REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja zaliczki pobranej przez pracownika na zakup towarów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Gawrońska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik spółki pobiera zaliczki na zakup towarów. Od kontrahentów otrzymuje on faktury ze sposobem zapłaty gotówka. Sprzedawcy nie wydają dokumentu KP potwierdzającego zapłatę za fakturę. Przyjęcie towaru księgowane jest automatycznie przez system FK jednocześnie na magazyn i na konto dostawcy. Rozliczając pobraną zaliczkę pracownika, kasjerka wystawia dokument KP na zwrot zaliczki (Wn Kasa, Ma konto pracownika), a następnie dokument KW rozliczający zapłatę pracownika za fakturę już na konto dostawcy. Na dokumencie KW jako osoba pobierająca gotówkę podpisuje się pracownik, który pobrał zaliczkę i zapłacił sprzedawcy za towar. Czy jest to prawidłowe rozwiązanie? Czy spółka powinna umieścić w polityce rachunkowości zapis o takim sposobie rozliczania zaliczki?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Rozliczenie pracownika powinno nastąpić na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Jeśli jednak system ma automatycznie przypisane konta, podany przez Czytelnika sposób księgowania jest dopuszczalny, z tym że spółka nie powinna wystawiać dokumentu KW dotyczącego rozliczenia pracownika z kontem dostawcy, gdyż nie następuje tu faktyczne przekazanie gotówki między pracownikiem a kasą. Przeksięgowanie kwot powinno nastąpić dokumentem wewnętrznym, tj. poleceniem księgowania. Sposób rozliczania zaliczek i obieg dokumentów powinny być wprowadzone wewnętrznym zarządzeniem lub instrukcją obiegu dokumentów, instrukcją kasową - jako nieobligatoryjny element polityki rachunkowości. Odpowiednie uregulowania wewnętrzne należy wprowadzać w trakcie działalności jednostki i na bieżąco uaktualniać.

UZASADNIENIE

Rozliczenia gotówkowe są prowadzone w jednostkach za pośrednictwem kasy. Wszystkie wpłaty i wypłaty z kasy dokonywane w danym dniu muszą być ujęte w raporcie kasowym, który jest dowodem księgowym zbiorczym. Do niego należy dołączyć:

• źródłowe dokumenty kasowe - tj. rachunki, faktury, listy płac itp.,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• zastępcze dowody kasowe - KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wypłaci).

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Księgi rachunkowe należy uznać za prowadzone na bieżąco, jeśli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Także dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.

Ograniczenia w obrocie gotówkowym

W ustawie o swobodzie działalności gospodarczej znajdują się zapisy o ograniczeniach dotyczących kwot transakcji gotówkowych. Zgodnie z zapisami tej ustawy dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. Tak więc jednostka może rozliczać się gotówkowo tylko przy transakcjach poniżej 15 000 euro.

Zaliczka pobrana przez pracownika

REKLAMA

Wypłata zaliczki pracownikowi na zakup towarów następuje na podstawie wniosku o zaliczkę, który powinien być sprawdzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki. Kasowym dokumentem wypłaty zaliczki jest KW. Rozliczając się z zaliczki, pracownik przedkłada dowody potwierdzające poniesienie wydatku, w postaci np. faktur zakupu materiałów czy towarów.

Przedłożone do rozliczenia i zaksięgowania dokumenty powinny być sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznym i dopiero wtedy zatwierdzone do wypłaty, ponieważ podstawę do dokonania rozliczenia z pobranej zaliczki i zaewidencjonowania w księgach rachunkowych stanowią tylko właściwie udokumentowane wydatki.

Do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłaconych zaliczek służy konto „Inne rozrachunki z pracownikami”. W celu identyfikacji udzielonych zaliczek należy prowadzić ewidencję szczegółową, która powinna zapewnić ustalenie sum należności lub zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika.

W praktyce można się spotkać z różnymi sposobami ewidencjonowania zaliczek pobranych przez pracowników. Najwłaściwszym rozwiązaniem jest rozliczenie pracownika na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Faktury opłacone przez pracownika gotówką otrzymaną z zaliczki należy ewidencjonować bezpośrednio na koncie pracownika, z pominięciem konta dostawcy. Nie ma wtedy potrzeby dodatkowego rozliczania sald kont rozrachunkowych.

Przykład 1

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł.

Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przedstawionej przez Czytelnika sytuacji system FK ma automatycznie powiązane ze sobą konta (magazyn - dostawca), w związku z tym ewidencja musi być dostosowana do możliwości programu, dlatego dopuszczalne jest przyjęte przez spółkę rozwiązanie, choć właściwsze byłoby powiązanie konta dostawcy z kontem „Rozliczenie zakupu”. Wynika to z tego, że towar nie zawsze jest przekazywany razem z fakturą, a dokonywanie ewidencji za pośrednictwem tego konta i prowadzenie dokumentacji magazynowej pozwoli uniknąć rozbieżności między stanem magazynowym a zapisami w księgach.

Nieprawidłowy jednak jest sposób rozliczania konta pracownika z kontem dostawcy na podstawie dowodu KW. Dokument ten, jak wcześniej wspomniano, służy do wszelkich rozliczeń z udziałem konta „Kasa”, natomiast w tym przypadku nie następuje przekazanie gotówki między pracownikiem a kasą. Przeksięgowanie kwot z kont dostawcy na rozliczenie pracownika powinno więc nastąpić dokumentem wewnętrznym, tj. poleceniem księgowania.

Przykład 2

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł. Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

4. Rozliczenie kont rozrachunkowych pracownik - dostawca (dokument Pk):

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Instrukcja kasowa i instrukcja obiegu dokumentów

Tryb przeprowadzania operacji kasowych, sposób ich dokumentowania oraz zasady obiegu dokumentów kasowych jednostka powinna określić w zarządzeniu kierownika lub wewnętrznej instrukcji kasowej, zatwierdzonej i wprowadzonej do stosowania zarządzeniem kierownika jednostki.

W instrukcji kasowej powinien być opisany:

• sposób prowadzenia bieżącej kontroli kasy,

• rodzaj dokumentów, na podstawie których powinny być dokonywane wpłaty i wypłaty z kasy,

• sposób prowadzenia przez kasjera raportów kasowych,

• sposób przechowywania oraz ochrony transportu wartości pieniężnych itp.

REKLAMA

Jeśli zasady instrukcji kasowej będą przestrzegane, przyczyni się to do prowadzenia prawidłowej ewidencji środków pieniężnych w kasie, na kontach księgi głównej oraz na kontach ksiąg pomocniczych, a także do ujęcia realnej wartości tych składników aktywów w sprawozdaniu finansowym. W instrukcji kasowej kierownik jednostki powinien ustalić także pogotowie kasowe, tj. kwotę gotówki przeznaczoną na bieżące wydatki, która zawsze powinna być do dyspozycji w kasie. Pogotowie kasowe jest ustalane w celu zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gotówkowego, tak aby nadwyżka środków pieniężnych ponad ustalone potrzeby jednostki była wpłacana na rachunek bankowy jednostki.

W ustawie o rachunkowości nie są określone zasady obiegu dowodów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Dlatego jednostka powinna we własnym zakresie zorganizować właściwy obieg dokumentów. W instrukcji należy precyzyjne określić m.in.:

• uprawnienia i obowiązki komórek organizacyjnych lub osób odpowiedzialnych za:

- przyjmowanie dokumentów obcych i akceptowanie ich do zapłaty,

- wystawianie dowodów własnych wewnętrznych i zewnętrznych w celu udokumentowania dokonanych operacji oraz przekazywanie ich do komórki księgowości,

- sposób kontroli dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przed przekazaniem ich do komórki księgowości,

- procedury kwalifikowania dowodów do ujęcia ich w księgach rachunkowych oraz znakowania i dekretowania tych dokumentów;

• wykaz dokumentów przyjętych do stosowania w jednostce;

• terminy sporządzania i przekazywania dowodów, obieg dokumentów;

• sposób znakowania dokumentów oraz wskazanie, czy dany dowód został zakwalifikowany do druków ścisłego zarachowania czy do druków ścisłej kontroli itp.

• art. 22 ust. 1, art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 77, poz. 649

• art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 18, poz. 97

Joanna Gawrońska

biegły rewident

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

REKLAMA

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Prof. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba zastosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA