Zwrot wadliwego towaru (reklamacja) - kiedy rozliczyć korektę WNT

Podatnik dostał credit note od dostawcy z Niemiec (WNT) za zwrot 5000 szt. wadliwego towaru. Podatnik co prawda otrzymał od dostawcy w styczniu 10 000 szt. materiału do produkcji, ale okazało się, że 5000 szt. jest wadliwych, w związku z czym zgłosił reklamację towaru. Na tej podstawie dostawca wystawił 29 stycznia 2024 r. credit note. Podatnik zwrócił wadliwy towar 2 lutego 2024 r. Kiedy podatnik powinien rozliczyć credit note – w styczniu 2024 r. czy w dacie zwrotu, tzn. w lutym 2024 r.? Przyczyną korekty jest reklamacja złożona w styczniu 2024 r., jednak zwrot towaru nastąpił w lutym 2024 r.

W celu ustalenia okresu rozliczeniowego, w którym należy wykazać korektę WNT, trzeba sięgnąć do art. 30a ust. 1a ustawy o VAT regulującego tę kwestię. Zgodnie z tym przepisem w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania WNT korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna obniżenia podstawy opodatkowania.

Zatem termin rozliczenia korekty zmniejszającej podstawę opodatkowania WNT będzie uzależniony od okoliczności, które spowodowały korektę. Możemy wyróżnić dwie sytuacje, gdy korekta spowodowana jest:

1) przyczyną pierwotną, tj. taką, która występowała na etapie zawarcia danej transakcji (np. błędnie określona cena, ilość). W takiej sytuacji korekta powinna zostać rozliczona za okres, w którym wykazana została pierwotna transakcja (korekta wsteczna);

2) przyczyną następczą,tj. taką, która wystąpiła po dokonaniu transakcji. W takiej sytuacji korekta powinna być dokonana „na bieżąco”, czyli w rozliczeniu za okres, w którym zaistniała przyczyna obniżenia podstawy opodatkowania WNT. 

Dlatego w analizowanej sprawie należy ustalić, którą z przyczyn korekty WNT będzie reklamacja wadliwego towaru. 

W ocenie autora istnieją argumenty za stwierdzeniem, że reklamacja wadliwego towaru stanowi nową okoliczność, która nie była znana w momencie realizacji transakcji WNT. Reklamacja została bowiem zgłoszona po dostarczeniu towaru. Na etapie realizowania dostawy sprzedawca generalnie nie zakładał, że towar ma wady jakościowe i będzie reklamowany. W konsekwencji zwrot towaru będzie dokonywany w oparciu o nowe okoliczności (złożone reklamacje).

W związku z tym korekta zmniejszająca WNT (credit note) powinna zostać rozliczona na bieżąco, tj. w rozliczeniu za miesiąc, w którym zaistniała przyczyna obniżenia podstawy opodatkowania. Przyczyną korekty – jak wynika z pytania – będzie natomiast reklamacja złożona w styczniu 2024 r. i udokumentowana fakturą korygującą (credit note) wystawioną w tym samym miesiącu. Dokonanie zwrotu będzie natomiast jedynie konsekwencją reklamacji jakościowej. Podatnik powinien więc rozliczyć korektę WNT w JPK_V7M składanym za styczeń 2024 r. 

Adrian Błaszkiewicz, ekspert z zakresu VAT