W jaki sposób dokonać rozliczenia kosztów reklamacji

ELŻBIETA LUBRYKA-GRĘDYSA

menedżer w dziale audytu firmy Ernst & Young

Należy w tym przypadku pamiętać o zasadzie ujmowania kosztów, które można bezpośrednio powiązać z przychodami w okresie, w którym przychody te wystąpiły. Koszt napraw gwarancyjnych jest bezpośrednio powiązany z przychodem osiągniętym ze sprzedaży reklamowanego produktu i jako taki powinien zostać rozpoznany w okresie, w którym został rozpoznany przychód. Powiązanie takie wynika z faktu, że to właśnie w momencie sprzedaży klient nabywa prawo do reklamowania produktu i to z samej transakcji sprzedaży wynika dla firmy produkcyjnej obowiązek poniesienia przyszłych kosztów napraw gwarancyjnych, a nie z faktu zgłoszenia reklamacji przez klienta.

Firmy produkcyjne często zapominają o obowiązku tworzenia rezerw na naprawy gwarancyjne (w formie rozliczeń międzyokresowych biernych), mimo że obowiązek taki nakłada na nich wprost art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Momentem rozpoznania kosztów reklamacji jest więc moment sprzedaży produktu, a nie moment rzeczywistego poniesienia kosztów.

Kolejnym problemem jest wysokość rezerwy, jaką należy rozpoznać w momencie sprzedaży produktów. Rzeczywista wysokość kosztów napraw gwarancyjnych nie jest wprawdzie dokładnie znana w momencie sprzedaży, ale może zostać oszacowana w sposób wiarygodny na podstawie przeszłych doświadczeń firmy i historii zgłoszeń reklamacyjnych.

Rzeczywiste koszty ponoszone na naprawy gwarancyjne nie obciążają wyniku okresu, w którym wystąpiły, ale pomniejszają saldo rezerwy na naprawy gwarancyjne. W przypadku gdy po zakończeniu okresu gwarancji rezerwa wykazuje saldo dodatnie, niewykorzystaną część rezerwy firma powinna odpisać do rachunku wyników.

Przykładowo firma sprzedała pewną ilość produktów za łączną kwotę 15 tys. zł, które objęte są gwarancją w okresie jednego roku od dnia zakupu. Jednocześnie firma na podstawie przeszłych doświadczeń w stosunku do reklamacji tego produktu stwierdziła, że koszt napraw gwarancyjnych wynosi przeciętnie 0,7 proc. przychodu ze sprzedaży. W efekcie rezerwa na naprawy gwarancyjne została oszacowana na kwotę 105 tys.(15 tys. x 0,7 proc.).

Następnie w ciągu okresu objętego gwarancją firma poniosła rzeczywiste nakłady na naprawy gwarancyjne związane z daną sprzedażą w wysokości 98 tys. zł, w tym na wynagrodzenia na pracowników (wraz z narzutami) w wysokości 38 tys. zł, na materiały w wysokości 50 tys. zł i na usługi zakupione od strony trzeciej w wysokości 10 tys. zł.

Po zakończeniu okresu objętego gwarancją firma stwierdziła, że 7 tys. zł wciąż obciąża saldo rezerwy na naprawy gwarancyjne, i odpisała niewykorzystaną kwotę do rachunku wyników.

Uproszczony schemat ujęcia tych operacji na kontach wygląda następująco:

1) Rezerwa na naprawy gwarancyjne sprzedanych produktów (w momencie sprzedaży) - 105 tys. zł: strona Wn konta - Koszty działalności podstawowej, strona Ma konta - Rozliczenia międzyokresowe.

2) Nakłady na naprawy gwarancyjne (w momencie rzeczywistego poniesienia kosztów): strona Wn konta - Rozliczenia międzyokresowe - 98 tys. zł,

- strona Ma konta - Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń - 38 tys. zł,

- strona Ma konta - Materiały - 50 tys. zł,

- strona Ma konta - Zobowiązania wobec dostawców 10 tys. zł,

3) Spisanie niewykorzystanej części rezerwy (po zakończeniu okresu gwarancji) - 7 tys. zł: strona Wn konta - Rozliczenia międzyokresowe, strona Ma konta - Koszty działalności podstawowej.

Należy pamiętać, że tworzenie rezerwy na naprawy gwarancyjne jest procesem ciągłym i w tym samym momencie może następować zarówno zawiązanie rezerwy na bieżącą sprzedaż, jak i rozwiązanie niewykorzystanej części rezerwy od sprzedaży przeszłej.

(AP)