REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy trzeba sporządzić umowę, by zwrócić prezesowi koszty związane z używaniem samochodu

Grzegorz Błażejczyk

REKLAMA

Prezes spółki nie jest zatrudniony i nie pobiera wynagrodzenia w spółce z o.o. Korzysta z własnego samochodu osobowego, wyjeżdżając poza miasto, w którym spółka ma siedzibę, w celu załatwiania spraw służbowych. Jaką umowę trzeba sporządzić z prezesem, aby zwrócić poniesione koszty związane z używaniem samochodu? Umowę użyczenia czy umowę najmu?

 


rada

 


Nie ma konieczności zawierania którejkolwiek z wymienionych umów. Samochodu prywatnego można używać do celów służbowych wyłącznie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Używanie można rozpocząć i zakończyć w dowolnym momencie. Wystarczy, aby fakt ten miał odzwierciedlenie w ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu prezesa spółki do celów służbowych można zaliczyć do jej kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do określonej wysokości i po spełnieniu określonych w przepisach warunków.


uzasadnienie


Użyczenie nie ma takiego samego charakteru jak najem. Choć obydwa rodzaje zobowiązania są uregulowane przez przepisy prawa cywilnego, to zachodzą pomiędzy nimi istotne różnice. Podstawowa jest taka, że użyczenie ze swej natury ma charakter nieodpłatny. Inaczej jest z najmem. To zobowiązanie jest odpłatne, zawsze bowiem wynajmującemu należy się czynsz. Dlatego nie można zamiennie używać określeń „użyczenie” i „najem”. W przypadku opisanym przez Czytelnika nie ma konieczności zawarcia umowy. Konieczne będzie natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.


Do kosztów podatkowych spółka może zaliczyć wszelkie wydatki związane z działalnością gospodarczą poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ograniczając tę ogólną zasadę, ustawodawca w przepisach podatku dochodowego od osób prawnych uregulował kwestię zaliczania do kosztów wydatków związanych z używaniem, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. I tak, kosztami nie są wydatki z tytułu używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 updop). Konieczne będzie również zestawienie kosztów eksploatacji samochodu.


Stawki za jeden kilometr przebiegu są ustalone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Obecnie wynoszą one:

- 0,4894 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm3 i

- 0,7846 zł za 1 km przebiegu pojazdu o większej pojemności silnika.


Tak więc zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych nie może być zaliczony do kosztów w wysokości wyższej, niż to wynika z przepisów.


Zawarcie z prezesem np. umowy najmu jego samochodu osobowego i określenie w niej czynszu nie skutkuje możliwością zaliczenia do kosztów całego czynszu. Jeśli czynsz najmu wypłacony prezesowi zarządu dotyczy korzystania przez tę osobę z prywatnego samochodu osobowego oraz przekroczy limit obliczony w sposób wskazany w przepisach, to wartości tej nadwyżki spółka nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z kolei jeżeli kwota czynszu jest niższa od limitu obliczonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem podatkowym spółki będzie faktycznie poniesiony wydatek.


Takie stanowisko zajął Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w interpretacji z 11 sierpnia 2004 r., sygn. US72/ROP1/423/567/04/AW:

"Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku najmu samochodów osobowych stanowiących składniki majątkowe wynajmującego, wszelkie poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania (w tym czynsz najmu), w wysokości jednak nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zatem ograniczenie określone w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczy również samochodów używanych na podstawie umowy najmu."


Spółka nie może zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkich wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego na jej potrzeby. Aby tak się mogło stać, musiałaby go wprowadzić do ewidencji środków trwałych.


Wystarczy jednak, aby spółka założyła ewidencję przebiegu pojazdu oraz prowadziła ją na bieżąco, by odpowiednio udokumentować koszty używania samochodu prezesa na potrzeby spółki.


PRZYKŁAD

Prezes spółki używa swojego samochodu osobowego na potrzeby działalności spółki na podstawie umowy najmu. Strony umowy określiły czynsz najmu płatny w okresach miesięcznych w wysokości 1000 zł. Jednocześnie prezes prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Z jej zapisów wynika, że w marcu 2007 r. limit wydatków za ten miesiąc wynosi 890 zł. Spółka powinna zapłacić prezesowi cały czynsz najmu w wysokości 1000 zł, jednak do kosztów może zaliczyć jedynie 890 zł. Czynsz najmu w całości (1000 zł) jest przychodem prezesa i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.


Podsumowując, umowa zawarta pomiędzy spółką a jej prezesem może mieć dowolny charakter. Jeżeli będzie to umowa najmu - czynsz najmu może być określony w dowolnej wysokości. Jednak do kosztów uzyskania przychodów spółka będzie mogła zaliczyć tylko wydatki do wysokości limitu określonego w przepisach.


Podstawa prawna:
- art. 659 i 710 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 133, poz. 935

- art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

- § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 137, poz. 2376


Grzegorz Błażejczyk

ekspert w zakresie podatku dochodowego

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w Ordynacji podatkowej 2024. Likwidacja terminu na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty podatku po wyroku TSUE i TK, rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pisma

Likwidacja ograniczenia czasowego na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty powstałej w wyniku orzeczenia TSUE lub TK oraz rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pism do organów podatkowych – to najważniejsze nowości zawarte w projekcie nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który został opublikowany 14 czerwca 2024 r. Nowe przepisy mają wejść w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia, a więc najprawdopodobniej jeszcze w 2024 roku.

Zmiany w VAT. Uproszczenia dla drobnych przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT

Szykują się zmiany w VAT. Małe firmy będą miały możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE niż ten, w którym mają siedzibę. Tak wynika z planowanej nowelizacji ustawy o VAT. Dotyczy to zarówno firm z Polski, jak i z innych krajów członkowskich UE.

Dotacje dla śląskich przedsiębiorców na transformację działalności w 2024 roku. Od kiedy nabór wniosków?

W dniu 27 czerwca 2024 r. powinien zostać uruchomiony nabór wniosków o dofinansowanie dla projektów badawczo-rozwojowych, planowanych do realizacji przez przedsiębiorstwa prowadzące działalność w województwie śląskim. 

Komisja Europejska uruchamia wobec Polski procedurę nadmiernego deficytu. Otwarcie możliwe w lipcu 2024 r. Jakie skutki? Co dalej?

Komisja Europejska poinformowała 19 czerwca 2024 r., że jej zdaniem uzasadnione jest otwarcie procedury nadmiernego deficytu m.in. wobec siedmiu państw członkowskich UE (w tym Polski) i zamierza zaproponować Radzie UE jej otwarcie w lipcu br. Zdaniem ekspertów banku PKO BP to sygnał, że m.in. nie ma przestrzeni do zwiększania wydatków budżetowych.

REKLAMA

Unijna Odprawa Scentralizowana w Imporcie (CCI), Faza 1. Kurs e-learningowy Komisji Europejskiej

Departament Ceł Ministerstwa Finansów poinformował, że Komisja Europejska przygotowała moduł e-learningowy opisujący założenia "Unijnej Odprawy Scentralizowanej w Imporcie (CCI), Faza 1" w ramach Unijnego Kodeksu Celnego. 

Projekt zmian w składce zdrowotnej. Już wiemy kiedy trafi do Sejmu

Projekt zmian składki zdrowotnej i uproszczenia sposobu jej wyliczania powinien trafić do Sejmu po wakacjach. Natomiast jeszcze przed wakacjami sejmowymi minister finansów Andrzej Domański ma spotkać się z Lewicą w celu ostatecznego uzgodnienia propozycji zawartych w projekcie.

Wyrok TSUE dot. nadpłaty VAT. Prawo do zwrotu nadpłaconego podatku wskutek błędnej ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej

TSUE w wyroku z 21 marca 2024 r. zapadłym w sprawie C‑606/22 orzekł, że wykazanie nadpłaty podatku VAT i dochodzenie jej zwrotu dopuszczalne jest również wtedy, gdy sprzedaż z zawyżoną stawką VATu odbywała się na rzecz konsumentów na podstawie paragonów z kas rejestrujących (fiskalnych), a więc nie wyłącznie wówczas, gdy wystawiano faktury. Naczelny Sąd Administracyjny - w oczekiwaniu na powyższe orzeczenie - zawiesił kilka prowadzonych postępowań. Po wyroku TSUE postępowania te zostały podjęte na nowo i oczekują na rozstrzygnięcia.

W bankomacie Euronetu wypłacisz maksymalnie jednorazowo 200 zł (tylko 18 czerwca). Dlaczego? To akcja protestacyjna

We wtorek 18 czerwca 2024 r. w bankomatach Euronetu można wypłacić jednorazowo maksymalnie do 200 zł. Wprowadzone ograniczenie to akcja protestacyjna Euronetu, która - jak powiedział PAP prezes Euronet Polska Marek Szafirski - ma zwrócić uwagę na sytuację operatorów bankomatów.

REKLAMA

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników. MRPiPS przygotował zmianę rozporządzenia

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotował 13 czerwca 2024 r. projekt zmieniający rozporządzenie w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, który ma wejść w życie przed 1 lipca 2024 r. Co się zmieni?

Karty przedpłacone - jak rozliczać w VAT. Czy tak samo jak bony?

Aktualnie w obrocie gospodarczym często można się spotkać z różnego rodzaju kartami przedpłaconymi. Jak takie karty przedpłacone należy rozliczać dla celów VAT? Czy może tak samo jak bony (towarowe i usługowe)? A także czy niewykorzystane środki na kartach przedpłaconych należy opodatkować VAT?

REKLAMA