Czy wierzytelność nieściągalna może być kosztem

Podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wierzytelność nieściągalną w związku ze śmiercią kontrahenta i odrzuceniem spadku przez jego spadkobierców w dacie dokonania odpisu aktualizującego wartość tej wierzytelności.

Wierzytelności nieściągalne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli:

• ich nieściągalność została udokumentowana w sposób przewidziany w art. 23 ust. 2 updof (art. 23 ust. 1 pkt 20 updof) albo

• podatnik dokonał odpisu aktualizującego od należności, których nieściągalność została uprawdopodobniona (art. 23 ust. 1 pkt 21 updof).

W obu przypadkach podstawowym warunkiem zaliczenia do kosztów jest wcześniejsze rozliczenie należności nieściągalnej jako przychodu należnego. U czynnych podatników VAT oznacza to, że do kosztów można zaliczyć wartość netto wierzytelności nieściągalnej.

W pierwszym przypadku wierzytelność uznaje się za koszt, jeżeli jej nieściągalność została udokumentowana m.in.:

1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

2) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Żaden inny dokument niż wymieniony nie może skutecznie udokumentować faktu nieściągalności wierzytelności, umożliwiającego zaliczenie jej do kosztów na podstawie powyższych przepisów.

Natomiast nieściągalność wierzytelności w przypadku odpisów aktualizujących uznaje się za uprawdopodobnioną w szczególności, gdy m.in. dłużnik został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku. W przypadku odpisów aktualizujących wyliczenie dokumentów potwierdzających nieściągalność ma charakter otwarty. Oznacza to, że podatnik może przedstawić inne dowody na okoliczność uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności. Przy czym nie może być to sama wiedza podatnika na temat sytuacji finansowej dłużnika, tylko takie dowody, które pozwalają na wyciągnięcie wniosku, że istnieje duże prawdopodobieństwo nieściągalności wierzytelności.

W przypadku podatnika może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wierzytelność nieściągalną w związku ze śmiercią kontrahenta i odrzuceniem spadku przez jego spadkobierców w dacie dokonania odpisu aktualizującego wartość tej wierzytelności. Na tę okoliczność podatnik powinien przedstawić dokumenty potwierdzające fakt śmierci kontrahenta oraz odrzucenie spadku przez spadkobierców. Mogą to być kopie stosownych dokumentów. Akt zgonu kontrahenta potwierdza, że został on również wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej. Odrzucenie spadku oznacza zaś, że prawdopodobieństwo ściągnięcia należności jest znikome, ponieważ:

• stan majątku spadkodawcy był na tyle zły, że spadkobiercy zadecydowali o jego odrzuceniu,

• brak jest następców prawnych, z których majątku można byłoby dochodzić zaległej należności.

Odpisy aktualizujące mogą być zaliczane w koszty zarówno w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak i podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 21

Grzegorz Ziółkowski - doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji