REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy trzeba sporządzić umowę, by zwrócić prezesowi koszty związane z używaniem samochodu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grzegorz Błażejczyk

REKLAMA

Prezes spółki nie jest zatrudniony i nie pobiera wynagrodzenia w spółce z o.o. Korzysta z własnego samochodu osobowego, wyjeżdżając poza miasto, w którym spółka ma siedzibę, w celu załatwiania spraw służbowych. Jaką umowę trzeba sporządzić z prezesem, aby zwrócić poniesione koszty związane z używaniem samochodu? Umowę użyczenia czy umowę najmu?

 


rada

 


Nie ma konieczności zawierania którejkolwiek z wymienionych umów. Samochodu prywatnego można używać do celów służbowych wyłącznie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Używanie można rozpocząć i zakończyć w dowolnym momencie. Wystarczy, aby fakt ten miał odzwierciedlenie w ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu prezesa spółki do celów służbowych można zaliczyć do jej kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do określonej wysokości i po spełnieniu określonych w przepisach warunków.


uzasadnienie


Użyczenie nie ma takiego samego charakteru jak najem. Choć obydwa rodzaje zobowiązania są uregulowane przez przepisy prawa cywilnego, to zachodzą pomiędzy nimi istotne różnice. Podstawowa jest taka, że użyczenie ze swej natury ma charakter nieodpłatny. Inaczej jest z najmem. To zobowiązanie jest odpłatne, zawsze bowiem wynajmującemu należy się czynsz. Dlatego nie można zamiennie używać określeń „użyczenie” i „najem”. W przypadku opisanym przez Czytelnika nie ma konieczności zawarcia umowy. Konieczne będzie natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.


Do kosztów podatkowych spółka może zaliczyć wszelkie wydatki związane z działalnością gospodarczą poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ograniczając tę ogólną zasadę, ustawodawca w przepisach podatku dochodowego od osób prawnych uregulował kwestię zaliczania do kosztów wydatków związanych z używaniem, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. I tak, kosztami nie są wydatki z tytułu używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 updop). Konieczne będzie również zestawienie kosztów eksploatacji samochodu.


Stawki za jeden kilometr przebiegu są ustalone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Obecnie wynoszą one:

- 0,4894 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm3 i

- 0,7846 zł za 1 km przebiegu pojazdu o większej pojemności silnika.


Tak więc zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych nie może być zaliczony do kosztów w wysokości wyższej, niż to wynika z przepisów.


Zawarcie z prezesem np. umowy najmu jego samochodu osobowego i określenie w niej czynszu nie skutkuje możliwością zaliczenia do kosztów całego czynszu. Jeśli czynsz najmu wypłacony prezesowi zarządu dotyczy korzystania przez tę osobę z prywatnego samochodu osobowego oraz przekroczy limit obliczony w sposób wskazany w przepisach, to wartości tej nadwyżki spółka nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z kolei jeżeli kwota czynszu jest niższa od limitu obliczonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem podatkowym spółki będzie faktycznie poniesiony wydatek.


Takie stanowisko zajął Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w interpretacji z 11 sierpnia 2004 r., sygn. US72/ROP1/423/567/04/AW:

"Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku najmu samochodów osobowych stanowiących składniki majątkowe wynajmującego, wszelkie poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania (w tym czynsz najmu), w wysokości jednak nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zatem ograniczenie określone w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczy również samochodów używanych na podstawie umowy najmu."


Spółka nie może zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkich wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego na jej potrzeby. Aby tak się mogło stać, musiałaby go wprowadzić do ewidencji środków trwałych.


Wystarczy jednak, aby spółka założyła ewidencję przebiegu pojazdu oraz prowadziła ją na bieżąco, by odpowiednio udokumentować koszty używania samochodu prezesa na potrzeby spółki.


PRZYKŁAD

Prezes spółki używa swojego samochodu osobowego na potrzeby działalności spółki na podstawie umowy najmu. Strony umowy określiły czynsz najmu płatny w okresach miesięcznych w wysokości 1000 zł. Jednocześnie prezes prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Z jej zapisów wynika, że w marcu 2007 r. limit wydatków za ten miesiąc wynosi 890 zł. Spółka powinna zapłacić prezesowi cały czynsz najmu w wysokości 1000 zł, jednak do kosztów może zaliczyć jedynie 890 zł. Czynsz najmu w całości (1000 zł) jest przychodem prezesa i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.


Podsumowując, umowa zawarta pomiędzy spółką a jej prezesem może mieć dowolny charakter. Jeżeli będzie to umowa najmu - czynsz najmu może być określony w dowolnej wysokości. Jednak do kosztów uzyskania przychodów spółka będzie mogła zaliczyć tylko wydatki do wysokości limitu określonego w przepisach.


Podstawa prawna:
- art. 659 i 710 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 133, poz. 935

- art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

- § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 137, poz. 2376


Grzegorz Błażejczyk

ekspert w zakresie podatku dochodowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

REKLAMA

ZUS odbiera zasiłki za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te dla osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA