Jak ewidencjonować dotację na sfinansowanie bieżącej działalności

RADA

Otrzymane dotacje przeznaczone na finansowanie bieżącej działalności stanowią dla spółki pozostałe przychody operacyjne. Koszty ogólne należy zaliczyć do wydatków kwalifikowanych, jeśli są one oparte na kosztach rzeczywistych związanych z realizacją przedsięwzięcia współfinansowanego z funduszy strukturalnych. Koszty kwalifikowane należy proporcjonalnie rozliczyć dla przedsięwzięcia, z zastosowaniem właściwie uzasadnionej i sprawdzonej metody. Dlatego jednostka musi odpowiednio dostosować plan kont do ewidencji środków unijnych i ich wykorzystania.

UZASADNIENIE

Fundusze unijne finansujące działalność jednostek gospodarczych mają ogromny wpływ na ich innowacyjność. Ich celem jest wprowadzanie nowych i zmodernizowanych wyrobów, nowych lub zmienionych procesów technologicznych lub organizacyjno-technicznych.

Tabela 1. Rodzaje dotacji

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dotacje unijne udzielone na finansowanie bieżącej działalności obrotowej, w tym przypadku na świadczone przez spółkę usługi, to dotacje przedmiotowe do przychodów.

Czy wszystkie wydatki finansowane z przyznanych dotacji podlegają zwrotowi

Wydatek jest kwalifikowany (podlega zwrotowi), jeżeli został poniesiony w ramach zatwierdzonego projektu realizowanego z udziałem funduszy strukturalnych i spełnia warunki szczegółowe określone w rozporządzeniu komisji nr 448/2004.

Wydatkami kwalifikowanymi mogą być:

• koszty bankowe związane z prowadzeniem odrębnych rachunków dla funduszy strukturalnych;

• opłaty za doradztwo prawne, opłaty notarialne, koszty ekspertyz technicznych i finansowych, koszty księgowania i audytu, jeżeli są bezpośrednio związane z realizowanym przedsięwzięciem i są niezbędne dla jego przygotowania lub realizacji albo - w przypadku kosztów prowadzenia księgowości lub audytu - są związane ze spełnieniem wymogów stawianych przez instytucję zarządzającą;

• koszt amortyzacji nieruchomości lub urządzeń, które mają bezpośredni związek z celami przedsięwzięcia po spełnieniu odpowiednich warunków;

• wynagrodzenia pracowników realizujących projekty finansowane ze środków pomocowych;

• pozostałe koszty, które zostały poniesione w związku z realizacją projektu (np. materiały biurowe, delegacje pracowników, materiały promocyjno-reklamowe).

Dotacje w księgach rachunkowych

Przepisy regulujące korzystanie z dotacji unijnych nakładają na przedsiębiorców obowiązek dostosowania i prowadzenia odrębnej ewidencji funduszy zgodnej z krajowymi regulacjami, tj. z ustawą o rachunkowości. Wyodrębnienie ewidencji jest konieczne dla celów kontrolnych.

Przedsiębiorca ma obowiązek zaprezentować i udokumentować poprawność zarządzania i wykorzystania dotacji. Wiąże się to z dostosowaniem zasad (polityki) rachunkowości w celu ewidencji i rozliczania otrzymanego dofinansowania.

Jest to bardzo ważne, ponieważ sposób rozliczania i wykorzystania wypłaconych subwencji jest rygorystycznie kontrolowany przez jednostki monitorująco-kontrolne.

Dla celów kontrolnych jednostki otrzymujące fundusze unijne muszą prowadzić ewidencję otrzymanych środków na wyodrębnionych kontach bankowych. W tym celu powinny założyć w banku odpowiedni rachunek bankowy.

Ponieważ beneficjentem korzystającym z publicznych środków wspólnotowych jest spółka prawa handlowego, ma ona obowiązek zastosować metodę wynikową do ewidencji funduszy pomocowych. Metoda ta polega na zaliczeniu otrzymanych subwencji do przychodów.

Gdyby spółka otrzymała dotację na nabycie lub wytworzenie aktywów, wówczas zaksięgowałaby ją jako rozliczenia międzyokresowe przychodów.

Tabela 2. Rodzaje dotacji ze względu na sposób ich ewidencji

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Obowiązek ewidencji dotacji w księgach rachunkowych powstaje w chwili jej otrzymania. Sam fakt uzyskania decyzji o otrzymaniu subwencji można zaksięgować na koncie pozabilansowym jako należności warunkowe po stronie Wn.

Środki pieniężne otrzymane w walutach obcych należy przeliczyć po kursie kupna walut stosowanym przez bank, z którego usług korzysta jednostka.

Dotacje otrzymane na sfinansowanie bieżącej działalności są dla spółki przychodami podatkowymi. Zgodnie z art. 12 ust. 1 przychodami są w szczególności otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym również różnice kursowe. Wydatki sfinansowane ze środków pomocowych zalicza się do kosztów podatkowych na zasadach określonych w art. 15 ustawy.

Jedynie w przypadku, gdy otrzymane fundusze stanowią zwrot wydatków, które nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, nie są one przychodem podatkowym przedsiębiorcy.

Otrzymanie dotacji unijnych w świetle art. 29 ust. 1 ustawy o VAT jest opodatkowane tylko wówczas, gdy mają one bezpośredni wpływ na cenę towarów lub świadczonych usług. Fundusze otrzymane na te działania spółki, które nie mają wpływu na wielkość cen skalkulowanych przez przedsiębiorcę, nie są opodatkowane.

Obowiązek podatkowy od dopłat powstaje z chwilą wpływu środków pomocowych na rachunek bankowy przedsiębiorcy. Dotyczy to również zaliczek i przedpłat (mających bezpośredni wpływ na cenę). Otrzymana dotacja powinna być opodatkowana zgodnie ze stawką stosowaną dla towarów i usług, których ona dotyczy. Operację tę dokumentuje się fakturą wewnętrzną. Kwota dopłaty stanowi wartość brutto, co oznacza, że podatek powinien być liczony metodą „w stu”.

Podatek naliczony VAT od zakupów sfinansowanych dotacjami odlicza się na zasadach ogólnych. Oznacza to, że podatek ten można odliczyć wówczas, gdy podatnik prowadzi działalność opodatkowaną, a kupiony towar lub usługa będą wykorzystywane w działalności opodatkowanej.

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogłyby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym. Wyjątek dotyczy przypadków, gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego.

Przykład

Spółka ALFA uzyskała dotację służącą sfinansowaniu bieżącej działalności (zmiana procesu technologicznego). Projekt ten jest sfinansowany w 100% ze środków EFS. W budżecie projektu zostały zaplanowane następujące koszty:

• audyt projektu - 18 000 zł,

• wynagrodzenia pracowników realizujących projekt - 155 000 zł,

• obsługa księgowa (biuro rachunkowe) - 18 000 zł,

• obsługa prawna - 18 000 zł,

• materiały biurowe - 12 200 zł.

Całkowity koszt projektu wynosi 221 200 zł.

Projekt był realizowany od 1 maja 2007 r. do 31 grudnia 2007 r.

W maju na wyodrębniony rachunek bankowy wpłynęła dotacja w wysokości 221 200 zł. Opłaty za prowadzenie rachunku bankowego poniesione w czasie realizacji projektu wyniosły 350 zł.

Spółka ewidencjonuje koszty na kontach zespołu 4.

Ewidencja księgowa

1. Decyzja o uzyskaniu dotacji na realizację projektu - dekretacja na koncie pozabilansowym:

Wn „Należności warunkowe” 221 200,00

2. Wpływ pieniędzy z dotacji na konto spółki:

Otrzymana dotacja nie ma wpływu na cenę sprzedawanych produktów, dlatego spółka nie ma obowiązku naliczenia VAT należnego.

Wn „Rachunek bankowy środków unijnych” 221 200,00

Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 221 200,00

- w analityce „Dotacje”

Równolegle wyksięgowanie należności warunkowej z ewidencji pozabilansowej

Ma „Należności warunkowe” 221 200,00

3. W okresie od maja do grudnia zaewidencjonowano następujące koszty związane z realizacją projektu:

a) materiały biurowe

Wn „Zużycie materiałów” 10 000,00

Wn „VAT naliczony” 2 200,00

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 12 200,00

b) pozostałe koszty

• audyt projektu - 14 754,10 zł,

• obsługa księgowa - 14 754,10 zł,

• obsługa prawna - 14 754,10 zł.

Wn „Usługi obce” 44 262,30

Wn „VAT naliczony” 9 737,70

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 54 000,00

4. Wynagrodzenia pracowników realizujących projekt były niższe niż zakładano w budżecie i wyniosły 105 000 zł:

Wn „Wynagrodzenia” 105 000,00

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 105 000,00

5. Zapłacono za kupione usługi:

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 66 200,00

Ma „Rachunek bankowy środków unijnych” 66 200,00

6. Wypłacono pracownikom wynagrodzenia:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 105 000,00

Ma „Rachunek bankowy środków unijnych” 105 000,00

7. Zaksięgowano opłaty bankowe:

Wn „Usługi obce” 350,00

Ma „Rachunek bankowy środków unijnych” 350,00

Wykorzystano 171 550 zł z przyznanej dotacji. Pozostałe 49 650 zł zwrócono po zakończeniu realizacji projektu.

8. Zwrot niewykorzystanych środków:

Wn „Pozostałe przychody operacyjne” 49 650,00

- w analityce „Dotacje”

Ma „Rachunek bankowy środków unijnych” 49 650,00

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 3 ust. 1 pkt 30 i 32g, art. 41 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• art. 12 ust. 1 pkt 1, art. 12 ust. 4 pkt 6a, art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 29 ust. 1, art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1382

Maryla Piotrowska

główna księgowa z licencją MF