Używanie prywatnego samochodu do celów służbowych na podstawie umowy z pracodawcą

Zgodnie ze stanowiskiem zajętym w tej sprawie przez Ministerstwo Finansów kwoty takie nie będą niestety wolne od podatku. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy o p.d.o.f. do końca 2003 r. od podatku wolne były kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdów samochodowych na potrzeby zakładu pracy, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, był udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez podatnika według obowiązującego wzoru.

Ustawą z 12 listopada 2003 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 202, poz. 1956 z późn.zm.) powołany wyżej przepis art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy o p.d.o.f. został jednak uchylony – z dniem 1 stycznia 2004 r.

Następnie ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 93, poz. 894) wprowadziła nową regulację w tym zakresie, dodając w art. 21 ust. 1 ustawy o p.d.o.f. pkt 23b, zgodnie z którym od podatku dochodowego wolny jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, na potrzeby zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi w piśmie MF z 27 sierpnia 2004 r., nr PB5/IMD-033-35-1135/04, omawiana regulacja – w nowym brzmieniu (mająca zastosowanie do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2004 r.) – oznacza jednak węższy zakres zwolnienia od tego, jaki obowiązywał do końca 2003 r. W obowiązującym stanie prawnym nieopodatkowane są bowiem tylko te świadczenia, wypłatę których przewidują przepisy ustawy – wyznaczając pracodawcy obowiązek ich wypłaty bądź co najmniej wskazując możliwość zwrotu kosztów używania samochodu w pracy (por. art. 46a ustawy o lasach oraz art. 6a ustawy o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej „Poczta Polska”). W pozostałych zaś przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany.

Podatnicy podnoszą co prawda okoliczność, że zgodnie z art. 34a ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088) na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, dla celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy (minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania tych pojazdów, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika), jednak – zgodnie ze stanowiskiem MF – przepis ten normuje jedynie ogólną regułę dotyczącą możliwości używania do celów służbowych – na podstawie umowy cywilnoprawnej – pojazdów będących własnością pracownika, nie ustanawia natomiast obowiązku lub możliwości zwrotu omawianych kosztów przez pracodawcę, co byłoby konieczne dla zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o p.d.o.f.