REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy kaucja będzie zaliczką

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Spółka z o.o. wynajmuje innym firmom pomieszczenia biurowe. Warunkiem zawarcia umowy najmu jest wpłata przez najemcę kaucji w wysokości jednomiesięcznego czynszu. Zgodnie z zapisami umowy, po sześciu miesiącach terminowego regulowania czynszu, wpłacona wcześniej kwota zaliczana jest na poczet płatności w siódmym miesiącu obowiązywania umowy.
Proszę o przedstawienie skutków podatkowych pobrania tej kaucji w podatku dochodowym i VAT oraz przedstawienie sposobu ujęcia jej w księgach rachunkowych.

RADA
Pomimo użytego w umowie określenia „kaucja” organy podatkowe mogą uznać, iż dokonana wpłata stanowi faktycznie zaliczkę na poczet umowy. W efekcie u wynajmującego powstanie obowiązek podatkowy w VAT. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE
Firmy wynajmujące własne, wolne powierzchnie biurowe zazwyczaj pobierają ustaloną kwotę pieniędzy, mającą służyć jako zabezpieczenie prawidłowego wykonania umowy przez najemcę. W umowie wpłata ta najczęściej określana jest jako „kaucja”. Faktyczny charakter tej wpłaty zależy jednak od szczegółowych zapisów umowy. Prawidłowe zakwalifikowanie dokonanej przez najemcę wpłaty ma istotne znaczenie z punktu widzenia obowiązków podatnika.
Jeżeli w myśl zapisów umowy pobrana kwota pieniędzy służy wyłącznie jako gwarancja właściwego wykonania umowy przez najemcę i po rozwiązaniu umowy podlega zwrotowi (ewentualnie, również po wygaśnięciu umowy, stanowi dla wynajmującego odszkodowanie z tytułu np. wcześniejszego rozwiązania umowy), to organy podatkowe nie będą miały podstaw do tego, by kwestionować ujęcie tej wpłaty jako kaucji. Środki te, chociaż zdeponowane na rachunku wynajmującego, aż do momentu rozwiązania umowy stanowią własność najemcy.
WAŻNE!
O kaucji można mówić, gdy w umowie najmu znajdzie się zapis, że pobrana kwota służy jako gwarancja i podlega zwrotowi (ewentualnie wypłacie odszkodowania).
Jeżeli jednak w umowie znajdą się zapisy mówiące o tym, że dokonana wpłata może (tak jak w przypadku pytającego) zostać rozliczona jeszcze w trakcie trwania umowy, to organy podatkowe uznają, iż wpłacona kwota, chociaż nazwana „kaucją”, w istocie stanowi formę zaliczki lub zadatku.
WAŻNE!
O zaliczce (zadatku) można mówić, gdy w umowie najmu znajdzie się zapis, że pobrana kwota może być rozliczona jeszcze w trakcie trwania umowy.

Kaucja i zaliczka w ustawie o podatku dochodowym
Zarówno zaliczka, jak i kaucja w momencie wpłaty nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
W przypadku kaucji wynika to z faktu, iż w momencie jej wpłaty nie stanowi ona definitywnego przysporzenia majątkowego u wynajmującego. Spełnia jedynie funkcję gwarancyjną i, co do zasady, podlega zwrotowi. Kaucja może stać się przychodem tylko w sytuacji, gdy przekształci się w świadczenie ostateczne, np. zostanie potraktowana jako odszkodowanie z tytułu wcześniejszego rozwiązania umowy przez najemcę.
Odnośnie do zaliczki zastosowanie znajduje art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Na podstawie tego przepisu do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Prawidłowym momentem rozpoznania obowiązku podatkowego z tytułu należności z umowy najmu (art. 12 ust. 3c updop) jest dzień, w którym należności wynikające z zawartej umowy stają się wymagalne.

Kaucja i zaliczka w ustawie o VAT
Prawidłowe zakwalifikowanie dokonanej wpłaty ma szczególnie istotne znaczenie dla prawidłowego ustalenia zobowiązania w VAT. O ile bowiem kaucja nie stanowi obrotu w myśl ustawy o VAT, a jej wpłata nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, o tyle potraktowanie tej wpłaty jako zaliczki spowoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT, i to już w momencie otrzymania tej wpłaty.
Izba Skarbowa w Rzeszowie Ośrodek Zamiejscowy w Krośnie w decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 14 listopada 2005 r. (sygn. IS.IX/3-443/213/05) w następujący sposób odniosła się do omawianego zagadnienia:
(…) Kaucja to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania umowy, nie jest obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 2 cyt. ustawy, nie rodzi obowiązku podatkowego, gdyż ma charakter zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy najmu i w całości podlega zwrotowi po wygaśnięciu umowy. W tym przypadku, gdy kaucja gwarancyjna zostanie zaliczona na poczet należności za najem, należy ją traktować jako formę zaliczki lub zadatku będącej obrotem, w rozumieniu cyt. wyżej art. 29 ust. 2. Dlatego na podstawie art. 19 ust. 11 cytowanej ustawy należałoby przyjąć, że w momencie pobrania kaucji powstał obowiązek podatkowy. W przedstawionym stanie, jak wynika jednak z § 16 przedłożonej przez Panią umowy, strony ustaliły, iż kaucja zostaje zaliczana na poczet czynszu najmu sześciu miesięcy, tj. od 1 listopada 2005 r. do 30 kwietnia 2006 r. Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej wpłaconą kwotę „kaucji” należy traktować jako formę zaliczki lub zadatku, dlatego też czynność ta będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Wówczas na podstawie art. 19 ust. 11 cyt. w związku z art. 19 ust. 13 pkt 4 i pkt 15 ustawy należałoby przyjąć, że z chwilą otrzymania kaucji powstał obowiązek podatkowy (...).
Fakturę z tytułu otrzymanej wpłaty należy wystawić w ciągu 7 dni, jednak obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki. Ma to szczególnie istotne znaczenie dla zaliczek otrzymywanych na przełomie miesiąca.

Kaucja i zaliczka – ujęcie w księgach rachunkowych
Wpłacone kaucje ewidencjonowane są na koncie pozostałych rozrachunków (konto 240 – w analityce „Rozrachunki z tytułu kaucji” – wg poszczególnych kontrahentów).
Na dzień bilansowy wartość wpłaconych kaucji ujmuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. i) „Inne zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek”.
Wpłacone zaliczki ewidencjonowane są na koncie rozrachunków z odbiorcami. Otrzymane od kontrahentów wpłaty, dotyczące przyszłych świadczeń (art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości), do czasu ich realizacji, ujmuje się na koncie 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

PRZYKŁAD
Spółka z o.o. A podpisała w maju dwie umowy najmu. W umowie z firmą X określono kaucję w wysokości jednomiesięcznego czynszu w wysokości 6100 zł. Wpłata ta ma być zaliczona na poczet należności za czwarty miesiąc obowiązywania umowy, dlatego potraktowana została jako zaliczka.
W pomieszczeniach dla firmy Y spółka z o.o. A dokonała istotnych inwestycji. Dlatego w podpisanej umowie zawarto zapis, iż spółka Y wpłaci kaucję w wysokości 20 000 zł, która podlegać będzie zwrotowi dopiero po rozwiązaniu umowy.
1. Wpływ środków pieniężnych na rachunek spółki:
a) od firmy X
Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 6 100 zł
Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” (w analityce – firma X) 6 100 zł
b) od firmy Y
Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 20 000 zł
Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Kaucje – firma Y”) 20 000 zł
2. Faktura potwierdzająca dokonaną wpłatę od firmy X:
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” (w analityce – firma X) 6 100 zł
Ma konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 6 100 zł
oraz
Zarachowanie VAT należnego (6100 zł x 22) / (100 + 22)
Wn konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 1 100 zł
Ma konto 222 „Rozrachunki z US z tytułu VAT należnego” 1 100 zł
3. Zarachowanie otrzymanej zaliczki do przychodów ze sprzedaży pod datą realizacji świadczenia:
– w sytuacji gdy wynajem pomieszczeń biurowych stanowi jedną ze statutowych działalności spółki
Wn konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 5 000 zł
Ma konto 701 „Przychody ze sprzedaży usług” 5 000 zł
– w sytuacji gdy najem stanowi dla spółki działalność uboczną
Wn konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 5 000 zł
Ma konto760 „Pozostałe przychody operacyjne” 5 000 zł
W sytuacji gdy kaucja od firmy Y po rozwiązaniu umowy podlegała zwrotowi, to należałoby tego dokonać zapisem:
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki'” (w analityce: „Kaucje – firma Y”) 20 000 zł
Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 20 000 zł
Jeżeli jednak wpłacona kaucja zostałaby potraktowana jako odszkodowanie (zgodnie z zapisami umowy np. za wcześniejsze jej rozwiązanie), to należałoby dokonać następującego księgowania:
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Kaucje – firma Y”) 20 000 zł
Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” 20 000 zł

• art. 19 ust. 11, art. 19 ust. 13 pkt 4 i pkt 15 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 179, poz. 1484
• art. 12 ust. 4 pkt 1, art. 12 ust. 3c ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723
• art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252

Izabela Grochola
główna księgowa w spółce z o.o.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

Zwierzęta w firmie a koszty uzyskania przychodu. Jak argumentować przed urzędem skarbowym? Interpretacje fiskusa: pies, akwarium i inne przypadki

Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodu? A akwarium – elementem budującym wizerunek? Coraz więcej przedsiębiorców zadaje sobie te pytania, zwłaszcza w czasach, gdy granica między przestrzenią zawodową a prywatną bywa płynna. Praktyka i interpretacje podatkowe pokazują, że... to zależy.

REKLAMA

Będzie likwidacja JPK VAT? Prof. Modzelewski: nieoficjalnie mówi się o redukcji obowiązków

Od samego początku (można sprawdzić) byłem krytykiem wprowadzenia powszechnych „jotpeków”, czyli zmuszania ogółu podatników do systematycznego wysyłania urzędom skarbowym ich ewidencji podatkowych. Po co zaśmiecać archiwa tych organów bilionami zbędnych informacji, do których nigdy nie sięgnie i nie można ich racjonalnie zinterpretować?

Księgowi nie spodziewają się w najbliższej przyszłości wielkich rewolucji w wynagrodzeniu i systemie swojej pracy

Co księgowi naprawdę myślą o kondycji swojej branży? Ukazał się pierwszy w Polsce barometr nastrojów księgowych. Jak oceniają oni miniony rok, czego oczekują po 2025. Odpowiedzi badanych księgowych pokazują prawdziwy obraz branży.

Zasada wielokrotności opodatkowania wyrobów akcyzowych w przypadku wtórnego obowiązku podatkowego a zmiana podatkowego przeznaczenia wyrobu akcyzowego

Istotnym problemem prawnym i praktycznym jest możliwość wielokrotnego opodatkowania tego samego wyrobu akcyzowego na etapie wtórnego obowiązku podatkowego (zwanego również obowiązkiem podatkowym drugiego stopnia.) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ulga na ekspansje a koszty marketingowe – jak szeroki jest katalog wydatków?

Niedawna interpretacja podatkowa (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.66.2025.2.ED) dla producenta opakowań z tworzyw sztucznych rozstrzyga tę kwestię, wskazując, które wydatki targowe i promocyjne podlegają odliczeniu, a które - mimo argumentacji podatnika - pozostają poza zakresem ulgi. Organ zastosował ścisłą wykładnię językową, potwierdzając kwalifikowalność jedynie części ponoszonych przez przedsiębiorców kosztów.

REKLAMA

KSeF 2026: Pożegnanie z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Co myślą księgowi o przyszłości swojej branży? Barometr nastrojów księgowych 2025 ujawnia kulisy rynku

Czy zawód księgowego przechodzi kryzys, czy może ewoluuje w stronę większego znaczenia strategicznego? Nowo opublikowany Barometr nastrojów księgowych 2025 to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które w kompleksowy sposób analizuje wyzwania, emocje i kierunki rozwoju zawodu księgowego.

REKLAMA