REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja zaliczki pobranej przez pracownika na zakup towarów

Joanna Gawrońska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik spółki pobiera zaliczki na zakup towarów. Od kontrahentów otrzymuje on faktury ze sposobem zapłaty gotówka. Sprzedawcy nie wydają dokumentu KP potwierdzającego zapłatę za fakturę. Przyjęcie towaru księgowane jest automatycznie przez system FK jednocześnie na magazyn i na konto dostawcy. Rozliczając pobraną zaliczkę pracownika, kasjerka wystawia dokument KP na zwrot zaliczki (Wn Kasa, Ma konto pracownika), a następnie dokument KW rozliczający zapłatę pracownika za fakturę już na konto dostawcy. Na dokumencie KW jako osoba pobierająca gotówkę podpisuje się pracownik, który pobrał zaliczkę i zapłacił sprzedawcy za towar. Czy jest to prawidłowe rozwiązanie? Czy spółka powinna umieścić w polityce rachunkowości zapis o takim sposobie rozliczania zaliczki?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Rozliczenie pracownika powinno nastąpić na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Jeśli jednak system ma automatycznie przypisane konta, podany przez Czytelnika sposób księgowania jest dopuszczalny, z tym że spółka nie powinna wystawiać dokumentu KW dotyczącego rozliczenia pracownika z kontem dostawcy, gdyż nie następuje tu faktyczne przekazanie gotówki między pracownikiem a kasą. Przeksięgowanie kwot powinno nastąpić dokumentem wewnętrznym, tj. poleceniem księgowania. Sposób rozliczania zaliczek i obieg dokumentów powinny być wprowadzone wewnętrznym zarządzeniem lub instrukcją obiegu dokumentów, instrukcją kasową - jako nieobligatoryjny element polityki rachunkowości. Odpowiednie uregulowania wewnętrzne należy wprowadzać w trakcie działalności jednostki i na bieżąco uaktualniać.

UZASADNIENIE

Rozliczenia gotówkowe są prowadzone w jednostkach za pośrednictwem kasy. Wszystkie wpłaty i wypłaty z kasy dokonywane w danym dniu muszą być ujęte w raporcie kasowym, który jest dowodem księgowym zbiorczym. Do niego należy dołączyć:

• źródłowe dokumenty kasowe - tj. rachunki, faktury, listy płac itp.,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• zastępcze dowody kasowe - KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wypłaci).

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Księgi rachunkowe należy uznać za prowadzone na bieżąco, jeśli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Także dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.

Ograniczenia w obrocie gotówkowym

W ustawie o swobodzie działalności gospodarczej znajdują się zapisy o ograniczeniach dotyczących kwot transakcji gotówkowych. Zgodnie z zapisami tej ustawy dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. Tak więc jednostka może rozliczać się gotówkowo tylko przy transakcjach poniżej 15 000 euro.

Zaliczka pobrana przez pracownika

Wypłata zaliczki pracownikowi na zakup towarów następuje na podstawie wniosku o zaliczkę, który powinien być sprawdzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki. Kasowym dokumentem wypłaty zaliczki jest KW. Rozliczając się z zaliczki, pracownik przedkłada dowody potwierdzające poniesienie wydatku, w postaci np. faktur zakupu materiałów czy towarów.

Przedłożone do rozliczenia i zaksięgowania dokumenty powinny być sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznym i dopiero wtedy zatwierdzone do wypłaty, ponieważ podstawę do dokonania rozliczenia z pobranej zaliczki i zaewidencjonowania w księgach rachunkowych stanowią tylko właściwie udokumentowane wydatki.

Do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłaconych zaliczek służy konto „Inne rozrachunki z pracownikami”. W celu identyfikacji udzielonych zaliczek należy prowadzić ewidencję szczegółową, która powinna zapewnić ustalenie sum należności lub zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika.

W praktyce można się spotkać z różnymi sposobami ewidencjonowania zaliczek pobranych przez pracowników. Najwłaściwszym rozwiązaniem jest rozliczenie pracownika na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Faktury opłacone przez pracownika gotówką otrzymaną z zaliczki należy ewidencjonować bezpośrednio na koncie pracownika, z pominięciem konta dostawcy. Nie ma wtedy potrzeby dodatkowego rozliczania sald kont rozrachunkowych.

Przykład 1

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł.

Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przedstawionej przez Czytelnika sytuacji system FK ma automatycznie powiązane ze sobą konta (magazyn - dostawca), w związku z tym ewidencja musi być dostosowana do możliwości programu, dlatego dopuszczalne jest przyjęte przez spółkę rozwiązanie, choć właściwsze byłoby powiązanie konta dostawcy z kontem „Rozliczenie zakupu”. Wynika to z tego, że towar nie zawsze jest przekazywany razem z fakturą, a dokonywanie ewidencji za pośrednictwem tego konta i prowadzenie dokumentacji magazynowej pozwoli uniknąć rozbieżności między stanem magazynowym a zapisami w księgach.

Nieprawidłowy jednak jest sposób rozliczania konta pracownika z kontem dostawcy na podstawie dowodu KW. Dokument ten, jak wcześniej wspomniano, służy do wszelkich rozliczeń z udziałem konta „Kasa”, natomiast w tym przypadku nie następuje przekazanie gotówki między pracownikiem a kasą. Przeksięgowanie kwot z kont dostawcy na rozliczenie pracownika powinno więc nastąpić dokumentem wewnętrznym, tj. poleceniem księgowania.

Przykład 2

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł. Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

4. Rozliczenie kont rozrachunkowych pracownik - dostawca (dokument Pk):

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Instrukcja kasowa i instrukcja obiegu dokumentów

Tryb przeprowadzania operacji kasowych, sposób ich dokumentowania oraz zasady obiegu dokumentów kasowych jednostka powinna określić w zarządzeniu kierownika lub wewnętrznej instrukcji kasowej, zatwierdzonej i wprowadzonej do stosowania zarządzeniem kierownika jednostki.

W instrukcji kasowej powinien być opisany:

• sposób prowadzenia bieżącej kontroli kasy,

• rodzaj dokumentów, na podstawie których powinny być dokonywane wpłaty i wypłaty z kasy,

• sposób prowadzenia przez kasjera raportów kasowych,

• sposób przechowywania oraz ochrony transportu wartości pieniężnych itp.

REKLAMA

Jeśli zasady instrukcji kasowej będą przestrzegane, przyczyni się to do prowadzenia prawidłowej ewidencji środków pieniężnych w kasie, na kontach księgi głównej oraz na kontach ksiąg pomocniczych, a także do ujęcia realnej wartości tych składników aktywów w sprawozdaniu finansowym. W instrukcji kasowej kierownik jednostki powinien ustalić także pogotowie kasowe, tj. kwotę gotówki przeznaczoną na bieżące wydatki, która zawsze powinna być do dyspozycji w kasie. Pogotowie kasowe jest ustalane w celu zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gotówkowego, tak aby nadwyżka środków pieniężnych ponad ustalone potrzeby jednostki była wpłacana na rachunek bankowy jednostki.

W ustawie o rachunkowości nie są określone zasady obiegu dowodów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Dlatego jednostka powinna we własnym zakresie zorganizować właściwy obieg dokumentów. W instrukcji należy precyzyjne określić m.in.:

• uprawnienia i obowiązki komórek organizacyjnych lub osób odpowiedzialnych za:

- przyjmowanie dokumentów obcych i akceptowanie ich do zapłaty,

- wystawianie dowodów własnych wewnętrznych i zewnętrznych w celu udokumentowania dokonanych operacji oraz przekazywanie ich do komórki księgowości,

- sposób kontroli dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przed przekazaniem ich do komórki księgowości,

- procedury kwalifikowania dowodów do ujęcia ich w księgach rachunkowych oraz znakowania i dekretowania tych dokumentów;

• wykaz dokumentów przyjętych do stosowania w jednostce;

• terminy sporządzania i przekazywania dowodów, obieg dokumentów;

• sposób znakowania dokumentów oraz wskazanie, czy dany dowód został zakwalifikowany do druków ścisłego zarachowania czy do druków ścisłej kontroli itp.

• art. 22 ust. 1, art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 77, poz. 649

• art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 18, poz. 97

Joanna Gawrońska

biegły rewident

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Unijne rozporządzenie DORA już obowiązuje. Które firmy muszą stosować nowe przepisy od 17 stycznia 2025 r.?

Od 17 stycznia 2025 r. w Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie DORA. Objęte nim podmioty finansowe miały 2 lata na dostosowanie się do nowych przepisów w zakresie zarządzania ryzykiem ICT. Na niespełna miesiąc przed ostatecznym terminem wdrożenia zmian Europejski Bank Centralny opublikował raport SREP (Supervisory Review and Evaluation Process) za 2024 rok, w którym ze wszystkich badanych aspektów związanych z działalnością banków to właśnie ryzyko operacyjne i teleinformatyczne uzyskało najgorsze średnie wyniki. Czy Rozporządzenie DORA zmieni coś w tym zakresie? Na to pytanie odpowiadają eksperci Linux Polska.

Transfer danych osobowych do Kanady – czy to bezpieczne? Co na to RODO?

Kanada to kraj, który kojarzy się nam z piękną przyrodą, syropem klonowym i piżamowym shoppingiem. Jednak z punktu widzenia RODO Kanada to „państwo trzecie” – miejsce, które nie podlega bezpośrednio unijnym regulacjom ochrony danych osobowych. Czy oznacza to, że przesyłanie danych na drugi brzeg Atlantyku jest ryzykowne?

e-Urząd Skarbowy w Twoim telefonie! Nowa aplikacja zmienia sposób korzystania z usług skarbowych

Ministerstwo Finansów wprowadza rewolucję w dostępie do usług skarbowych. Aplikacja e-Urząd Skarbowy pozwala na szybkie i bezpieczne załatwianie spraw urzędowych. To dopiero początek – kolejne aktualizacje przyniosą jeszcze więcej funkcji!

W 2025 roku oprocentowanie lokat bankowych mocno spadnie. Jak zadbać o oszczędności?

Banki przewidują mocny spadek stóp procentowych. Przykładowo BNP Paribas prognozuje, że na koniec 2025 roku podstawowa stopa procentowa NBP spadnie do 4%, czyli obniży się aż o 1,75 p.p. Z kolei PKO BP zakłada, że stopy procentowe spadną do 3,5%-4% do końca 2026 r. Te oczekiwania już teraz wpływają na oprocentowanie lokat bankowych. Rankomat.pl zwraca uwagę, że średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane NBP) wyniosło zaledwie 3,96% i w kolejnych miesiącach prawdopodobnie będzie dalej spadać. Między innymi dlatego w 2025 r. warto zmienić część swoich nawyków finansowych, do których przywykliśmy w ostatnich dwóch latach.

REKLAMA

Jak opodatkować przychody z najmu? Kluczowe zasady i przepisy

Przychody z najmu można opodatkować ryczałtem lub w ramach działalności gospodarczej. Wybór odpowiedniego sposobu zależy od rodzaju najmu i decyzji podatnika. Sprawdź, jakie zasady obowiązują, jakie stawki podatkowe mają zastosowanie oraz kiedy najem kwalifikuje się jako odrębne źródło przychodów.

9000 zł brutto średniej pensji w Polsce w 2025 r. Kiedy pęknie bariera psychologiczna 10 tys. zł miesięcznie?

Główny Urząd Statystyczny podał, że w grudniu 2024 r. przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw wyniosło 8.821,25 zł. Eksperci oceniają, że w 2025 roku na pewno przeciętne wynagrodzenie w przedsiębiorstwach przekroczy kwotę 9.000 zł brutto (ok. 6.450 zł netto). Natomiast zdaniem przedsiębiorców, granicą psychologiczną przeciętnej miesięcznej pensji w Polsce jest kwota 10 000 zł brutto (ok. 7.150 zł netto). Kiedy ta granica zostanie przełamana?

ZUS zmienił zasady doręczania pism na PUE (eZUS). Nowości od 15 stycznia 2025 r.

W komunikacie z 24 stycznia 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że od 15 stycznia 2025 r. na portalu PUE eZUS udostępnił funkcjonalności, które wynikają z art. 71 ab ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń́ społecznych w zakresie tzw. e-Doręczeń.

Rozliczenie PIT emeryta i rencisty w 2025 r. ZUS wysyła PIT-40A, PIT-11A i PIT-11 za 2024 r. Kiedy zwrot nadpłaty podatku? Jak odliczać i przekazać 1,5 proc. podatku?

W najbliższych tygodniach emeryci i renciści otrzymają ważny formularz, dotyczący rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). ZUS rozpoczął właśnie wysyłkę deklaracji PIT-40A, PIT-11A i PIT-11 za miniony rok. W całym kraju akcja obejmie niemal 10,5 mln osób.

REKLAMA

Zmiany w uldze na dziecko. Wyższe limity, do 120 i 60 tys. zł rocznie

Nowelizacja ustawy o PIT zakłada podwyższenie limitów dochodów uprawniających do ulgi na dziecko. Proponowane zmiany obejmują m.in. zwiększenie limitu przychodów dla rodzin z czwórką lub więcej dzieci do 120 tys. zł rocznie oraz wyższe progi dochodowe dla rodziców wychowujących jedno dziecko.

Płatniku, sporządź i wyślij poprawnie PIT-11, PIT-R, PIT-4R i PIT-8AR

Ministerstwo Finansów przypomina płatnikom o obowiązku sporządzenia i przesłania deklaracji podatkowych za 2024 rok. Sprawdź, jak przygotować formularze, na co zwrócić uwagę i jak uniknąć błędów w dokumentach PIT.

REKLAMA