Rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne na przełomie roku

RADA

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Koszty ujęte na fakturze, dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych, powinny być zaewidencjonowane jako „Rozliczenia międzyokresowe czynne”. Jeżeli natomiast koszty dotyczą danego okresu sprawozdawczego, ale zostaną poniesione dopiero w przyszłym okresie, stanowią one rezerwę na koszty, którą trzeba zaewidencjonować na koncie „Rozliczenia międzyokresowe bierne”.

UZASADNIENIE

Zgodnie z zasadą memoriału w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że ujęcie skutków zdarzenia następuje niezależnie od tego, czy transakcja jest udokumentowana fakturą czy wiarygodnie oszacowana.

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury z serwisem internetowym

Z kolei dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego należy zaliczyć koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. W rachunkowości do tego celu wykorzystywane są rozliczenia międzyokresowe czynne lub bierne.

Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów powinny być rozliczane z zachowaniem zasady ostrożności, tzn. nie mogą być rozliczane w nadmiernie długim okresie, żeby nie nastąpiło zawyżenie aktywów jednostki. Najczęściej rozliczeniami międzyokresowymi czynnymi objęte są:

• czynsze i dzierżawy,

• ubezpieczenia majątkowe,

• podatki od nieruchomości i środków transportu,

• prenumeraty.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów dokonywane są w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy. Wynikają one w szczególności:

• ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez jej kontrahentów, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny,

• z obowiązku wykonania związanych z bieżącą działalnością przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, które jednostka będzie musiała zrealizować, których kwotę można oszacować, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.

Dokonywanie odpisów z tytułu biernych rozliczeń międzyokresowych jest zasadne, jeżeli koszty dotyczą danego okresu sprawozdawczego, jednak zostaną poniesione dopiero w przyszłym okresie sprawozdawczym.

Przykład 1

Spółka podpisała umowę o badanie sprawozdania finansowego za 2007 r. Wartość netto umowy - 50 000 zł. W grudniu audytor przeprowadził badanie wstępne i wystawił fakturę na 50% wartości usługi. Faktura została zapłacona w styczniu 2008 r. W lutym audytor wystawił fakturę za badanie końcowe w kwocie 25 000 zł netto.

Ewidencja księgowa w grudniu 2007 r.

1. Faktura otrzymana od audytora za wykonanie badania wstępnego:

• netto - 25 000 zł

• VAT - 5500 zł

Wn „Usługi obce” 25 000

Wn „VAT naliczony” 5 500

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 30 500

2. Rezerwa na koszty audytu sprawozdania finansowego za 2007 r. - 25 000 zł:

Wn „Rozliczenie kosztów” 25 000

Ma „Rozliczenia międzyokresowe bierne” 25 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa w styczniu 2008 r.

1. Zapłata za fakturę audytora:

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 30 500

Ma „Rachunek bankowy” 30 500

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa w lutym 2008 r.

1. Faktura otrzymana od audytora za wykonanie badania ostatecznego:

• netto - 25 000 zł

• VAT - 5500 zł

Wn „Usługi obce” 25 000

Wn „VAT naliczony” 5 500

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 30 500

2. Rozliczenie kosztów pokrytych rezerwą:

Wn „Rozliczenia międzyokresowe bierne” 25 000

Ma „Rozliczenie kosztów” 25 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Nie ma potrzeby tworzenia rezerw na koszty audytu, jeśli koszty te w każdym roku są zbliżone.

Przykład 2

W grudniu 2007 r. spółka otrzymała fakturę za czynsz najmu pomieszczeń biurowych za I kwartał 2008 r. Wartość netto usługi - 30 000 zł, VAT - 6600 zł. Faktura została opłacona w styczniu 2008 r.

Ewidencja księgowa w grudniu 2007 r.

1. Faktura otrzymana za najem pomieszczeń biurowych za I kwartał 2008 r.:

Wn „Usługi obce” 30 000

Wn „VAT naliczony” 6 600

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 36 600

2. Przeniesienie kosztów do rozliczania w czasie:

Wn „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 30 000

Ma „Rozliczenie kosztów” 30 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa w styczniu 2008 r.

1. Zapłata za fakturę:

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 36 600

Ma „Rachunek bankowy” 36 600

2. Rozliczenie czynszu najmu za styczeń 2008 r.:

30 000 zł : 3 miesiące = 10 000 zł/miesiąc

Wn „Rozliczenie kosztów” 10 000

Ma „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 10 000

W ten sam sposób będzie przebiegać ewidencja w kolejnych miesiącach.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 3

W grudniu spółka przeprowadziła remont maszyny produkcyjnej. Koszt usługi wynikający z umowy wynosi 20 000 zł netto. W styczniu, przed otrzymaniem faktury, spółka zareklamowała usługę, w wyniku czego wykonawca udzielił rabatu w kwocie 2000 zł netto. Ostateczna wartość faktury za remont wyniosła 18 000 zł netto.

Ewidencja księgowa w grudniu 2007 r.

1. Utworzenie rezerwy na koszty remontu maszyny produkcyjnej:

Wn „Rozliczenie kosztów” 20 000

Ma „Rozliczenia międzyokresowe bierne” 20 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa w styczniu 2008 r.

1. Faktura od wykonawcy:

• wartość netto - 18 000 zł

• VAT - 3960 zł

Wn „Usługi obce” 18 000

Wn „VAT naliczony 3 960

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 21 960

2. Rozliczenie rezerwy:

Wn „Rozliczenia międzyokresowe bierne” 20 000

Ma „Rozliczenie kosztów” 20 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 6, art. 7, art. 20 ust. 1, art. 39 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• art. 15 ust. 4d i 4e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

Małgorzata Kawczyńska

główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2005