REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy trzeba sporządzić umowę, by zwrócić prezesowi koszty związane z używaniem samochodu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grzegorz Błażejczyk

REKLAMA

Prezes spółki nie jest zatrudniony i nie pobiera wynagrodzenia w spółce z o.o. Korzysta z własnego samochodu osobowego, wyjeżdżając poza miasto, w którym spółka ma siedzibę, w celu załatwiania spraw służbowych. Jaką umowę trzeba sporządzić z prezesem, aby zwrócić poniesione koszty związane z używaniem samochodu? Umowę użyczenia czy umowę najmu?

 


rada

 


Nie ma konieczności zawierania którejkolwiek z wymienionych umów. Samochodu prywatnego można używać do celów służbowych wyłącznie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Używanie można rozpocząć i zakończyć w dowolnym momencie. Wystarczy, aby fakt ten miał odzwierciedlenie w ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu prezesa spółki do celów służbowych można zaliczyć do jej kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do określonej wysokości i po spełnieniu określonych w przepisach warunków.


uzasadnienie


Użyczenie nie ma takiego samego charakteru jak najem. Choć obydwa rodzaje zobowiązania są uregulowane przez przepisy prawa cywilnego, to zachodzą pomiędzy nimi istotne różnice. Podstawowa jest taka, że użyczenie ze swej natury ma charakter nieodpłatny. Inaczej jest z najmem. To zobowiązanie jest odpłatne, zawsze bowiem wynajmującemu należy się czynsz. Dlatego nie można zamiennie używać określeń „użyczenie” i „najem”. W przypadku opisanym przez Czytelnika nie ma konieczności zawarcia umowy. Konieczne będzie natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.


Do kosztów podatkowych spółka może zaliczyć wszelkie wydatki związane z działalnością gospodarczą poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ograniczając tę ogólną zasadę, ustawodawca w przepisach podatku dochodowego od osób prawnych uregulował kwestię zaliczania do kosztów wydatków związanych z używaniem, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. I tak, kosztami nie są wydatki z tytułu używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 updop). Konieczne będzie również zestawienie kosztów eksploatacji samochodu.


Stawki za jeden kilometr przebiegu są ustalone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Obecnie wynoszą one:

- 0,4894 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm3 i

- 0,7846 zł za 1 km przebiegu pojazdu o większej pojemności silnika.


Tak więc zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych nie może być zaliczony do kosztów w wysokości wyższej, niż to wynika z przepisów.


Zawarcie z prezesem np. umowy najmu jego samochodu osobowego i określenie w niej czynszu nie skutkuje możliwością zaliczenia do kosztów całego czynszu. Jeśli czynsz najmu wypłacony prezesowi zarządu dotyczy korzystania przez tę osobę z prywatnego samochodu osobowego oraz przekroczy limit obliczony w sposób wskazany w przepisach, to wartości tej nadwyżki spółka nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z kolei jeżeli kwota czynszu jest niższa od limitu obliczonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem podatkowym spółki będzie faktycznie poniesiony wydatek.


Takie stanowisko zajął Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w interpretacji z 11 sierpnia 2004 r., sygn. US72/ROP1/423/567/04/AW:

"Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku najmu samochodów osobowych stanowiących składniki majątkowe wynajmującego, wszelkie poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania (w tym czynsz najmu), w wysokości jednak nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zatem ograniczenie określone w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczy również samochodów używanych na podstawie umowy najmu."


Spółka nie może zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkich wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego na jej potrzeby. Aby tak się mogło stać, musiałaby go wprowadzić do ewidencji środków trwałych.


Wystarczy jednak, aby spółka założyła ewidencję przebiegu pojazdu oraz prowadziła ją na bieżąco, by odpowiednio udokumentować koszty używania samochodu prezesa na potrzeby spółki.


PRZYKŁAD

Prezes spółki używa swojego samochodu osobowego na potrzeby działalności spółki na podstawie umowy najmu. Strony umowy określiły czynsz najmu płatny w okresach miesięcznych w wysokości 1000 zł. Jednocześnie prezes prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Z jej zapisów wynika, że w marcu 2007 r. limit wydatków za ten miesiąc wynosi 890 zł. Spółka powinna zapłacić prezesowi cały czynsz najmu w wysokości 1000 zł, jednak do kosztów może zaliczyć jedynie 890 zł. Czynsz najmu w całości (1000 zł) jest przychodem prezesa i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.


Podsumowując, umowa zawarta pomiędzy spółką a jej prezesem może mieć dowolny charakter. Jeżeli będzie to umowa najmu - czynsz najmu może być określony w dowolnej wysokości. Jednak do kosztów uzyskania przychodów spółka będzie mogła zaliczyć tylko wydatki do wysokości limitu określonego w przepisach.


Podstawa prawna:
- art. 659 i 710 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 133, poz. 935

- art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

- § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 137, poz. 2376


Grzegorz Błażejczyk

ekspert w zakresie podatku dochodowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

REKLAMA

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

REKLAMA

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

REKLAMA