzysztof Gawkowski. Środki, które zasiliłyby budżet z tytułu nowego podatku miałyby wesprzeć rozwój firm i startupów z sektora cyfrowo-technologicznego i media. Wprowadzenie podatku cyfrowego zaszkodzi Polsce i relacji z USA, a prezydent Trump dokona odwetu - napisał tego samego dnia Tom Rose - nominowany przez Donalda Trumpa na stanowisko ambasadora USA w Polsce. Ministerstwo Cyfryzacji (MC) nie zamierza wycofywać się z prac przygotowujących podatek cyfrowy - zapewnił 11 marca 2025 r. wicepremier, szef resortu Krzysztof Gawkowski. Ale Ministerstwo Finansów poinformowało, że nie prowadzi prac nad podatkiem cyfrowym i podkreśliło, że wyłącznie minister finansów odpowiada za polską politykę podatkową.

REKLAMA

Czy sprzedaż towarów używanych kupionych przed 2004 r. można rozliczyć przy zastosowaniu procedury VAT marża?

Pytanie zadane w tytule niniejszego tekstu nie dotyczy bynajmniej problemu marginalnego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Podatnicy wciąż sprzedają elementy majątkowe, zwłaszcza środki trwałe, które mają swoją historię sięgającą czasów „przedunijnych”. Są to towary, które nabył bezpośrednio sam sprzedawca lub dokonał tego ich poprzednik prawny, bo sprzedawca powstał w wyniku przekształcenia podmiotu istniejącego w 2004 r. a przekształcenie rodzi sukcesję prawnopodatkową.

Czy wydatki na kary umowne mogą podlegać opodatkowaniu estońskim CIT?

To pytanie zadała jedna ze spółek z o.o., która w wyniku nieprzewidzianych opóźnień w realizacji kontraktów została zobowiązana do ich zapłaty. Wątpliwości dotyczyły tego, czy takie wydatki powinny być uznane za niezwiązane z działalnością gospodarczą i podlegać opodatkowaniu na podstawie art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT.

Doradcy podatkowi w togach, jak adwokaci i radcowie prawni? Rewolucja w sądach

Doradcy podatkowi pójdą do sądu w togach. To nie fikcja – rządowy projekt nowelizacji ustawy przewiduje obowiązek noszenia stroju urzędowego podczas rozpraw sądowych. Nowe przepisy mają podkreślić prestiż zawodu, zwiększyć zaufanie do doradców oraz wzmocnić ich pozycję jako profesjonalnych pełnomocników.

Nowe przepisy w handlu detalicznym w 2025 r. System kaucyjny, recykling, przejrzystość cen. Jak przygotować sklepy do zmian?

Prawa konsumenta, oczekiwania pracowników czy troska o środowisko naturalne – to główne kwestie, które wpłyną w niedalekim czasie na kolejne zmiany prawne w obszarze handlu detalicznego. W ostatnim kwartale 2025 roku w Polsce zacznie obowiązywać system kaucyjny. Według wyliczeń Deloitte (Raport z 2024 r.: „System kaucyjny - koszty, perspektywy, szanse”, s. 55) koszty inwestycyjne związane ze startem tego systemu w naszym kraju mogą wynieść nawet 14,2 mld złotych. Przedsiębiorcy już teraz powinni się przygotowywać do tego, by w niedalekiej przyszłości móc sprostać wymogom określonym w nowych regulacjach unijnych dotyczących recyklingu opakowań. O tym, jak odnaleźć się w regulacyjnym chaosie i jak przygotować firmę od strony technologicznej na nadchodzące zmiany, opowiadają eksperci INEOGroup – jednego z polskich liderów w zakresie dostarczania zaawansowanych systemów dla branży retail.

REKLAMA

Praktyka płacenia pracownikom „pod stołem”, to ciągły problem w firmach transportowych. Jakie są tego skutki dla przewoźników i całej branży?

Nielegalne praktyki wynagradzania nadal stanowią poważne trudności dla polskiego sektora transportowego. Jak wynika z najnowszego raportu TLP („Raport drogowy w Polsce 2024/2025” - styczeń 2025 r.), aż 75 proc. firm działających na rynku spotyka się z wypłatami wynagrodzenia poza oficjalnym obiegiem. Zjawisko to znalazło się także na drugim miejscu w zestawieniu największych wyzwań, które stoją przed przewoźnikami. Choć może wydawać się to jedynie kwestią rozliczeń, skutki sięgają znacznie dalej - od nierównej konkurencji, przez destabilizację rynku pracy, aż po konsekwencje podatkowe i wizerunkowe dla całej branży. Czy transport ma szansę uwolnić się od szarej strefy?

Ulga na dziecko nie dla każdego rodzica. Jakie limity i warunki trzeba spełnić?

Ulga prorodzinna (zwana też ulgą na dziecko) w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) to jedna z najpopularniejszych ulg wśród podatników. Jest to preferencja podatkowa, która pozwala rodzicom podreperować domowe budżety poprzez odliczenie od podatku kwot wskazanych w ustawie. Nie każdy jednak spełnia warunki, które pozwalają na skorzystanie z ulgi.

REKLAMA