REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja nadpłaconych składek ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Dyczkowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W kwietniu 2008 r. pracownik spółki przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne. Składki za kwiecień naliczono w prawidłowej wysokości. Przez pomyłkę odprowadzono jednak składki od jego wynagrodzenia za maj. Spółka złożyła deklarację korygującą za maj i wystąpiła do ZUS o zwrot nadpłaconych składek. Ponieważ spółka miała zaległości w opłacaniu składek, ZUS zwrócił tylko różnicę. W czerwcu spółka wypłaciła pracownikowi należną mu część nadpłaty z własnych środków. Jak wykazać te operacje w księgach?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

O kwotę nadpłaconych składek należy skorygować konto „Rozrachunki z ZUS” oraz koszty świadczeń na rzecz pracowników - w przypadku składki finansowanej przez pracodawcę. Ponieważ nadpłacona składka w części finansowanej przez pracownika została mu zwrócona przez spółkę, należy ją doliczyć do wynagrodzenia.

UZASADNIENIE

Jeżeli pracodawca jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne obliczy i przekaże do ZUS składki ponad kwotę rocznego ograniczenia, co do zasady nadpłacone kwoty są w całości zwracane. Część z tej kwoty, odpowiadająca wartości nienależnego potrącenia z wynagrodzenia, powinna być bezzwłocznie zwrócona pracownikowi. Spółka wypłaciła pracownikowi pełne wynagrodzenie związane z przekroczeniem rocznej podstawy, dlatego nadpłacone składki w całości stanowią kwotę należną spółce. Odrębną kwestią jest sposób rozliczenia z ZUS. Nienależnie opłacone składki, w zależności od sytuacji, podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek. Mogą też podlegać zwrotowi. Sposób rozliczeń spółki z ZUS nie ma jednak wpływu na ewidencję korekt w księgach rachunkowych oraz na rozliczenie z pracownikiem kwot nienależnie potrąconych z jego wynagrodzenia. Przyjęty sposób ewidencji musi zapewniać rozdzielenie kwot ujętych wcześniej w kosztach spółki od kwot potrąconych z wynagrodzenia pracownika. Korekta powinna więc przebiegać w dwóch etapach. W pierwszym należy skorygować konto „Rozrachunki z ZUS” w korespondencji z kontem „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. W drugim natomiast należy zmniejszyć koszty ubezpieczeń społecznych również w korespondencji z kontem „Rozrachunki z ZUS”.

Ze względu na rozbieżności w podejściu do wpłat i zwrotów składek w rachunkowości i podatkach konieczne jest też zapewnienie bardzo szczegółowej ewidencji na potrzeby podatkowe. Należy pamiętać, że zaliczone do kosztów pracodawcy, lecz nie wpłacone do ZUS składki na ubezpieczenia społeczne podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych. Z kolei zwrócona nadpłata, w części należnej spółce, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Wyłączeniu z opodatkowania podlegają tylko ewentualne odsetki od nieterminowego zwrotu oraz zwrócone składki niezaliczone wcześniej do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast zwrócona pracownikowi nadpłata jest dla niego przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykład

Pani Janina Kowalska jest zatrudniona w spółce Alfa na stanowisku doradcy klienta z uposażeniem miesięcznym 14 000 zł. W kwietniu spółka wypłaciła pani Janinie premię uznaniową w wysokości 32 000 zł. Łączne wynagrodzenie za miesiące od stycznia do kwietnia wyniosło 88 000 zł. Roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2008 r. to 85 290 zł. Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, w przypadku gdy z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia. Pracownik naliczający listę płac pomylił się jednak i naliczył składki emerytalne i rentowe od całej kwoty wynagrodzenia za kwiecień. Błąd zauważono w maju, po przekazaniu składek do ZUS. 16 maja spółka Alfa złożyła do ZUS deklaracje korygujące wraz z prośbą o zwrot nadpłaty. Nadpłacone składki, finansowane przez pracownika, w wysokości 305,15 zł, spółka Alfa zwróciła pani Janinie z własnych środków łącznie z wynagrodzeniem za maj. Nadpłacone składki z tytułu ubezpieczeń społecznych płaconych przez pracodawcę wynosiły 386,45 zł, natomiast z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego powstała niedopłata w wysokości 27,46 zł. 30 maja ZUS zwrócił spółce nadpłacone składki po potrąceniu ubezpieczenia zdrowotnego (305,15 zł + 386,45 zł - 27,46 zł). Podstawowe dane z listy płac za kwiecień, zestawienie nadpłaconych składek oraz dane z listy płac za maj zestawiono w tabeli. Wynagrodzenie za pracę wypłacane jest pracownikom w przedostatnim dniu miesiąca rozrachunkowego, składki do ZUS - 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu rozrachunkowym. Jednak w maju, ze względu na awarię systemu komputerowego, zlecenie wypłaty wynagrodzenia złożono zbyt późno i wynagrodzenie zostało postawione do dyspozycji pracownika 1 czerwca.

Tabela 1. Zestawienie nadpłaconych/nieopłaconych składek ZUS za kwiecień 2008 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 2. Zestawienie wynagrodzeń i korekt do ZUS

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa

1. Lista płac za kwiecień 2008 r.:

a) łączne wynagrodzenie brutto

Wn „Koszty wynagrodzeń” 46 000,00

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 46 000,00

b) składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracownika

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 6 306,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 6 306,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

c) składki na ubezpieczenie zdrowotne

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 572,41

Ma „Rozrachunki z ZUS” 3 572,41

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

d) zaliczka na podatek dochodowy

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 4 395,00

Ma „Rozrachunki z US” 4 395,00

2. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę - kwiecień 2008 r.:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 7 387,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 7 387,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP - kwiecień 2008 r.

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 1 173,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 173,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

3. Wypłata wynagrodzenia:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 31 725,99

Ma „Rachunek bankowy” 31 725,99

 

4. Ewidencja pozabilansowa:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe” 8 560,60

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS”

5. Przekazanie składek ubezpieczeniowych do ZUS w maju:

Wn „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne” 13 694,20

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne” 3 572,41

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP” 1 173,00

Ma „Rachunek bankowy” 18 439,61

6. Ewidencja pozabilansowa - korekta kosztów nieuznawanych za KUP:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe” -8 560,60

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS”

7. Korekta deklaracji ZUS:

a) deklaracja korygująca

Wn „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 691,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne” 27,46

Ma „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne” 691,60

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 27,46

b) składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracodawcę

Wn „Rozrachunki z ZUS” 386,45

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Ma „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 386,45

8. Lista płac za maj 2008 r.:

a) łączne wynagrodzenie brutto

Wn „Koszty wynagrodzeń” 14 000,00

Wn „Rozrachunki z ZUS” 305,15

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 14 305,15

b) składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracownika

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 343,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 343,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

c) składki na ubezpieczenie zdrowotne

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 1 256,59

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 256,59

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

d) zaliczka na podatek dochodowy

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 024,00

Ma „Rozrachunki z US” 3 024,00

9. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 252,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 252,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń 357,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 357,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

10. Ewidencja pozabilansowa do listy płac:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe”

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS” 609,00

- w analityce „Niewypłacone wynagrodzenia” 14 000,00

11. Wpływ środków z ZUS z tytułu nadpłaconych składek:

Wn „Rachunek bankowy” 664,14

Ma „Rozrachunki z ZUS” 664,14

- w analityce „Rozliczenie nadpłat”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Na koncie „Rozrachunki z ZUS” pozostaje saldo w wysokości 2181,13 zł wynikające z deklaracji za maj 2008 r. Zobowiązanie do ZUS za maj 2008 r., wynikające z listy płac, wynosi 2208,59 zł, natomiast aktualne zobowiązanie wykazane w deklaracji po potrąceniu rozliczonego ubezpieczenia zdrowotnego: 2208,59 zł - 27,46 zł = 2181,13 zł.

• art. 24 ust. 6a-8e oraz ust. 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 67, poz. 411

• § 6-8 rozporządzenia Ministra Płacy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

• art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 21 ust. 1 pkt 111 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

Anna Dyczkowska

księgowa z licencją MF

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA