Czy w trakcie roku pracownikowi można podwyższyć koszty uzyskania przychodów

Mogą Państwo podwyższyć pracownikowi koszty uzyskania przychodów w trakcie roku. Jeśli Państwo tego nie zrobicie, pracownik będzie mógł je sam zastosować w rozliczeniu rocznym. Oba rozwiązania są możliwe po spełnieniu warunków, które przedstawiamy w uzasadnieniu.

Podwyższone koszty uzyskania przychodów u pracownika może zastosować pracodawca przy obliczaniu zaliczki, jak też sam pracownik w zeznaniu rocznym.

Prawo do uwzględnienia podwyższonych kosztów u pracownika przy obliczaniu zaliczki na podatek przez płatnika zależy od spełnienia kilku warunków.

Należy pamiętać, że przepis odnosi się do miejsca zamieszkania, a nie zameldowania. Tymczasem na podstawie art. 25 Kodeksu cywilnego:

Do zastosowania podwyższonych kosztów wystarczy, aby przynajmniej jedno z miejsc – stałego lub czasowego zamieszkania – znajdowało się poza miejscowością, w której mieści się zakład pracy. Koszty te mają stanowić rekompensatę za ponoszone przez pracownika wydatki na dojazdy. Świadczy o tym fakt, że ustawodawca w określonych przypadkach pozwala na uwzględnienie faktycznie poniesionych kosztów dojazdów do pracy.

Często zdarza się tak, że podatnik w miejscu wykonywania pracy wynajmuje mieszkanie, ale jego stałe miejsce zamieszkania znajduje się w innym mieście. To, że nie dojeżdża on codziennie do pracy i miejsce jego czasowego pobytu znajduje się w tej samej miejscowości co zakład pracy, nie wyłącza automatycznie prawa do korzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Pracownik ma do nich prawo, jeżeli jego miejsce zamieszkania, z którym wiąże stały pobyt (np. dom rodzinny), znajduje się poza miejscowością, w której jest zakład pracy. W takim przypadku podatnik przecież także ponosi koszty dojazdów, tylko odbywają się one nie codziennie, a np. co tydzień. Warto jednak zwrócić się w tej sprawie z zapytaniem do urzędu skarbowego, ponieważ nie wszystkie urzędy mogą podzielać taką interpretację. Jeżeli pracownik złoży wymienione oświadczenie, zakład pracy powinien w takiej sytuacji stosować podwyższone koszty uzyskania przychodów.

W oświadczeniu należy wskazać, że miejsce zamieszkania pracownika znajduje się poza miejscowością, w której jest zakład pracy. W tej samej formie należy powiadamiać zakład pracy o zmianie stanu faktycznego wpływającego na prawo do określonego limitu kosztów.

Może zdarzyć się tak, że pracownik wprawdzie mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, ale nie złożył płatnikowi oświadczenia. Tak długo jak tego nie zrobi, płatnik nie ma uprawnień do zastosowania innych kosztów niż podstawowe. Co więcej, złożone później oświadczenie nie działa wstecz. Jest skuteczne od czasu, gdy zostało dostarczone płatnikowi. Nie oznacza to jednak, że pracownik stracił w ogóle możliwość zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Będzie je mógł uwzględnić w zeznaniu rocznym.

W trakcie roku podatkowego jeżeli płatnik nie potrącał kosztów we właściwej kwocie, niezależnie od przyczyny tego zachowania, nie należy ich korygować. Pracownik będzie miał bowiem możliwość uwzględnienia kosztów we właściwej wysokości, sporządzając zeznanie roczne. Jednak w przypadku gdy płatnik w trakcie roku podatkowego zorientuje się, że potrąca koszty w zaniżonej kwocie, powinien je zmienić. Obliczając zaliczkę na podatek za kolejne miesiące, należy potrącać koszty we właściwej wysokości.

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy z wieloletnią praktyką, właścicielka kancelarii podatkowej