Jak ewidencjonować usługi medyczne na rzecz pracowników

Wydatki na świadczenia z zakresu opieki zdrowotnej dla pracowników, sfinansowane przez pracodawcę, należy zakwalifikować i zaksięgować jako świadczenia na rzecz pracowników. Mogą one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie w ograniczonym zakresie. Kosztem mogą być wydatki tylko na te świadczenia, do których ponoszenia zobowiązują pracodawcę przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw. Wartość takich świadczeń nie jest przychodem pracownika. Przychodem pracownika będą jednak nieobowiązkowe usługi medyczne opłacone przez pracodawcę, jeżeli ich kwotę można przypisać konkretnemu pracownikowi.

Wśród usług medycznych finansowanych przez pracodawcę znajdują się świadczenia obowiązkowe, które wynikają z Kodeksu pracy oraz nieobowiązkowe, wynikające przede wszystkim z dobrej woli pracodawcy.

• badania wstępne, którym podlegają osoby przyjmowane do pracy

• badania okresowe pracowników, przeprowadzane zgodnie z odrębnymi przepisami

• badania kontrolne, które należy przeprowadzić w przypadku niezdolności do pracy pracownika trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą

• inne koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej, niezbędnej ze względu na warunki pracy

Pracodawca może również zapewnić pracownikom finansowanie tak zwanej dodatkowej opieki medycznej. Mogą to być na przykład wizyty lekarskie, specjalistyczne badania, szczepienia ochronne.

Wszelkie świadczenia, które jednostka oferuje swoim pracownikom w zamian za wykonaną przez nich pracę, są tzw. świadczeniami pracowniczymi. Ponieważ ustawa o rachunkowości nie zawiera regulacji dotyczących ujmowania, wyceny i prezentacji świadczeń pracowniczych, zgodnie z ustaleniami art. 10 ust. 3 ustawy należy się kierować przepisami MSR nr 19 „Świadczenia pracownicze”. Świadczenia pracownicze są w standardzie podzielone na następujące kategorie:

• krótkoterminowe świadczenia pracownicze,

• świadczenia po okresie zatrudnienia,

• świadczenia z tytułu rozwiązania stosunku pracy,

• kapitałowe świadczenia pracownicze.

Do krótkoterminowych świadczeń pracowniczych należą świadczenia, które są w całości należne w ciągu dwunastu miesięcy od zakończenia okresu, w którym pracownicy wykonywali związaną z nimi pracę.

Ustawa o rachunkowości przewiduje utworzenie rezerwy na zobowiązania w ich prawdopodobniej wysokości. W przypadku badań obowiązkowych – na podstawie polityki kadrowej – łatwo jest ustalić wysokość prawdopodobnych przyszłych zobowiązań z tytułu usług medycznych. Dlatego też zaleca się tworzenie rezerw na przewidywaną wartość tych świadczeń.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie uznaje za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z finansowaniem świadczeń zdrowotnych przez pracodawcę na rzecz pracowników. Wyjątkiem od tej zasady są koszty świadczeń zdrowotnych, do których ponoszenia zobowiązują pracodawcę przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw.

Z punktu widzenia pracowników dobrowolne świadczenia medyczne stanowią przychody podatkowe. Z definicji przychodów określonych w ustawie wynika, że przychodami są nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy, prawa, wykonania usługi. Do przychodów pracownika należy zaliczać w zasadzie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia związane ze statusem pracownika.

Wynika z tego, że pracodawca ma obowiązek doliczenia do przychodu pracownika wartości faktycznie otrzymanych przez niego świadczeń w postaci usług medycznych.

Istnieje jednak odstępstwo od tej zasady, przewidziane w odniesieniu do świadczeń, przy których przypisanie określonej wartości do poszczególnych pracowników nie jest możliwe. Sytuacja taka ma miejsce wtedy, gdy pracodawca pokrywa wydatki na te świadczenia w formie ryczałtu, bez względu na to, czy pracownik korzystał ze świadczeń medycznych, czy też nie. Nie może być przychodem pracownika takie świadczenie, które nie może być przypisane danej osobie.

Jeśli pracodawca będzie opłacał konkretne usługi za konkretnego pracownika, będzie obowiązany ustalić z tego tytułu przychód i opodatkować go.

Przykład