REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja nadpłaconych składek ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Dyczkowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W kwietniu 2008 r. pracownik spółki przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne. Składki za kwiecień naliczono w prawidłowej wysokości. Przez pomyłkę odprowadzono jednak składki od jego wynagrodzenia za maj. Spółka złożyła deklarację korygującą za maj i wystąpiła do ZUS o zwrot nadpłaconych składek. Ponieważ spółka miała zaległości w opłacaniu składek, ZUS zwrócił tylko różnicę. W czerwcu spółka wypłaciła pracownikowi należną mu część nadpłaty z własnych środków. Jak wykazać te operacje w księgach?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

O kwotę nadpłaconych składek należy skorygować konto „Rozrachunki z ZUS” oraz koszty świadczeń na rzecz pracowników - w przypadku składki finansowanej przez pracodawcę. Ponieważ nadpłacona składka w części finansowanej przez pracownika została mu zwrócona przez spółkę, należy ją doliczyć do wynagrodzenia.

UZASADNIENIE

Jeżeli pracodawca jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne obliczy i przekaże do ZUS składki ponad kwotę rocznego ograniczenia, co do zasady nadpłacone kwoty są w całości zwracane. Część z tej kwoty, odpowiadająca wartości nienależnego potrącenia z wynagrodzenia, powinna być bezzwłocznie zwrócona pracownikowi. Spółka wypłaciła pracownikowi pełne wynagrodzenie związane z przekroczeniem rocznej podstawy, dlatego nadpłacone składki w całości stanowią kwotę należną spółce. Odrębną kwestią jest sposób rozliczenia z ZUS. Nienależnie opłacone składki, w zależności od sytuacji, podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek. Mogą też podlegać zwrotowi. Sposób rozliczeń spółki z ZUS nie ma jednak wpływu na ewidencję korekt w księgach rachunkowych oraz na rozliczenie z pracownikiem kwot nienależnie potrąconych z jego wynagrodzenia. Przyjęty sposób ewidencji musi zapewniać rozdzielenie kwot ujętych wcześniej w kosztach spółki od kwot potrąconych z wynagrodzenia pracownika. Korekta powinna więc przebiegać w dwóch etapach. W pierwszym należy skorygować konto „Rozrachunki z ZUS” w korespondencji z kontem „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. W drugim natomiast należy zmniejszyć koszty ubezpieczeń społecznych również w korespondencji z kontem „Rozrachunki z ZUS”.

Ze względu na rozbieżności w podejściu do wpłat i zwrotów składek w rachunkowości i podatkach konieczne jest też zapewnienie bardzo szczegółowej ewidencji na potrzeby podatkowe. Należy pamiętać, że zaliczone do kosztów pracodawcy, lecz nie wpłacone do ZUS składki na ubezpieczenia społeczne podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych. Z kolei zwrócona nadpłata, w części należnej spółce, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Wyłączeniu z opodatkowania podlegają tylko ewentualne odsetki od nieterminowego zwrotu oraz zwrócone składki niezaliczone wcześniej do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast zwrócona pracownikowi nadpłata jest dla niego przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykład

Pani Janina Kowalska jest zatrudniona w spółce Alfa na stanowisku doradcy klienta z uposażeniem miesięcznym 14 000 zł. W kwietniu spółka wypłaciła pani Janinie premię uznaniową w wysokości 32 000 zł. Łączne wynagrodzenie za miesiące od stycznia do kwietnia wyniosło 88 000 zł. Roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2008 r. to 85 290 zł. Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, w przypadku gdy z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia. Pracownik naliczający listę płac pomylił się jednak i naliczył składki emerytalne i rentowe od całej kwoty wynagrodzenia za kwiecień. Błąd zauważono w maju, po przekazaniu składek do ZUS. 16 maja spółka Alfa złożyła do ZUS deklaracje korygujące wraz z prośbą o zwrot nadpłaty. Nadpłacone składki, finansowane przez pracownika, w wysokości 305,15 zł, spółka Alfa zwróciła pani Janinie z własnych środków łącznie z wynagrodzeniem za maj. Nadpłacone składki z tytułu ubezpieczeń społecznych płaconych przez pracodawcę wynosiły 386,45 zł, natomiast z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego powstała niedopłata w wysokości 27,46 zł. 30 maja ZUS zwrócił spółce nadpłacone składki po potrąceniu ubezpieczenia zdrowotnego (305,15 zł + 386,45 zł - 27,46 zł). Podstawowe dane z listy płac za kwiecień, zestawienie nadpłaconych składek oraz dane z listy płac za maj zestawiono w tabeli. Wynagrodzenie za pracę wypłacane jest pracownikom w przedostatnim dniu miesiąca rozrachunkowego, składki do ZUS - 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu rozrachunkowym. Jednak w maju, ze względu na awarię systemu komputerowego, zlecenie wypłaty wynagrodzenia złożono zbyt późno i wynagrodzenie zostało postawione do dyspozycji pracownika 1 czerwca.

Tabela 1. Zestawienie nadpłaconych/nieopłaconych składek ZUS za kwiecień 2008 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 2. Zestawienie wynagrodzeń i korekt do ZUS

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa

1. Lista płac za kwiecień 2008 r.:

a) łączne wynagrodzenie brutto

Wn „Koszty wynagrodzeń” 46 000,00

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 46 000,00

b) składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracownika

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 6 306,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 6 306,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

c) składki na ubezpieczenie zdrowotne

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 572,41

Ma „Rozrachunki z ZUS” 3 572,41

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

d) zaliczka na podatek dochodowy

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 4 395,00

Ma „Rozrachunki z US” 4 395,00

2. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę - kwiecień 2008 r.:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 7 387,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 7 387,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP - kwiecień 2008 r.

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 1 173,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 173,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

3. Wypłata wynagrodzenia:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 31 725,99

Ma „Rachunek bankowy” 31 725,99

 

4. Ewidencja pozabilansowa:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe” 8 560,60

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS”

5. Przekazanie składek ubezpieczeniowych do ZUS w maju:

Wn „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne” 13 694,20

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne” 3 572,41

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP” 1 173,00

Ma „Rachunek bankowy” 18 439,61

6. Ewidencja pozabilansowa - korekta kosztów nieuznawanych za KUP:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe” -8 560,60

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS”

7. Korekta deklaracji ZUS:

a) deklaracja korygująca

Wn „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 691,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne” 27,46

Ma „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne” 691,60

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 27,46

b) składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracodawcę

Wn „Rozrachunki z ZUS” 386,45

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Ma „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 386,45

8. Lista płac za maj 2008 r.:

a) łączne wynagrodzenie brutto

Wn „Koszty wynagrodzeń” 14 000,00

Wn „Rozrachunki z ZUS” 305,15

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 14 305,15

b) składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracownika

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 343,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 343,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

c) składki na ubezpieczenie zdrowotne

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 1 256,59

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 256,59

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

d) zaliczka na podatek dochodowy

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 024,00

Ma „Rozrachunki z US” 3 024,00

9. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 252,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 252,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń 357,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 357,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

10. Ewidencja pozabilansowa do listy płac:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe”

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS” 609,00

- w analityce „Niewypłacone wynagrodzenia” 14 000,00

11. Wpływ środków z ZUS z tytułu nadpłaconych składek:

Wn „Rachunek bankowy” 664,14

Ma „Rozrachunki z ZUS” 664,14

- w analityce „Rozliczenie nadpłat”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Na koncie „Rozrachunki z ZUS” pozostaje saldo w wysokości 2181,13 zł wynikające z deklaracji za maj 2008 r. Zobowiązanie do ZUS za maj 2008 r., wynikające z listy płac, wynosi 2208,59 zł, natomiast aktualne zobowiązanie wykazane w deklaracji po potrąceniu rozliczonego ubezpieczenia zdrowotnego: 2208,59 zł - 27,46 zł = 2181,13 zł.

• art. 24 ust. 6a-8e oraz ust. 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 67, poz. 411

• § 6-8 rozporządzenia Ministra Płacy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

• art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 21 ust. 1 pkt 111 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

Anna Dyczkowska

księgowa z licencją MF

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA