REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja zaliczki pobranej przez pracownika na zakup towarów

Joanna Gawrońska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik spółki pobiera zaliczki na zakup towarów. Od kontrahentów otrzymuje on faktury ze sposobem zapłaty gotówka. Sprzedawcy nie wydają dokumentu KP potwierdzającego zapłatę za fakturę. Przyjęcie towaru księgowane jest automatycznie przez system FK jednocześnie na magazyn i na konto dostawcy. Rozliczając pobraną zaliczkę pracownika, kasjerka wystawia dokument KP na zwrot zaliczki (Wn Kasa, Ma konto pracownika), a następnie dokument KW rozliczający zapłatę pracownika za fakturę już na konto dostawcy. Na dokumencie KW jako osoba pobierająca gotówkę podpisuje się pracownik, który pobrał zaliczkę i zapłacił sprzedawcy za towar. Czy jest to prawidłowe rozwiązanie? Czy spółka powinna umieścić w polityce rachunkowości zapis o takim sposobie rozliczania zaliczki?

RADA

Autopromocja

Rozliczenie pracownika powinno nastąpić na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Jeśli jednak system ma automatycznie przypisane konta, podany przez Czytelnika sposób księgowania jest dopuszczalny, z tym że spółka nie powinna wystawiać dokumentu KW dotyczącego rozliczenia pracownika z kontem dostawcy, gdyż nie następuje tu faktyczne przekazanie gotówki między pracownikiem a kasą. Przeksięgowanie kwot powinno nastąpić dokumentem wewnętrznym, tj. poleceniem księgowania. Sposób rozliczania zaliczek i obieg dokumentów powinny być wprowadzone wewnętrznym zarządzeniem lub instrukcją obiegu dokumentów, instrukcją kasową - jako nieobligatoryjny element polityki rachunkowości. Odpowiednie uregulowania wewnętrzne należy wprowadzać w trakcie działalności jednostki i na bieżąco uaktualniać.

UZASADNIENIE

Rozliczenia gotówkowe są prowadzone w jednostkach za pośrednictwem kasy. Wszystkie wpłaty i wypłaty z kasy dokonywane w danym dniu muszą być ujęte w raporcie kasowym, który jest dowodem księgowym zbiorczym. Do niego należy dołączyć:

• źródłowe dokumenty kasowe - tj. rachunki, faktury, listy płac itp.,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• zastępcze dowody kasowe - KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wypłaci).

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Księgi rachunkowe należy uznać za prowadzone na bieżąco, jeśli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Także dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.

Ograniczenia w obrocie gotówkowym

W ustawie o swobodzie działalności gospodarczej znajdują się zapisy o ograniczeniach dotyczących kwot transakcji gotówkowych. Zgodnie z zapisami tej ustawy dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. Tak więc jednostka może rozliczać się gotówkowo tylko przy transakcjach poniżej 15 000 euro.

Zaliczka pobrana przez pracownika

Wypłata zaliczki pracownikowi na zakup towarów następuje na podstawie wniosku o zaliczkę, który powinien być sprawdzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki. Kasowym dokumentem wypłaty zaliczki jest KW. Rozliczając się z zaliczki, pracownik przedkłada dowody potwierdzające poniesienie wydatku, w postaci np. faktur zakupu materiałów czy towarów.

Przedłożone do rozliczenia i zaksięgowania dokumenty powinny być sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznym i dopiero wtedy zatwierdzone do wypłaty, ponieważ podstawę do dokonania rozliczenia z pobranej zaliczki i zaewidencjonowania w księgach rachunkowych stanowią tylko właściwie udokumentowane wydatki.

Do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłaconych zaliczek służy konto „Inne rozrachunki z pracownikami”. W celu identyfikacji udzielonych zaliczek należy prowadzić ewidencję szczegółową, która powinna zapewnić ustalenie sum należności lub zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika.

W praktyce można się spotkać z różnymi sposobami ewidencjonowania zaliczek pobranych przez pracowników. Najwłaściwszym rozwiązaniem jest rozliczenie pracownika na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Faktury opłacone przez pracownika gotówką otrzymaną z zaliczki należy ewidencjonować bezpośrednio na koncie pracownika, z pominięciem konta dostawcy. Nie ma wtedy potrzeby dodatkowego rozliczania sald kont rozrachunkowych.

Przykład 1

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł.

Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przedstawionej przez Czytelnika sytuacji system FK ma automatycznie powiązane ze sobą konta (magazyn - dostawca), w związku z tym ewidencja musi być dostosowana do możliwości programu, dlatego dopuszczalne jest przyjęte przez spółkę rozwiązanie, choć właściwsze byłoby powiązanie konta dostawcy z kontem „Rozliczenie zakupu”. Wynika to z tego, że towar nie zawsze jest przekazywany razem z fakturą, a dokonywanie ewidencji za pośrednictwem tego konta i prowadzenie dokumentacji magazynowej pozwoli uniknąć rozbieżności między stanem magazynowym a zapisami w księgach.

Nieprawidłowy jednak jest sposób rozliczania konta pracownika z kontem dostawcy na podstawie dowodu KW. Dokument ten, jak wcześniej wspomniano, służy do wszelkich rozliczeń z udziałem konta „Kasa”, natomiast w tym przypadku nie następuje przekazanie gotówki między pracownikiem a kasą. Przeksięgowanie kwot z kont dostawcy na rozliczenie pracownika powinno więc nastąpić dokumentem wewnętrznym, tj. poleceniem księgowania.

Przykład 2

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł. Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

4. Rozliczenie kont rozrachunkowych pracownik - dostawca (dokument Pk):

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Instrukcja kasowa i instrukcja obiegu dokumentów

Tryb przeprowadzania operacji kasowych, sposób ich dokumentowania oraz zasady obiegu dokumentów kasowych jednostka powinna określić w zarządzeniu kierownika lub wewnętrznej instrukcji kasowej, zatwierdzonej i wprowadzonej do stosowania zarządzeniem kierownika jednostki.

W instrukcji kasowej powinien być opisany:

• sposób prowadzenia bieżącej kontroli kasy,

• rodzaj dokumentów, na podstawie których powinny być dokonywane wpłaty i wypłaty z kasy,

• sposób prowadzenia przez kasjera raportów kasowych,

• sposób przechowywania oraz ochrony transportu wartości pieniężnych itp.

Jeśli zasady instrukcji kasowej będą przestrzegane, przyczyni się to do prowadzenia prawidłowej ewidencji środków pieniężnych w kasie, na kontach księgi głównej oraz na kontach ksiąg pomocniczych, a także do ujęcia realnej wartości tych składników aktywów w sprawozdaniu finansowym. W instrukcji kasowej kierownik jednostki powinien ustalić także pogotowie kasowe, tj. kwotę gotówki przeznaczoną na bieżące wydatki, która zawsze powinna być do dyspozycji w kasie. Pogotowie kasowe jest ustalane w celu zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gotówkowego, tak aby nadwyżka środków pieniężnych ponad ustalone potrzeby jednostki była wpłacana na rachunek bankowy jednostki.

W ustawie o rachunkowości nie są określone zasady obiegu dowodów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Dlatego jednostka powinna we własnym zakresie zorganizować właściwy obieg dokumentów. W instrukcji należy precyzyjne określić m.in.:

• uprawnienia i obowiązki komórek organizacyjnych lub osób odpowiedzialnych za:

- przyjmowanie dokumentów obcych i akceptowanie ich do zapłaty,

- wystawianie dowodów własnych wewnętrznych i zewnętrznych w celu udokumentowania dokonanych operacji oraz przekazywanie ich do komórki księgowości,

- sposób kontroli dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przed przekazaniem ich do komórki księgowości,

- procedury kwalifikowania dowodów do ujęcia ich w księgach rachunkowych oraz znakowania i dekretowania tych dokumentów;

• wykaz dokumentów przyjętych do stosowania w jednostce;

• terminy sporządzania i przekazywania dowodów, obieg dokumentów;

• sposób znakowania dokumentów oraz wskazanie, czy dany dowód został zakwalifikowany do druków ścisłego zarachowania czy do druków ścisłej kontroli itp.

• art. 22 ust. 1, art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 77, poz. 649

• art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 18, poz. 97

Joanna Gawrońska

biegły rewident

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zmiany w KSeF - MF planuje w drugiej połowie marca przedstawienie projektu rozwiązań legislacyjnych

    Zmiany w  KSeF. Ministerstwo Finansów chce w drugiej połowie marca przedstawić projekt rozwiązań legislacyjnych do finalnej konsultacji. 

    Organy podatkowe wysyłają podatnikom nieformalne pisma (tzw. listy behawioralne). RPO zapytał Ministra Finansów o podstawę prawną takich działań

    Organy Krajowej Administracji Skarbowej wysyłają obywatelom nieformalne pisma z ewentualnymi zastrzeżeniami co do prawidłowego wywiązywania się przez nich z obowiązków podatkowych. Takie działania budzą wątpliwości a także emocje podatników, którzy już odebrali takie "listy behawioralne". Mają oni wątpliwości i pytania co do tej procedury, której nie przewiduje Ordynacja podatkowa. Rzecznik Praw Obywatelskich poprosił Ministra Finansów o kompleksowe wyjaśnienia tych działań. Marcin Wiącek pyta ministra Andrzeja Domańskiego m.in. o to, na jakiej podstawie ustalany jest krąg adresatów listów oraz czy resort kontroluje zasadność ich kierowania do podatników.

    Wakacje kredytowe w 2024 roku - projekt ustawy dziś na posiedzeniu rządu

    Rząd zajmie się dzisiaj m.in. projektem dotyczącym wakacji kredytowych na 2024 rok, czyli nowelizacją ustawy o wsparciu kredytobiorców, którzy zaciągnęli kredyt mieszkaniowy i znajdują się w trudnej sytuacji finansowej oraz ustawy o finansowaniu społecznościowym dla przedsięwzięć gospodarczych i pomocy kredytobiorcom. 

    System kaucyjny w Polsce. Od kiedy? Na czym ma polegać? Jeżeli do kaucji zostanie doliczony VAT, to konsumenci zapłacą dodatkowy podatek

    Przepisy ustawy kaucyjnej nie pozwalają jednoznacznie stwierdzić, czy do kaucji doliczony będzie VAT; jeśli tak się stanie, to konsument zapłaci dodatkowy podatek - ocenili przedstawiciele branży napojowej i handel detaliczny. Zaapelowali, by start systemu przesunąć na 2026 r.

    "Trójpak" dotyczący Trybunału Konstytucyjnego - projekty uchwały, ustawy i zmian w Konstytucji na najbliższym posiedzeniu Sejmu [6-8 marca]

    Na najbliższym posiedzeniu Sejmu zostanie zaprezentowany "trójpak" dotyczący Trybunału Konstytucyjnego - projekty uchwały, ustawy i zmian w Konstytucji RP.

    Zmiany w podatku Belki - MF ma już projekt ustawy, którym w tym tygodniu zajmie się Rada Ministrów

    Zmiany w podatku Belki coraz bliżej. Ministerstwo Finansów ma już przygotowany projekt ustawy, którym w tym tygodniu zajmie się rząd.

    Rząd szykuje zmiany w składce zdrowotnej. "Niestety, planowane zmiany nie spowodują zmniejszenia wysokości daniny"

    Rząd zmienia zasady rozliczeń składki zdrowotnej i proponuje dwa rozwiązania. Przedsiębiorcy są zdania, że planowane zmiany nie spowodują zmniejszenia wysokości składki zdrowotnej, o co od dawna zabiegają.

    Twój e-PIT - zwrot podatku nawet w ciągu jednego dnia

    Zwroty z większości zeznań PIT-37 złożonych w usłudze Twój e-PIT trafiają na konto znacznie szybciej. Niektórzy dostają zwrot nawet w ciągu jednego dnia - poinformował szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda.

    Ulga na jedno dziecko 2024. 112 tys. zł to niestety limit dochodów wspólny dla obojga rodziców lub opiekunów prawnych

    Rodzice odliczający ulgę na dziecko często są zaskoczeni informacją, że możliwość skorzystania z tej ulgi ogranicza limit ich dochodów nie tylko w przypadku, gdy mają jedno dziecko. Także gdy mają np. dwoje dzieci, jedno z ich dzieci jest małoletnie (czyli uprawnia do ulgi) a drugie np. ukończyło 25. rok życia (czyli nie uprawnia do odliczenia ulgi prorodzinnej). Dotyczy to też sytuacji gdy dziecko po ukończeniu 18 roku życia (a przed ukończeniem 25. rok życia) przestało uczyć się lub studiować. Te zasady dotyczą zarówno roku 2024 jak i poprzednich 2023 r. i 2022 r.

    Krajowy Plan Odbudowy w Polsce w 2024 roku. Wyścig z czasem po 60 miliardów euro

    Zeszłotygodniowe informacje dotyczące odblokowania funduszy europejskich są optymistyczne – kierunek działań przyjęty przez polski rząd może liczyć na przychylność UE. Pamiętajmy jednak, że deklaracje te nie oznaczają, że środki na wspieranie reform i inwestycji zostaną nam „automatycznie” udostępnione - pisze Łukasz Kościjańczuk, partner w CRIDO.

    REKLAMA