REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy trzeba sporządzić umowę, by zwrócić prezesowi koszty związane z używaniem samochodu

Grzegorz Błażejczyk

REKLAMA

Prezes spółki nie jest zatrudniony i nie pobiera wynagrodzenia w spółce z o.o. Korzysta z własnego samochodu osobowego, wyjeżdżając poza miasto, w którym spółka ma siedzibę, w celu załatwiania spraw służbowych. Jaką umowę trzeba sporządzić z prezesem, aby zwrócić poniesione koszty związane z używaniem samochodu? Umowę użyczenia czy umowę najmu?

 


rada

 


Nie ma konieczności zawierania którejkolwiek z wymienionych umów. Samochodu prywatnego można używać do celów służbowych wyłącznie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Używanie można rozpocząć i zakończyć w dowolnym momencie. Wystarczy, aby fakt ten miał odzwierciedlenie w ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu prezesa spółki do celów służbowych można zaliczyć do jej kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do określonej wysokości i po spełnieniu określonych w przepisach warunków.


uzasadnienie


Użyczenie nie ma takiego samego charakteru jak najem. Choć obydwa rodzaje zobowiązania są uregulowane przez przepisy prawa cywilnego, to zachodzą pomiędzy nimi istotne różnice. Podstawowa jest taka, że użyczenie ze swej natury ma charakter nieodpłatny. Inaczej jest z najmem. To zobowiązanie jest odpłatne, zawsze bowiem wynajmującemu należy się czynsz. Dlatego nie można zamiennie używać określeń „użyczenie” i „najem”. W przypadku opisanym przez Czytelnika nie ma konieczności zawarcia umowy. Konieczne będzie natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.


Do kosztów podatkowych spółka może zaliczyć wszelkie wydatki związane z działalnością gospodarczą poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ograniczając tę ogólną zasadę, ustawodawca w przepisach podatku dochodowego od osób prawnych uregulował kwestię zaliczania do kosztów wydatków związanych z używaniem, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. I tak, kosztami nie są wydatki z tytułu używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 updop). Konieczne będzie również zestawienie kosztów eksploatacji samochodu.


Stawki za jeden kilometr przebiegu są ustalone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Obecnie wynoszą one:

- 0,4894 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm3 i

- 0,7846 zł za 1 km przebiegu pojazdu o większej pojemności silnika.


Tak więc zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych nie może być zaliczony do kosztów w wysokości wyższej, niż to wynika z przepisów.


Zawarcie z prezesem np. umowy najmu jego samochodu osobowego i określenie w niej czynszu nie skutkuje możliwością zaliczenia do kosztów całego czynszu. Jeśli czynsz najmu wypłacony prezesowi zarządu dotyczy korzystania przez tę osobę z prywatnego samochodu osobowego oraz przekroczy limit obliczony w sposób wskazany w przepisach, to wartości tej nadwyżki spółka nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z kolei jeżeli kwota czynszu jest niższa od limitu obliczonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem podatkowym spółki będzie faktycznie poniesiony wydatek.


Takie stanowisko zajął Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w interpretacji z 11 sierpnia 2004 r., sygn. US72/ROP1/423/567/04/AW:

"Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku najmu samochodów osobowych stanowiących składniki majątkowe wynajmującego, wszelkie poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania (w tym czynsz najmu), w wysokości jednak nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zatem ograniczenie określone w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczy również samochodów używanych na podstawie umowy najmu."


Spółka nie może zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkich wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego na jej potrzeby. Aby tak się mogło stać, musiałaby go wprowadzić do ewidencji środków trwałych.


Wystarczy jednak, aby spółka założyła ewidencję przebiegu pojazdu oraz prowadziła ją na bieżąco, by odpowiednio udokumentować koszty używania samochodu prezesa na potrzeby spółki.


PRZYKŁAD

Prezes spółki używa swojego samochodu osobowego na potrzeby działalności spółki na podstawie umowy najmu. Strony umowy określiły czynsz najmu płatny w okresach miesięcznych w wysokości 1000 zł. Jednocześnie prezes prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Z jej zapisów wynika, że w marcu 2007 r. limit wydatków za ten miesiąc wynosi 890 zł. Spółka powinna zapłacić prezesowi cały czynsz najmu w wysokości 1000 zł, jednak do kosztów może zaliczyć jedynie 890 zł. Czynsz najmu w całości (1000 zł) jest przychodem prezesa i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.


Podsumowując, umowa zawarta pomiędzy spółką a jej prezesem może mieć dowolny charakter. Jeżeli będzie to umowa najmu - czynsz najmu może być określony w dowolnej wysokości. Jednak do kosztów uzyskania przychodów spółka będzie mogła zaliczyć tylko wydatki do wysokości limitu określonego w przepisach.


Podstawa prawna:
- art. 659 i 710 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 133, poz. 935

- art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

- § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 137, poz. 2376


Grzegorz Błażejczyk

ekspert w zakresie podatku dochodowego

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Wyślesz pismo do urzędu i sądu ostatniego dnia terminu nie tylko Pocztą Polską. Nowelizacja ordynacji podatkowej, kpa i kpc już w Sejmie

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla mają inne definicje, przesunięcie terminu złożenia deklaracji DN-1, inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA