W jaki sposób należy rozliczać i ewidencjonować różnice inwentaryzacyjne

W trakcie czynności inwentaryzacyjnych ustala się różnice między stanem rzeczywistym składników majątku a ich stanem wykazanym w księgach rachunkowych. Ponieważ sposób rozliczania ujawnionych w toku inwentaryzacji niedoborów i nadwyżek zależy od ich przyczyn, trzeba je najpierw wyjaśnić, a dopiero potem można przystąpić do ich rozliczania. Różnice inwentaryzacyjne rozlicza się w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego dotyczy inwentaryzacja.

Jednostki przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Stwierdzone w wyniku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym składników majątku a ich stanem wynikającym z zapisów księgowych mogą stanowić niedobory lub nadwyżki. Niedobory występują wówczas, gdy rzeczywisty stan ilościowy i wartościowy jest niższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej. W przypadku zaistnienia odwrotnej sytuacji powstałe różnice są nadwyżką. Do rozliczenia różnic stwierdzonych w toku inwentaryzacji służy konto „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”.

Przyczyny powstawania niedoborów mogą być różne:

• niedobory powstałe w wyniku błędów ewidencyjnych lub omyłkowego wydania z magazynu, możliwe do skompensowania z nadwyżkami,

• niedobory naturalne, wynikające z właściwości np. fizykochemicznych materiałów i towarów, mieszczące się w granicach norm,

• niedobory przekraczające ustalone normy ubytków, niewynikające z winy osób odpowiedzialnych (niedobory niezawinione),

• niedobory powstałe na skutek zdarzeń losowych,

• niedobory powstałe z winy osób odpowiedzialnych (niedobory zawinione).

Głównymi przyczynami nadwyżek inwentaryzacyjnych najczęściej jest niewłaściwa ewidencja lub błędne wydania z magazynu.

Na podstawie protokołu inwentaryzacyjnego niedobory zostaną ujęte na stronie Wn konta „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”, przy jednoczesnym zmniejszeniu stanu korespondującego konta bilansowego. Nadwyżki ujmuje się na stronie Ma tego samego konta, zwiększając stan odpowiednich aktywów. Po ustaleniu przyczyn ich powstania następuje przeksięgowanie i obciążenie konta wynikowego – kosztowego (koszty operacyjne, pozostałe koszty operacyjne lub straty nadzwyczajne) lub bilansowego. Niezawinione niedobory można skompensować z nadwyżką stwierdzoną w toku tej samej inwentaryzacji i dotyczącą tej samej grupy aktywów.

Przykład