Ewidencja odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Marzena Dworska

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych funkcjonuje na podstawie ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn.zm.). Środkami tego funduszu administruje pracodawca. Fundusz tworzony jest z corocznego odpisu ustalanego na podstawie przecietnej, planowanej na początku roku, średniej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. W ponizszej tabeli przypominamy wysokość odpisów obowiązujących w roku 2007.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Odpis jako koszt podatkowy

Kwota odpisu podstawowego zaliczona jest w koszty bilansowe danego roku w całości. Inaczej wygląda ta kwalifikacja, jeśli chodzi o zaliczenie odpisów do kosztów podatkowych. Zdarza się bowiem w praktyce, że na skutek słabej płynności pracodawca nie odprowadza środków na rachunek bankowy w przewidzianych przepisami ustawy o ZFŚS terminach. W takim przypadku podatnik nie może obniżyć podstawy opodatkowania, co wynika z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (oraz art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Zgodnie z przywołanymi artykułami kosztem są odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu.

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z przepisami pracodawca powinien przekazać na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku. Jednak już do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów.

Warto w tym miejscu przywołać wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 czerwca 2005 r. (FSK 1811/04). W wyroku tym NSA stwierdził, że warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na rzecz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest definitywne (faktyczne) poniesienie wydatku oraz wpłacenie środków stanowiących równowartość naliczonych odpisów na odrębny rachunek bankowy.

Na uwagę zasługuje również możliwość przekazania wyższego odpisu niż ten w wartości podstawowej. Poniżej przedstawiam fragment odpowiedzi Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku z 15 listopada 2006 r., nr DP/423-0130/06/AK, zamieszczonej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów:

„(...) Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy z 15 lutego 1992 r. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika; kosztem uzyskania przychodów są jednak odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu. (...) Dla celów podatkowych odpisy i zwiększenia na ZFŚS tworzone w wysokości określonej w układzie zbiorowym pracy stanowią koszt uzyskania przychodów na takich samych zasadach jak odpisy, o których mowa w art. 5 ustawy o ZFŚS, jeżeli ich równowartość przekazana została na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu”.

Także Ministerstwo Finansów w piśmie z 30 lipca 1997 r., nr PO 3-4852/722-491/WK/97, stwierdziło, iż dla pracodawców, którzy skorzystali z możliwości wynikających z art. 4 ustawy o ZFŚS i dowolnie ukształtowali, na podstawie układu zbiorowego pracy, wysokość odpisu na fundusz, odpis ten i jego zwiększenia (nawet w wysokości wyższej od określonego w art. 5 ustawy) będą stanowić koszt uzyskania przychodów. Warunkiem jest jednak, aby środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu.

Odpisy na fundusz w księdze głównej

Ewidencja funduszu prowadzona jest na koncie zespołu 8, np. 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

Natomiast środki pieniężne funduszu przechowywane na wyodrębnionym rachunku bankowym ujmowane są na koncie analitycznym zespołu 1 np. 133 „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”. W poniższej tabeli prezentujemy ewidencję podstawowych operacji księgowych związanych z odpisem na ZFŚS.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład

Przedsiębiorstwo A tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Wyliczony w oparciu o ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych odpis wynosi 10 000 zł. W maju przekazano na wyodrębniony rachunek bankowy kwotę będącą równowartością 75 proc. całości odpisu, czyli 7500 zł. Pozostałe 25 proc., tj. 2500 zł, przedsiębiorstwo przekazało we wrześniu. W księgach rachunkowych dokonano następujących zapisów:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:

• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn.zm.),

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),

• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),

• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).