Kiedy kontrolować dokumenty zewnętrzne własne

Własna faktura sprzedaży musi zostać sprawdzona pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Kontrola ta musi zostać potwierdzona podpisem osoby kontrolującej. Natomiast od decyzji zarządu firmy będzie zależało, czy podpis musi zostać potwierdzony pieczątką imienną.

Co do zasady każdy dokument księgowy, również własny zewnętrzny (a takim jest ta faktura), powinien zawierać podpis wystawcy dokumentu, adnotację o sprawdzeniu i podpis osoby sprawdzającej. Z przepisów prawnych nie wynika konieczność potwierdzania podpisu pieczątką imienną. Obowiązek ten może jednak wynikać z przepisów wewnętrznych obowiązujących w danej firmie (np. z instrukcji obiegu i kontroli dokumentów).

Konieczność identyfikacji osób wystawiających i sprawdzających dokumenty wynika z zapisów art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o rachunkowości. Każdy dowód księgowy powinien zawierać między innymi:

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),

• podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa powyżej, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ustawy).

Ponadto, ewentualne ograniczenia co do możliwości nieumieszczania na dokumentach podpisów wynikają z art. 21 ust. 4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

Z ustawy o rachunkowości nie wynika konieczność potwierdzania podpisów ani znaków identyfikujących tradycyjnymi pieczątkami imiennymi. Nie oznacza to jednak, że przepisy wewnętrzne nie mogą takiego obowiązku ustalić – wydaje się to wręcz wskazane, zwłaszcza w większych jednostkach, kiedy kilka osób wystawia lub sprawdza tego samego rodzaju dokumenty księgowe.

Jeśli natomiast – mówiąc o „potwierdzaniu pieczątką” – Czytelnikowi chodziło o swego rodzaju znormalizowany opis czynności sprawdzających „przybijany” do dokumentu w formie dużej pieczątki z polami do wypełnienia i podpisu, to należy wskazać, że taka pieczątka zastępuje jedynie ręczny opis stwierdzonej kontroli formalno-rachunkowej i merytorycznej dokumentu. Wartość identyfikacyjną ma tylko podpis osoby, która pozostawiła taką adnotację w formie pieczęci, ale nie sama pieczęć.

Szczegółowe wytyczne co do sposobu przeprowadzania kontroli dokumentów i identyfikacji osób odpowiedzialnych powinny zatem znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji rachunkowości. W małych firmach mogą to być zapisy wprost w polityce rachunkowości, w większych – konieczne staje się opracowanie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

Anna Dyczkowska

księgowa z licencją MF