Ewidencja księgowa materiałów

Przez materiały podstawowe należy rozumieć surowce i półfabrykaty, które w procesie produkcji stanowią elementarną część wytworzonego produktu (np. podzespoły w urządzeniach).

Materiały pomocnicze z kolei nadają wytwarzanym wyrobom w trakcie produkcji określone właściwości, np. lakiery i farby, którymi pokrywa się blachy. Materiały pomocnicze służą także samej produkcji (wspomagając jej proces), a niektóre są wykorzystywane w celach biurowych, administracyjnych itp. W ewidencji bilansowej jako zapasy materiałów ujmowane są również opakowania (np. składniki służące zabezpieczeniu, ochronie artykułów przed zniszczeniem).

Materiały własne podlegają podziałowi na materiały w drodze i materiały w magazynie. Za materiały w magazynie uważa się składniki zapasów znajdujące się we własnych magazynach przedsiębiorstwa oraz te, które znajdują się chwilowo w magazynach obcych. Materiały w drodze to takie, które zostały zafakturowane przez dostawcę, lecz z różnych powodów (np. brak dokumentu potwierdzającego ich przyjęcie) nie zostały przez jednostkę ujęte na stan magazynowy. Typowe księgowania dla konta „materiały w drodze” prezentuje tabela 1.

Ponadto materiały podstawowe można podzielić, ze względu na kryterium własności, na własne i obce. Materiały własne stanowią własność przedsiębiorstwa, natomiast materiały obce – pomimo tego, że zostały jednostce powierzone np. do przerobu, nie stanowią jej własności (w księgach podmiotu ujmowane są pozabilansowo). Do materiałów własnych zaliczymy również składniki przechowywane tymczasowo w obcych magazynach, a będące naszą własnością.

Na obrót materiałowy składają się zakupy, przechowywanie, zużycie oraz sprzedaż materiałów. Aby obrót materiałowy uznać za prawidłowy, należy zapewnić między innymi:

• właściwe ujęcie i kontrolę przychodów, rozchodów oraz stanu zapasu materiałów,

• stosowanie przyjętej przez jednostkę wyceny materiałów,

• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie,

• weryfikację prezentowanego w bilansie stanu materiałów poprzez inwentaryzację,

• odpowiednie zabezpieczenie (magazynowanie) przechowywanych składników majątkowych (ochrona przed kradzieżą, zniszczeniem).

Sposób prowadzenia gospodarki materiałowej powinien być uregulowany we właściwych instrukcjach lub zarządzeniach zatwierdzonych przez kierownika jednostki (zgodnie z dokumentacją wymaganą art. 10 ust. 1 ustawy). Zasady te obejmują między innymi procedury przyjmowania materiałów na magazyn oraz ich wydawania, dzięki którym podmiot zachowuje stałą kontrolę pod względem ilościowym i jakościowym zapasów. Za właściwe prowadzenie gospodarki materiałowej w przedsiębiorstwie zazwyczaj odpowiedzialny jest kierownik magazynu. Do jego zadań należy prowadzenie wszelkich czynności związanych z magazynem, obrotem magazynowym i związanymi z tym rozliczeniami jednostki w tym zakresie. Wskazane jest, aby kierownik magazynu oraz osoby odpowiedzialne za gospodarkę materiałową podpisały odpowiedzialność materialną za powierzone mienie.