REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i zniszczenie faktur papierowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i zniszczenie faktur papierowych
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i zniszczenie faktur papierowych

REKLAMA

REKLAMA

Podatnicy podatku od towarów i usług zobowiązani są do przechowywania wystawionych przez siebie i otrzymanych od kontrahentów faktur. W niektórych branżach powyższe oznaczać może konieczność przechowywania dużej ilości dokumentów. Trudności organizacyjne związane z wypełnieniem ww. obowiązku przezwyciężyć można poprzez wdrożenie procedury przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o podatku od towarów i usług (zwaną dalej ustawą o VAT), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Ustawa o VAT dopuszcza więc posługiwanie się fakturami zarówno w formie tradycyjnej, tj. papierowej, jak i w formie elektronicznej. Istotne jest przy tym, aby faktura w każdej z tych form zawierała dane przewidziane w ustawie o VAT (tj. odpowiadała wymogom wskazanym przede wszystkim w rozdziale ustawy o VAT dotyczącym faktur) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie (np. odpowiadała wymogom przewidzianym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur).

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Jednocześnie na podatników nałożony jest obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się, co do zasady, z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez cały ten okres podatnik zobowiązany jest więc do przechowywania faktur. Zarówno faktur wystawionych w celu udokumentowania sprzedaży jak i faktur zakupowych (z których wynika np. kwota podlegającego odliczeniu podatku naliczonego).

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Spółka Alfa zajmuje się handlem detalicznym w sklepach dyskontowych. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje bardzo dużej ilości transakcji (wystawia i otrzymuje bardzo dużo faktur). Wystawiane przez siebie faktury Spółka archiwizuje w formie elektronicznej. Natomiast faktury od kontrahentów otrzymuje zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Aby zminimalizować koszty przechowywania faktur oraz w celu usprawnienia obiegu dokumentów, Spółka planuje wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej. Po wprowadzeniu faktur do elektronicznej bazy danych Spółka planuje je niszczyć. Spółka ma wątpliwość czy w świetle ustawy o VAT takie działanie będzie poprawne.

REKLAMA

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zasady przechowywania faktur przewidziane zostały w art. 112a ustawy o VAT. W świetle tego przepisu, podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W tym kontekście istotny wydaje się być art. 106m ust. 1 ustawy o VAT odnoszący się do sposobu wystawiania faktur (w świetle art. 112a ustawy o VAT, identyczne wymogi muszą być spełnione przy przechowywaniu faktur). Zgodnie z tym przepisem (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT), podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Wdrożone kontrole biznesowe mają więc uwiarygodnić dane wskazane w fakturze, umożliwić wykazanie związku pomiędzy fakturą a wykonaną usługą/dokonaną dostawą towarów. Przyjęte w przedsiębiorstwie procedury muszą pozwalać w szczególności na możliwość powiązania danej faktury z umową, zamówieniem, dowodami płatności, itp.

Jednocześnie z art. 112a ust. 1 w zw. z art. 106m ustawy o VAT, nie wynika żaden wymóg co do formy przechowywania faktur. Należy więc przyjąć, że przechowywanie faktur powinno odbywać się przy wykorzystaniu jednej z dwóch dopuszczalnych form wskazanych w ustawowej definicji faktury (tj. formy papierowej oraz formy elektronicznej). Jedyne o czym musi pamiętać podatnik to, że w każdym przypadku powinna zostać zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.


Skoro ustawa o VAT nie stawia żadnych wymogów co do formy w jakiej ma być przechowywana faktura to możliwe jest jej przechowywanie w formie elektronicznej, która jest wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Dopuszczalne wydaje się być przy tym również zniszczenie faktury w formie papierowej (po jej zeskanowaniu do formatu elektronicznego). Powyższe potwierdzają również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 26.01.2016 r., znak: IPPP2/4512-1101/15-2/MAO, w której stwierdził, że "przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej archiwizacji faktur, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu" - jest zgodne z przepisami ustawy o VAT. Ponadto Organ podatkowy potwierdził, że przy zachowaniu ww. warunków możliwe jest stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji przy jednoczesnym niszczeniu dokumentów otrzymanych w wersji papierowej.

Podatnicy, którzy zdecydują się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej powinni pamiętać, że w myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, muszą oni zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a także możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Piotr Kępisty, konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA