Jak ujmować koszty w rachunkowości

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe musi określić, w jaki sposób będzie ewidencjonowała w księgach rachunkowych koszty działalności operacyjnej. Wybór należy udokumentować i zawrzeć w polityce rachunkowości. Do ewidencji tego rodzaju kosztów przeznaczone są dwie grupy kont 4 i 5. Firmy mogą więc wybrać dowolny wariant ewidencji kosztów działalności operacyjnej:

- w układzie rodzajowym korzystając wyłącznie z kont zespołu 4 „Koszty według rodzajów”,

- w układzie funkcjonalnym jedynie na kontach zespołu 5 „Koszty według typów działalności”,

- równocześnie na kontach zespołu 4 i 5.

Warto pamiętać, że decyzja, jaką podejmą firmy w tym zakresie, będzie miała wpływ na rodzaj tworzonego wariantu rachunku zysków i strat. Ustawa o rachunkowości wyróżnia dwa warianty: porównawczy lub kalkulacyjny, które odmiennie prezentują koszty i przychody. Wariant kalkulacyjny pokazuje wyłącznie koszty bieżącej działalności obejmujące: koszty wytworzonej sprzedanej produkcji, a także koszty zarządu i koszty sprzedaży. Wariant porównawczy pokazuje koszty i przychody według ich rodzajów (np. amortyzacja, wynagrodzenia, zużycie materiałów i energii).

Jednostki mogą dowolnie wybierać stosowany wariant tworzonego rachunku zysków i strat. W praktyce jednak mają go tylko te jednostki, które równocześnie prowadzą ewidencję na kontach zespołu 4 i 5. Jeżeli natomiast korzystają z kont wyłącznie w układzie funkcjonalnym (konta zespołu 5), będą tworzyły rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym. Jednostkom, które ewidencjonują koszty w układzie rodzajowym, pozostaje wariant porównawczy rachunku zysków i strat.

Ograniczenie ewidencji kosztów operacyjnych w układzie rodzajowym powoduje, że brak jest informacji dotyczących przyporządkowania kosztów do produktów. Nie wiadomo również, w jakich komórkach organizacyjnych koszty poniesiono. Z tego względu wariant ten najbardziej właściwy jest dla podmiotów, które prowadzą jednorodną działalność wyłącznie handlową lub usługową, ewentualnie produkcyjną o niewielkich rozmiarach.

Główne konta zespołu 4 to: 400 „Amortyzacja”, 410 „Zużycie materiałów i energii”, 420 „Usługi obce”, 430 „Wynagrodzenia”, 440 „Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia”, 450 „Podatki i opłaty”, 460 „Pozostałe koszty rodzajowe”.

Ujmowanie kosztów wyłącznie w układzie funkcjonalnym daje natomiast informacje o poszczególnych rodzajach działalności. Ewidencja w ramach zespołu 5 pomaga ustalić, na co koszty zostały poniesione i w jakim miejscu. Dlatego tego rodzaju ewidencję powinny prowadzić m.in. jednostki prowadzące działalność wielobranżową.

W zależności od firmy w tym zespole wyodrębnione będą różne konta: 500 „Koszty działalności podstawowej”, 530 „Koszty działalności pomocniczej”, 550 „Koszty zarządu”.

Najszersze informacje o kosztach będą miały jednostki, które prowadzą ewidencję jednocześnie w układnie rodzajowym i funkcjonalnym.