W jakiej formie należy przechowywać księgi rachunkowe

rada

Wymóg wydrukowania ksiąg oznacza nieodwołalne wyłączenie możliwości dokonania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść ksiąg rachunkowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci ich zawartość. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na ich odtworzenie w postaci wydruku. Szczegóły w uzasadnieniu.

uzasadnienie

Przepisy ustawy o rachunkowości (art. 4 ust. 3 pkt 6) stanowią, że rachunkowość jednostki obejmuje między innymi:

gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Jednym z elementów tej dokumentacji są księgi rachunkowe. Księgi rachunkowe (zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości) obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

l dziennik,

l księga główna,

l księgi pomocnicze (prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, np. środki trwałe, rozrachunki z kontrahentami, rozrachunki z pracownikami, rzeczowe składniki aktywów obrotowych),

l zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

l wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Wydrukowanie ksiąg rachunkowych za 2006 r. lub przeniesienie ich treści na inny komputerowy nośnik danych będzie zatem dotyczyć wskazanych dokumentów obejmujących okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2006 r.

W przypadku jednostek, dla których rok obrotowy równy jest kalendarzowemu, wydruk ten powinien nastąpić do 15. dnia po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, a więc najpóźniej do 15 lipca 2007 r.

WAŻNE!

Zbiory te należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przepisy ustawy stanowią, że za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych (czyli 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą).

Nośnik taki powinien być trwały i odporny na zagrożenia. Takim nośnikiem może być np. płyta CD (w wersji CD-R, czyli z możliwością jedynie jednokrotnego zapisu) lub DVD-R. Warunku odpowiedniej trwałości i odporności nie spełnia już jednak dyskietka magnetyczna i płyta CD-RW lub DVD-RW (płyta o możliwości wielokrotnego zapisu), ponieważ nośniki te nie zapewniają nieodwracalnego wyłączenia możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

WAŻNE!

Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości na trwałych nośnikach komputerowych jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.

Jeżeli zatem jednostka prowadzi księgi rachunkowe we własnym zakresie, wykorzystując do tego program finansowo-księgowy, na który posiada licencję, może ograniczyć się do archiwizacji danych programu, np. na płycie CD, która w każdej chwili może być odtworzona w programie, umożliwiając zarówno odczyt danych, jak i ich wydruk.

W przypadku gdy jednostka zmienia oprogramowanie finansowo-księgowe i w związku z tym dany program ma zostać usunięty, istnieje możliwość zachowania danych w formie elektronicznej. Wszystkie wymagane dane należy sporządzić wówczas w opcji „do wydruku” lub „drukuj do pliku”. Tak przekształcony zbiór można zapisać w programie MS Excel lub MS Word. Odtworzenie oraz możliwość wydruku takiego zbioru danych nie są wówczas uzależnione od posiadania konkretnego programu księgowego.

Jednak ze względu na możliwe kłopoty z odtworzeniem tak zarchiwizowanych danych bezpieczniejszym rozwiązaniem jest fizyczny wydruk ksiąg rachunkowych.

Podstawa prawna:
- art. 12 ust. 5, art. 13, art. 71-74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Anna Kędziora

księgowa, konsultant podatkowy