Jak rozliczyć w pkpir koszty pobytu przedstawiciela dostawcy

Nie wszystkie wydatki związane z wizytą mogą być kosztem w ramach reprezentacji i reklamy. Kosztem takim będą wydatki na wspólne spotkania, np. na kolacje. Należy je ująć w kolumnie 12 pkpir. W pewnych okolicznościach (wskazanych w uzasadnieniu) wydatki związane z podróżą przedstawiciela dostawcy mogą być kosztem na zasadach ogólnych. Należy je wtedy zaksięgować do kolumny 14 pkpir.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa wydatków, które można zaliczyć do kosztów reprezentacji i reklamy. W tym przypadku należy się przede wszystkim skupić na pojęciu reprezentacji. Według definicji „Słownika języka polskiego” reprezentacja to: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana z pozycją społeczną, stanowiskiem danej osoby. Za wydatki reprezentacyjne w znaczeniu podatkowym uważa się te, które wiążą się z okazałością, mającą na celu wywołanie dobrego wrażenia i zaprezentowanie korzystnego wizerunku firmy. Aby ocenić, czy wydatek spełnia te kryteria, należy oprzeć się na zasadach logiki i doświadczeniu życiowym. Oczywiście wydatek musi mieć również wpływ na uzyskanie przychodu. Niewątpliwie podtrzymywanie stosunków handlowych z dostawcą pozytywnie wpływa na stosunki z kontrahentami i prowadzenie działalności, nie może być jednak utożsamiane z reprezentacją ani reklamą.

Odmawiając zaliczenia wydatków na podróż przedstawiciela zagranicznego dostawcy do kosztów reprezentacji, należy się zastanowić, czy nie można zaliczyć tych wydatków do kosztów ogólnych związanych z prowadzeniem firmy. Podtrzymywanie dobrych stosunków handlowych często jest dla firm bardziej cenne niż bezpośrednia reklama. Jeżeli więc Czytelnik uprawdopodobni, że wydatek na zaproszenie przedstawiciela handlowego do Polski przyniesie wymierne korzyści, np. związane z podpisaniem kontraktu i – co się z tym wiąże – osiągnięciem przychodu, to zaliczenie do kosztów tego wydatku nie powinno być kwestionowane przez organy skarbowe. Warto jednak wystąpić w tej sprawie z zapytaniem do urzędu skarbowego, ponieważ kwestia oceny, czy wydatki te mogą być kosztami, nie jest jednoznaczna. Koszty te należy zaksięgować do kolumny 14 pkpir.