Ewidencja zaliczki pobranej przez pracownika na zakup towarów

• Instrukcja kasowa i instrukcja obiegu dokumentów

RADA

Rozliczenie pracownika powinno nastąpić na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Jeśli jednak system ma automatycznie przypisane konta, podany przez Czytelnika sposób księgowania jest dopuszczalny, z tym że spółka nie powinna wystawiać dokumentu KW dotyczącego rozliczenia pracownika z kontem dostawcy, gdyż nie następuje tu faktyczne przekazanie gotówki między pracownikiem a kasą. Przeksięgowanie kwot powinno nastąpić dokumentem wewnętrznym, tj. poleceniem księgowania. Sposób rozliczania zaliczek i obieg dokumentów powinny być wprowadzone wewnętrznym zarządzeniem lub instrukcją obiegu dokumentów, instrukcją kasową - jako nieobligatoryjny element polityki rachunkowości. Odpowiednie uregulowania wewnętrzne należy wprowadzać w trakcie działalności jednostki i na bieżąco uaktualniać.

UZASADNIENIE

Rozliczenia gotówkowe są prowadzone w jednostkach za pośrednictwem kasy. Wszystkie wpłaty i wypłaty z kasy dokonywane w danym dniu muszą być ujęte w raporcie kasowym, który jest dowodem księgowym zbiorczym. Do niego należy dołączyć:

• źródłowe dokumenty kasowe - tj. rachunki, faktury, listy płac itp.,

• zastępcze dowody kasowe - KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wypłaci).

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Księgi rachunkowe należy uznać za prowadzone na bieżąco, jeśli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Także dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.

Ograniczenia w obrocie gotówkowym

W ustawie o swobodzie działalności gospodarczej znajdują się zapisy o ograniczeniach dotyczących kwot transakcji gotówkowych. Zgodnie z zapisami tej ustawy dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. Tak więc jednostka może rozliczać się gotówkowo tylko przy transakcjach poniżej 15 000 euro.

Zaliczka pobrana przez pracownika

Wypłata zaliczki pracownikowi na zakup towarów następuje na podstawie wniosku o zaliczkę, który powinien być sprawdzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki. Kasowym dokumentem wypłaty zaliczki jest KW. Rozliczając się z zaliczki, pracownik przedkłada dowody potwierdzające poniesienie wydatku, w postaci np. faktur zakupu materiałów czy towarów.

Przedłożone do rozliczenia i zaksięgowania dokumenty powinny być sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznym i dopiero wtedy zatwierdzone do wypłaty, ponieważ podstawę do dokonania rozliczenia z pobranej zaliczki i zaewidencjonowania w księgach rachunkowych stanowią tylko właściwie udokumentowane wydatki.

Do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłaconych zaliczek służy konto „Inne rozrachunki z pracownikami”. W celu identyfikacji udzielonych zaliczek należy prowadzić ewidencję szczegółową, która powinna zapewnić ustalenie sum należności lub zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika.

W praktyce można się spotkać z różnymi sposobami ewidencjonowania zaliczek pobranych przez pracowników. Najwłaściwszym rozwiązaniem jest rozliczenie pracownika na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Faktury opłacone przez pracownika gotówką otrzymaną z zaliczki należy ewidencjonować bezpośrednio na koncie pracownika, z pominięciem konta dostawcy. Nie ma wtedy potrzeby dodatkowego rozliczania sald kont rozrachunkowych.

Przykład 1

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł.

Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przedstawionej przez Czytelnika sytuacji system FK ma automatycznie powiązane ze sobą konta (magazyn - dostawca), w związku z tym ewidencja musi być dostosowana do możliwości programu, dlatego dopuszczalne jest przyjęte przez spółkę rozwiązanie, choć właściwsze byłoby powiązanie konta dostawcy z kontem „Rozliczenie zakupu”. Wynika to z tego, że towar nie zawsze jest przekazywany razem z fakturą, a dokonywanie ewidencji za pośrednictwem tego konta i prowadzenie dokumentacji magazynowej pozwoli uniknąć rozbieżności między stanem magazynowym a zapisami w księgach.

Nieprawidłowy jednak jest sposób rozliczania konta pracownika z kontem dostawcy na podstawie dowodu KW. Dokument ten, jak wcześniej wspomniano, służy do wszelkich rozliczeń z udziałem konta „Kasa”, natomiast w tym przypadku nie następuje przekazanie gotówki między pracownikiem a kasą. Przeksięgowanie kwot z kont dostawcy na rozliczenie pracownika powinno więc nastąpić dokumentem wewnętrznym, tj. poleceniem księgowania.

Przykład 2

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł. Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

4. Rozliczenie kont rozrachunkowych pracownik - dostawca (dokument Pk):

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Instrukcja kasowa i instrukcja obiegu dokumentów

Tryb przeprowadzania operacji kasowych, sposób ich dokumentowania oraz zasady obiegu dokumentów kasowych jednostka powinna określić w zarządzeniu kierownika lub wewnętrznej instrukcji kasowej, zatwierdzonej i wprowadzonej do stosowania zarządzeniem kierownika jednostki.

W instrukcji kasowej powinien być opisany:

• sposób prowadzenia bieżącej kontroli kasy,

• rodzaj dokumentów, na podstawie których powinny być dokonywane wpłaty i wypłaty z kasy,

• sposób prowadzenia przez kasjera raportów kasowych,

• sposób przechowywania oraz ochrony transportu wartości pieniężnych itp.

Jeśli zasady instrukcji kasowej będą przestrzegane, przyczyni się to do prowadzenia prawidłowej ewidencji środków pieniężnych w kasie, na kontach księgi głównej oraz na kontach ksiąg pomocniczych, a także do ujęcia realnej wartości tych składników aktywów w sprawozdaniu finansowym. W instrukcji kasowej kierownik jednostki powinien ustalić także pogotowie kasowe, tj. kwotę gotówki przeznaczoną na bieżące wydatki, która zawsze powinna być do dyspozycji w kasie. Pogotowie kasowe jest ustalane w celu zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gotówkowego, tak aby nadwyżka środków pieniężnych ponad ustalone potrzeby jednostki była wpłacana na rachunek bankowy jednostki.

W ustawie o rachunkowości nie są określone zasady obiegu dowodów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Dlatego jednostka powinna we własnym zakresie zorganizować właściwy obieg dokumentów. W instrukcji należy precyzyjne określić m.in.:

• uprawnienia i obowiązki komórek organizacyjnych lub osób odpowiedzialnych za:

- przyjmowanie dokumentów obcych i akceptowanie ich do zapłaty,

- wystawianie dowodów własnych wewnętrznych i zewnętrznych w celu udokumentowania dokonanych operacji oraz przekazywanie ich do komórki księgowości,

- sposób kontroli dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przed przekazaniem ich do komórki księgowości,

- procedury kwalifikowania dowodów do ujęcia ich w księgach rachunkowych oraz znakowania i dekretowania tych dokumentów;

• wykaz dokumentów przyjętych do stosowania w jednostce;

• terminy sporządzania i przekazywania dowodów, obieg dokumentów;

• sposób znakowania dokumentów oraz wskazanie, czy dany dowód został zakwalifikowany do druków ścisłego zarachowania czy do druków ścisłej kontroli itp.

• art. 22 ust. 1, art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 77, poz. 649

• art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 18, poz. 97

Joanna Gawrońska

biegły rewident