Jak zaksięgować składki na ZUS

Naliczone od wynagrodzeń składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę, łącznie ze składkami na fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, ujmuje się w księgach rachunkowych w koszty okresu, którego one dotyczą.

Taka ewidencja wynagrodzeń i składek zgodna jest z zasadą memoriału (art. 6 ustawy o rachunkowości), która określa, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W myśl tej zasady w księgach należy ująć wszystkie koszty związane z przychodami, dotyczące danego okresu sprawozdawczego, nawet wówczas, gdy nie zostały jeszcze zapłacone.

Księgowanie składek ZUS: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia), Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

W przypadku gdy jednostka prowadzi ewidencję kosztów w układzie kalkulacyjnym, dodatkowo koszty księguje się również na kontach zespołu 5, Wn konto 50 „Koszty działalności (wg miejsc ich powstawania)”, Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Podatnik potraktował koszty składek ZUS jako rozliczenia międzyokresowe kosztów. Zgodnie z art. 39 ustawy o rachunkowości rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się, zaliczając koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych do aktywów jednostki i stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń są one następnie odpisywane w ciężar odpowiednich kont wynikowych. Takie ujęcie kosztów jest zgodne z zasadą współmierności, która mówi, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane powinny być koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

W przypadku kosztów składek ZUS dotyczących wynagrodzeń pracowników związanych bezpośrednio z przychodem nie ma zatem podstaw, aby traktować je jako rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Niezależnie od memoriałowego ujmowania w księgach rachunkowych składek ZUS, przy uwzględnianiu w kosztach podatkowych należy pamiętać, że składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz składki na fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych stanowią koszt uzyskania przychodu dopiero w momencie ich opłacenia do ZUS. W takiej sytuacji, kiedy mamy do czynienia z zupełnie odmiennym ujęciem kosztów w ustawie o rachunkowości i ustawach podatkowych, to do kierownika jednostki należy wybór metody ewidencji kosztów zapewniający prawidłowe ujęcie w wyniku podatkowym jednostki. W celu prawidłowego rozliczenia się z urzędem skarbowym jednostki mogą np. ustalać koszty podatkowe (składki ZUS) przy użyciu metody statystycznej lub prowadzić odpowiednią ewidencję analityczną kosztów składek ZUS.

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 6 oraz art. 39 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

- Art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

- Art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Gabriela Napieralska

biegły rewident, menedżer, departament rachunkowości HLB Frąckowiak i Wspólnicy