Kiedy należy wystawiać faktury wewnętrzne

Przekazanie prezentów pracownikom jest zwolnione z obowiązku wystawienia faktury VAT, jeśli wartość pojedynczego prezentu jest niższa niż 50 zł, a suma wszystkich przekazanych prezentów nie przekracza 0,125% wartości sprzedaży opodatkowanej podatnika w poprzednim roku podatkowym. Jeśli warunki te nie są spełnione, firma będzie musiała wystawić wewnętrzną fakturę VAT. Faktura ta powinna być wystawiona tak jak faktura VAT, ale może zawierać pewne uproszczenia. Należą do nich: brak obowiązku podania danych nabywcy oraz kwoty należnej, jeśli odbiorcą faktury jest podatnik lub jego pracownicy.

Obowiązek wystawiania faktury wewnętrznej definiuje ustawa o VAT. Zgodnie z art. 107 ust. 7 fakturę wewnętrzną wystawia się dla udokumentowania czynności, o których wspomina się w ustawie. Do czynności tych należy przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzoną przez niego firmą. Takie przekazanie towarów należy traktować jak normalną dostawę zdefiniowaną w ustawie o VAT (art. 5).

Możliwy zakres tych czynności to przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, a także inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia oraz darowizny.

Obowiązek ten nie dotyczy przekazywanych prezentów o małej wartości oraz próbek, jeżeli ich przekazanie jest związane z prowadzonym przedsiębiorstwem. Ustawa precyzuje również, co należy rozumieć przez pojęcie „prezenty o małej wartości”. Są to wręczane przez podatnika jednej osobie towary o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym 50 zł. Wartość wszystkich prezentów w roku podatkowym nie może być wyższa niż 0,125% wartości sprzedaży opodatkowanej podatnika w poprzednim roku podatkowym.

Wewnętrzne faktury VAT wystawia się także, aby udokumentować nieodpłatne świadczenie usług, które nie dotyczą bezpośrednio prowadzonej działalności (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT).