REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy trzeba sporządzić umowę, by zwrócić prezesowi koszty związane z używaniem samochodu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grzegorz Błażejczyk

REKLAMA

Prezes spółki nie jest zatrudniony i nie pobiera wynagrodzenia w spółce z o.o. Korzysta z własnego samochodu osobowego, wyjeżdżając poza miasto, w którym spółka ma siedzibę, w celu załatwiania spraw służbowych. Jaką umowę trzeba sporządzić z prezesem, aby zwrócić poniesione koszty związane z używaniem samochodu? Umowę użyczenia czy umowę najmu?

 


rada

 


Nie ma konieczności zawierania którejkolwiek z wymienionych umów. Samochodu prywatnego można używać do celów służbowych wyłącznie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Używanie można rozpocząć i zakończyć w dowolnym momencie. Wystarczy, aby fakt ten miał odzwierciedlenie w ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu prezesa spółki do celów służbowych można zaliczyć do jej kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do określonej wysokości i po spełnieniu określonych w przepisach warunków.


uzasadnienie


Użyczenie nie ma takiego samego charakteru jak najem. Choć obydwa rodzaje zobowiązania są uregulowane przez przepisy prawa cywilnego, to zachodzą pomiędzy nimi istotne różnice. Podstawowa jest taka, że użyczenie ze swej natury ma charakter nieodpłatny. Inaczej jest z najmem. To zobowiązanie jest odpłatne, zawsze bowiem wynajmującemu należy się czynsz. Dlatego nie można zamiennie używać określeń „użyczenie” i „najem”. W przypadku opisanym przez Czytelnika nie ma konieczności zawarcia umowy. Konieczne będzie natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.


Do kosztów podatkowych spółka może zaliczyć wszelkie wydatki związane z działalnością gospodarczą poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ograniczając tę ogólną zasadę, ustawodawca w przepisach podatku dochodowego od osób prawnych uregulował kwestię zaliczania do kosztów wydatków związanych z używaniem, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. I tak, kosztami nie są wydatki z tytułu używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 updop). Konieczne będzie również zestawienie kosztów eksploatacji samochodu.


Stawki za jeden kilometr przebiegu są ustalone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Obecnie wynoszą one:

- 0,4894 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm3 i

- 0,7846 zł za 1 km przebiegu pojazdu o większej pojemności silnika.


Tak więc zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych nie może być zaliczony do kosztów w wysokości wyższej, niż to wynika z przepisów.


Zawarcie z prezesem np. umowy najmu jego samochodu osobowego i określenie w niej czynszu nie skutkuje możliwością zaliczenia do kosztów całego czynszu. Jeśli czynsz najmu wypłacony prezesowi zarządu dotyczy korzystania przez tę osobę z prywatnego samochodu osobowego oraz przekroczy limit obliczony w sposób wskazany w przepisach, to wartości tej nadwyżki spółka nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z kolei jeżeli kwota czynszu jest niższa od limitu obliczonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem podatkowym spółki będzie faktycznie poniesiony wydatek.


Takie stanowisko zajął Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w interpretacji z 11 sierpnia 2004 r., sygn. US72/ROP1/423/567/04/AW:

"Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku najmu samochodów osobowych stanowiących składniki majątkowe wynajmującego, wszelkie poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania (w tym czynsz najmu), w wysokości jednak nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zatem ograniczenie określone w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczy również samochodów używanych na podstawie umowy najmu."


Spółka nie może zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkich wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego na jej potrzeby. Aby tak się mogło stać, musiałaby go wprowadzić do ewidencji środków trwałych.


Wystarczy jednak, aby spółka założyła ewidencję przebiegu pojazdu oraz prowadziła ją na bieżąco, by odpowiednio udokumentować koszty używania samochodu prezesa na potrzeby spółki.


PRZYKŁAD

Prezes spółki używa swojego samochodu osobowego na potrzeby działalności spółki na podstawie umowy najmu. Strony umowy określiły czynsz najmu płatny w okresach miesięcznych w wysokości 1000 zł. Jednocześnie prezes prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Z jej zapisów wynika, że w marcu 2007 r. limit wydatków za ten miesiąc wynosi 890 zł. Spółka powinna zapłacić prezesowi cały czynsz najmu w wysokości 1000 zł, jednak do kosztów może zaliczyć jedynie 890 zł. Czynsz najmu w całości (1000 zł) jest przychodem prezesa i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.


Podsumowując, umowa zawarta pomiędzy spółką a jej prezesem może mieć dowolny charakter. Jeżeli będzie to umowa najmu - czynsz najmu może być określony w dowolnej wysokości. Jednak do kosztów uzyskania przychodów spółka będzie mogła zaliczyć tylko wydatki do wysokości limitu określonego w przepisach.


Podstawa prawna:
- art. 659 i 710 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 133, poz. 935

- art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

- § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 137, poz. 2376


Grzegorz Błażejczyk

ekspert w zakresie podatku dochodowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ministerstwo Finansów chce zakończyć nadużycia z przedawnieniem podatków. Nowe zasady już w 2026 roku

W nowej wersji projektu nowelizacji Ordynacji podatkowej Ministerstwo Finansów chce zlikwidować możliwość zawieszania biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez wszczęcie postępowania karnego skarbowego. O szczegółach zmian mówi wiceminister finansów Jarosław Neneman.

Stawki podatku od środków transportowych w 2026 roku: Nowe limity już opublikowane

Znamy już nowe górne granice stawek podatku od środków transportowych na 2026 rok. Większość limitów wzrosła o około 4,5% względem 2025 r. Sprawdź szczegółowe porównanie stawek, terminy płatności oraz zasady ustalania stawek przez gminy. To ważne dla przedsiębiorców i samorządów.

TSUE: Urzędy skarbowe nie mogą automatycznie wykreślać firm z rejestru VAT za zaległości

Przełomowy wyrok TSUE potwierdza, że wykreślenie firmy z rejestru VAT za brak zapłaty podatku nie może odbywać się automatycznie. Fiskus musi najpierw zbadać przyczyny zaległości i zachowanie przedsiębiorcy. Orzeczenie może uchronić tysiące firm przed nieproporcjonalnymi sankcjami i nieodwracalnymi stratami.

Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

REKLAMA

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

REKLAMA

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

REKLAMA