Czy musi być przystawiona pieczątka przy rozliczaniu pobytu służbowego

Od 1 stycznia 2003 r. pracodawcy mogą we własnym zakresie ustalić zasady odbywania, rozliczania, zwrotu i dokumentowania kosztów z tytułu podróży służbowej. Ustawa o rachunkowości nakłada na wszystkich prowadzących księgi rachunkowe, by podstawą zapisu w nich były dowody księgowe stwierdzające dokonanie danej operacji, czyli tzw. dowody źródłowe (zewnętrzne lub wewnętrzne). Funkcjonujące na rynku druki polecenia wyjazdu służbowego i rozliczenia kosztów podróży mogą spełniać i zazwyczaj spełniają (po ich wypełnieniu) pewne formalne warunki uznania ich za dowód księgowy. Należy jednak pamiętać, że w gestii jednostki gospodarującej jest przyjęcie, lub nie, określonego wzoru formularza dokumentującego dane operacje gospodarcze (tu delegację służbową). Należy również pamiętać, że to pracodawca zwraca wydatki delegowanego w podróż służbową pracownika i to on ma oczywiste prawo weryfikowania wykonania polecenia służbowego i zasadności ponoszonych wydatków. To od pracodawcy będzie zależało, czy podpisze się w rubryce ,,rachunek sprawdzono pod względem merytorycznym oraz sprawdzono wykonanie polecenia służbowego”.

Należy zatem stwierdzić, że zaopatrzenie pieczęcią i podpisem stwierdzenia pobytu służbowego nie wynika z obowiązujących przepisów prawnych (z wyjątkiem sytuacji, gdy pracodawca w wewnętrznych regulacjach określił takie zasady rozliczania delegacji). Co więcej, pracodawca nie musi nawet pisemnie wydawać polecenia wyjazdu służbowego. W Kodeksie pracy (art. 77⁵ § 1) stwierdza się jedynie, że: pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Nie wskazuje się na zachowanie formy pisemnej takiego polecenia.

Oczywiście pisemne rozliczanie delegacji ma swoje znaczenie do celów dowodowych w podatkach dochodowych, chociaż i tu wskazuje się, że warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest nie tylko prawidłowe jego udokumentowanie, ale ścisły związek między wydatkiem – tu dotyczącym danej podróży służbowej – a prowadzoną działalnością (wielkością osiąganych przychodów). Poparciem tego jest wyrok NSA z 24 kwietnia 1996 r., sygn. akt S.A./Ł 849/95, w którym stwierdza się, że: (...) Brak pełnej dokumentacji wyjazdu służbowego nie może być wystarczającą podstawą do przyjęcia, iż wyjazd ten w ogóle nie miał miejsca. W takim przypadku konieczne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego związanego z charakterem spółki i stopniem uprawdopodobnienia konieczności odbywania takich wyjazdów.

Paweł Muż

ekonomista, pracownik redakcji