REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć w pkpir koszty pobytu przedstawiciela dostawcy

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Nasza firma gości przedstawiciela dostawcy z zagranicy. Pokrywamy koszty jego pobytu w Polsce. Czy wydatki z tym związane są dla nas kosztem w ramach reprezentacji i reklamy? Jak je zaksięgować w pkpir?

RADA
Nie wszystkie wydatki związane z wizytą mogą być kosztem w ramach reprezentacji i reklamy. Kosztem takim będą wydatki na wspólne spotkania, np. na kolacje. Należy je ująć w kolumnie 12 pkpir. W pewnych okolicznościach (wskazanych w uzasadnieniu) wydatki związane z podróżą przedstawiciela dostawcy mogą być kosztem na zasadach ogólnych. Należy je wtedy zaksięgować do kolumny 14 pkpir.

UZASADNIENIE
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa wydatków, które można zaliczyć do kosztów reprezentacji i reklamy. W tym przypadku należy się przede wszystkim skupić na pojęciu reprezentacji. Według definicji „Słownika języka polskiego” reprezentacja to: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana z pozycją społeczną, stanowiskiem danej osoby. Za wydatki reprezentacyjne w znaczeniu podatkowym uważa się te, które wiążą się z okazałością, mającą na celu wywołanie dobrego wrażenia i zaprezentowanie korzystnego wizerunku firmy. Aby ocenić, czy wydatek spełnia te kryteria, należy oprzeć się na zasadach logiki i doświadczeniu życiowym. Oczywiście wydatek musi mieć również wpływ na uzyskanie przychodu. Niewątpliwie podtrzymywanie stosunków handlowych z dostawcą pozytywnie wpływa na stosunki z kontrahentami i prowadzenie działalności, nie może być jednak utożsamiane z reprezentacją ani reklamą.
Odmawiając zaliczenia wydatków na podróż przedstawiciela zagranicznego dostawcy do kosztów reprezentacji, należy się zastanowić, czy nie można zaliczyć tych wydatków do kosztów ogólnych związanych z prowadzeniem firmy. Podtrzymywanie dobrych stosunków handlowych często jest dla firm bardziej cenne niż bezpośrednia reklama. Jeżeli więc Czytelnik uprawdopodobni, że wydatek na zaproszenie przedstawiciela handlowego do Polski przyniesie wymierne korzyści, np. związane z podpisaniem kontraktu i – co się z tym wiąże – osiągnięciem przychodu, to zaliczenie do kosztów tego wydatku nie powinno być kwestionowane przez organy skarbowe. Warto jednak wystąpić w tej sprawie z zapytaniem do urzędu skarbowego, ponieważ kwestia oceny, czy wydatki te mogą być kosztami, nie jest jednoznaczna. Koszty te należy zaksięgować do kolumny 14 pkpir.
WAŻNE!
Wydatki związane z przyjęciem przedstawiciela dostawcy można zaliczyć do kosztów, jeżeli uprawdopodobni się, że przyniosą one wymierne korzyści, np. związane z podpisaniem kontraktu i – co się z tym wiąże – osiągnięciem przychodu.
Warto się jeszcze zastanowić nad tym, jakiego rodzaju kosztem będą np. wydatki na wspólne kolacje. Otóż wydatki te należy uznać za koszty reprezentacyjne (limitowane do 0,25% przychodu). Należy je ująć w kolumnie 12 pkpir. Dodam, że VAT z faktur za usługi gastronomiczne nie podlega odliczeniu. Koszty te będą więc ujęte w pkpir w kwocie brutto.
W obu przypadkach (wydatków związanych z podróżą i noclegami przedstawiciela kontrahenta oraz o charakterze reprezentacyjnym) warto zadbać o dokumentację. Należy np. opisać fakturę, wskazując cel i charakter spotkania, oraz uczestników, aby udowodnić realizację firmowych zadań. W przeciwnym razie mogą być one odrzucone przez organy skarbowe jako koszty przy ewentualnej kontroli.
Stanowisko w sprawie, którą można odnieść do powyższego stanu, zajął Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu (pismo z 22 grudnia 2005 r., nr ZD/406- -197/CIT/05). Podatnik zapytał, czy wydatki ponoszone przez spółkę w związku z organizacją wyjazdów na rzecz potencjalnych klientów, którzy rozważają zakup ciągnika, ale nie podpisali jeszcze jakiejkolwiek umowy ze spółką, stanowią wydatki na reprezentację i reklamę niepubliczną.
(...) Z uwagi na twierdzenie zawarte we wniosku Spółki, iż organizacja wyjazdów do fabryki ciągników w Finlandii dla potencjalnych klientów, rozważających możliwość zakupu ciągnika, którzy jednak nie zawarli z Wnioskującą umowy zakupu, ma charakter szkoleniowy oraz że treści przekazywane w trakcie wyjazdu to przede wszystkim zapoznanie uczestników z zasadami eksploatacji ciągników oraz z ich specjalistycznymi funkcjami, uznać należy, iż wydatki ponoszone w związku z organizacją szkolenia (np. koszty biletów lotniczych, koszty wynajmu autokarów, koszty biletów w transporcie morskim, wszystkie dodatkowe opłaty i prowizje z tym związane, koszty ubezpieczeń grupy, koszty noclegów, koszty wyżywienia, koszty zwiedzania i wizytacji gospodarstw rolniczych), jako niestanowiące kosztów ponoszonych na reklamę i reprezentację, mogą zostać zaliczone w całości w poczet kosztów uzyskania przychodów, na zasadach określonych w art. 15 ust. 1 ustawy podatkowej.
Natomiast ponoszone przez Spółkę wydatki, mające potencjalnym kontrahentom uprzyjemnić pobyt, a jednocześnie wykreować i utrwalić pozytywny wizerunek Spółki oraz podtrzymać dobre kontakty, takie jak wydatki na drobne upominki, na bilety do muzeum, na zwiedzanie Helsinek, mogą obciążać koszty uzyskania przychodów, jednakże z uwzględnieniem ograniczeń przewidzianych dla wydatków na reprezentację, tj. z uwzględnieniem limitu z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy podatkowej, a także po wykazaniu związku tych wydatków z przychodem.

PRZYKŁAD
Firma X w lipcu gościła u Polsce przedstawiciela dostawcy z Wielkiej Brytanii. Celem jego zaproszenia było wynegocjowanie nowych korzystniejszych warunków umowy. Koszty pobytu przedstawiciela (przelot w obie strony, pobyt w hotelu, kolację biznesową) pokrywała firma X. Jego pobyt zaowocował podpisaniem korzystnego dla firmy X aneksu do umowy. Koszty te zaksięgowano w następujący sposób:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


• art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 23 i 43 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723
• pkt 12 i 14 objaśnień do pkpir rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 282, poz. 2807
• art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029

Andrzej Przeszkoda
ekspert w zakresie podatku dochodowego
Ewa Leszczyńska
ekspert w zakresie podatków, pracownik redakcji

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Praktyczne aspekty korzystania z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - o czym warto wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

REKLAMA

30-krotność ZUS 2025. Limit 30-krotności - ile wynosi? Kogo dotyczy przekroczenie składek ZUS? Co zrobić jeśli nastąpi przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS?

W 2025 roku limit składek ZUS na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został już ustalony. Po jego przekroczeniu składki nie są już naliczane – ale uwaga: za błędy w rozliczeniach może odpowiadać pracownik. Sprawdź, co oznacza 30-krotność ZUS, jak się liczy limit, kto go pilnuje i co zrobić, gdy opłaciłeś składki ponad próg.

Raz w roku wakacje od płacenia składek. Budżet państwa zapłaci za ciebie. ZUS przypomina kto ma prawo do tej ulgi i jak ją uzyskać w 2025 roku

Letnie wakacje to doskonały czas na odpoczynek nie tylko od pracy, ale również od spraw finansowych związanych z prowadzeniem własnej działalności. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że mikroprzedsiębiorcy wpisani do CEIDG oraz komornicy sądowi mogą skorzystać z wakacji składkowych. Od uruchomienia programu w listopadzie 2024 roku ZUS przyjął już niemal 2 miliony wniosków.

KSeF: Podatkowa rewolucja od 1 lutego 2026! Księgowi alarmują: chaos, niejasne przepisy i strach przed zmianami

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych firm, a dwa miesiące później dla całej reszty przedsiębiorców. Mimo zbliżającego się terminu, wciąż brakuje ostatecznych przepisów, a dokumentacja techniczna nie rozwiewa wszystkich wątpliwości. Księgowi biją na alarm – obawiają się chaosu organizacyjnego, przeciążenia obowiązkami i braku jasnych wytycznych. Przedsiębiorców czeka rewolucja, na którą wielu z nich wciąż nie jest gotowych.

Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

REKLAMA

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

REKLAMA