REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja nadpłaconych składek ZUS

Anna Dyczkowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W kwietniu 2008 r. pracownik spółki przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne. Składki za kwiecień naliczono w prawidłowej wysokości. Przez pomyłkę odprowadzono jednak składki od jego wynagrodzenia za maj. Spółka złożyła deklarację korygującą za maj i wystąpiła do ZUS o zwrot nadpłaconych składek. Ponieważ spółka miała zaległości w opłacaniu składek, ZUS zwrócił tylko różnicę. W czerwcu spółka wypłaciła pracownikowi należną mu część nadpłaty z własnych środków. Jak wykazać te operacje w księgach?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

O kwotę nadpłaconych składek należy skorygować konto „Rozrachunki z ZUS” oraz koszty świadczeń na rzecz pracowników - w przypadku składki finansowanej przez pracodawcę. Ponieważ nadpłacona składka w części finansowanej przez pracownika została mu zwrócona przez spółkę, należy ją doliczyć do wynagrodzenia.

UZASADNIENIE

Jeżeli pracodawca jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne obliczy i przekaże do ZUS składki ponad kwotę rocznego ograniczenia, co do zasady nadpłacone kwoty są w całości zwracane. Część z tej kwoty, odpowiadająca wartości nienależnego potrącenia z wynagrodzenia, powinna być bezzwłocznie zwrócona pracownikowi. Spółka wypłaciła pracownikowi pełne wynagrodzenie związane z przekroczeniem rocznej podstawy, dlatego nadpłacone składki w całości stanowią kwotę należną spółce. Odrębną kwestią jest sposób rozliczenia z ZUS. Nienależnie opłacone składki, w zależności od sytuacji, podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek. Mogą też podlegać zwrotowi. Sposób rozliczeń spółki z ZUS nie ma jednak wpływu na ewidencję korekt w księgach rachunkowych oraz na rozliczenie z pracownikiem kwot nienależnie potrąconych z jego wynagrodzenia. Przyjęty sposób ewidencji musi zapewniać rozdzielenie kwot ujętych wcześniej w kosztach spółki od kwot potrąconych z wynagrodzenia pracownika. Korekta powinna więc przebiegać w dwóch etapach. W pierwszym należy skorygować konto „Rozrachunki z ZUS” w korespondencji z kontem „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. W drugim natomiast należy zmniejszyć koszty ubezpieczeń społecznych również w korespondencji z kontem „Rozrachunki z ZUS”.

Ze względu na rozbieżności w podejściu do wpłat i zwrotów składek w rachunkowości i podatkach konieczne jest też zapewnienie bardzo szczegółowej ewidencji na potrzeby podatkowe. Należy pamiętać, że zaliczone do kosztów pracodawcy, lecz nie wpłacone do ZUS składki na ubezpieczenia społeczne podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych. Z kolei zwrócona nadpłata, w części należnej spółce, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Wyłączeniu z opodatkowania podlegają tylko ewentualne odsetki od nieterminowego zwrotu oraz zwrócone składki niezaliczone wcześniej do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast zwrócona pracownikowi nadpłata jest dla niego przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykład

Pani Janina Kowalska jest zatrudniona w spółce Alfa na stanowisku doradcy klienta z uposażeniem miesięcznym 14 000 zł. W kwietniu spółka wypłaciła pani Janinie premię uznaniową w wysokości 32 000 zł. Łączne wynagrodzenie za miesiące od stycznia do kwietnia wyniosło 88 000 zł. Roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2008 r. to 85 290 zł. Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, w przypadku gdy z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia. Pracownik naliczający listę płac pomylił się jednak i naliczył składki emerytalne i rentowe od całej kwoty wynagrodzenia za kwiecień. Błąd zauważono w maju, po przekazaniu składek do ZUS. 16 maja spółka Alfa złożyła do ZUS deklaracje korygujące wraz z prośbą o zwrot nadpłaty. Nadpłacone składki, finansowane przez pracownika, w wysokości 305,15 zł, spółka Alfa zwróciła pani Janinie z własnych środków łącznie z wynagrodzeniem za maj. Nadpłacone składki z tytułu ubezpieczeń społecznych płaconych przez pracodawcę wynosiły 386,45 zł, natomiast z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego powstała niedopłata w wysokości 27,46 zł. 30 maja ZUS zwrócił spółce nadpłacone składki po potrąceniu ubezpieczenia zdrowotnego (305,15 zł + 386,45 zł - 27,46 zł). Podstawowe dane z listy płac za kwiecień, zestawienie nadpłaconych składek oraz dane z listy płac za maj zestawiono w tabeli. Wynagrodzenie za pracę wypłacane jest pracownikom w przedostatnim dniu miesiąca rozrachunkowego, składki do ZUS - 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu rozrachunkowym. Jednak w maju, ze względu na awarię systemu komputerowego, zlecenie wypłaty wynagrodzenia złożono zbyt późno i wynagrodzenie zostało postawione do dyspozycji pracownika 1 czerwca.

Tabela 1. Zestawienie nadpłaconych/nieopłaconych składek ZUS za kwiecień 2008 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 2. Zestawienie wynagrodzeń i korekt do ZUS

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa

1. Lista płac za kwiecień 2008 r.:

a) łączne wynagrodzenie brutto

Wn „Koszty wynagrodzeń” 46 000,00

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 46 000,00

b) składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracownika

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 6 306,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 6 306,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

c) składki na ubezpieczenie zdrowotne

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 572,41

Ma „Rozrachunki z ZUS” 3 572,41

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

d) zaliczka na podatek dochodowy

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 4 395,00

Ma „Rozrachunki z US” 4 395,00

2. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę - kwiecień 2008 r.:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 7 387,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 7 387,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP - kwiecień 2008 r.

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 1 173,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 173,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

3. Wypłata wynagrodzenia:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 31 725,99

Ma „Rachunek bankowy” 31 725,99

 

4. Ewidencja pozabilansowa:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe” 8 560,60

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS”

5. Przekazanie składek ubezpieczeniowych do ZUS w maju:

Wn „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne” 13 694,20

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne” 3 572,41

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP” 1 173,00

Ma „Rachunek bankowy” 18 439,61

6. Ewidencja pozabilansowa - korekta kosztów nieuznawanych za KUP:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe” -8 560,60

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS”

7. Korekta deklaracji ZUS:

a) deklaracja korygująca

Wn „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 691,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne” 27,46

Ma „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne” 691,60

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 27,46

b) składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracodawcę

Wn „Rozrachunki z ZUS” 386,45

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Ma „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 386,45

8. Lista płac za maj 2008 r.:

a) łączne wynagrodzenie brutto

Wn „Koszty wynagrodzeń” 14 000,00

Wn „Rozrachunki z ZUS” 305,15

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 14 305,15

b) składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracownika

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 343,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 343,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

c) składki na ubezpieczenie zdrowotne

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 1 256,59

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 256,59

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

d) zaliczka na podatek dochodowy

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 024,00

Ma „Rozrachunki z US” 3 024,00

9. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 252,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 252,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń 357,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 357,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

10. Ewidencja pozabilansowa do listy płac:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe”

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS” 609,00

- w analityce „Niewypłacone wynagrodzenia” 14 000,00

11. Wpływ środków z ZUS z tytułu nadpłaconych składek:

Wn „Rachunek bankowy” 664,14

Ma „Rozrachunki z ZUS” 664,14

- w analityce „Rozliczenie nadpłat”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Na koncie „Rozrachunki z ZUS” pozostaje saldo w wysokości 2181,13 zł wynikające z deklaracji za maj 2008 r. Zobowiązanie do ZUS za maj 2008 r., wynikające z listy płac, wynosi 2208,59 zł, natomiast aktualne zobowiązanie wykazane w deklaracji po potrąceniu rozliczonego ubezpieczenia zdrowotnego: 2208,59 zł - 27,46 zł = 2181,13 zł.

• art. 24 ust. 6a-8e oraz ust. 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 67, poz. 411

• § 6-8 rozporządzenia Ministra Płacy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

• art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 21 ust. 1 pkt 111 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

Anna Dyczkowska

księgowa z licencją MF

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zakup sprzętu IT? Czasem lepiej wynająć. Na czym polega DaaS?

Na czym polega model biznesowy Device as a Service (DaaS)? Komu i kiedy się opłaca? Co sprawia, że jest to rosnący trend nie tylko w polskich firmach?

Twój biznes działa dobrze ale pieniądze gdzieś wyciekają. Ekspert podpowiada gdzie szukać przyczyn i źródeł wycieków

Takie pytanie często zadają sobie przedsiębiorcy, którzy osiągając spore przychody, realizując duże i zyskowne projekty nagle stwierdzają brak gotówki na koncie. Dlaczego tak się dzieje? Gdzie są pieniądze? Na te i inne pytania odpowiada dr nauk ekonomicznych Elżbieta Sobów – specjalistka ds. finansów z kilkudziesięcioletnim doświadczeniem.

Korekta podatku naliczonego: kiedy trzeba rozliczyć fakturę korygującą

Jak należy rozliczyć faktury korygujące? Podatnik będący nabywcą zgłosił reklamację oraz otrzymał mailową odpowiedź, w której sprzedawca uznał reklamację i wskazał kwotę korekty. Wiadomości mailowe są z marca 2024 r., a korekta wpłynęła w kwietniu 2024 r. Podatnik odliczył VAT naliczony z faktury pierwotnej w marcu 2024 r. Czy korektę należy rozliczyć w marcu 2024? 

Prezesa skazano za zaległości podatkowe spółki. Ale to sąd popełnił błąd

Samo tylko objęcie funkcji prezesa zarządu spółki nie może powodować automatycznego przyjęcia na siebie odpowiedzialności karnej za cudze działania. Tak uznał Rzecznik Praw Obywatelskich, informując o wniesieniu skargi kasacyjnej na korzyść prezesa spółki, którego sąd skazał za nieodprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy, powstałych w okresie gdy nie objął jeszcze funkcji.

REKLAMA

Podatek od nieruchomości obejmie nawet panele fotowoltaiczne. Takie zmiany już od 2025 roku

Zmiany w podatku od nieruchomości zmierzają do opodatkowania urządzeń energetycznych, np. paneli fotowoltaicznych. Budowle mają być opodatkowane jako całość techniczno-użytkowa. Podatkiem od nieruchomości (inaczej niż obecnie) już od 2025 roku objęte zostaną więc wszystkie elementów farmy fotowoltaicznej (w tym panele).

Zwrot podatku z Irlandii. Kto może dostać? Jak uzyskać?

Irlandia nadal jest popularnym kierunkiem emigracji zarobkowej dla Polaków. Tym bardziej zachęcamy gorąco do zapoznania się z przygotowanymi poniżej informacjami na temat rozliczenia podatku w tym kraju.

Spory skok inflacji w lipcu 2024 r. Na jesieni już 4%. Powodem wzrost cen gazu i energii elektrycznej

W lipcu wzrost rachunków za gaz i energię elektryczną podbije inflację o 1,3-1,5 pkt. proc. – czytamy w komentarzu ekonomisty banku ING BSK Adama Antoniaka do poniedziałkowych danych GUS. Zdaniem ekonomistów PKO BP może to być nawet +2 pkt proc. W opinii ekonomistów PKO BP trend spadkowy inflacji bazowej wyczerpuje się i jesienią możemy zobaczyć jej nieznaczny wzrost, ponownie do ok. 4 proc. rdr.

Dlaczego księgowość wciąż jest pewnym wyborem? Po pierwsze, potrzeba prowadzenia rachunkowości jest niezmienna. Po drugie, księgowość to dziedzina, która stale ewoluuje

Księgowość jest nadal pewnym wyborem. Po pierwsze, potrzeba prowadzenia rachunkowości jest niezmienna. Niezależnie od tego, jak rozwija się technologia, firmy zawsze będą potrzebować wykwalifikowanych osób do zarządzania swoimi finansami. Po drugie, księgowość to dziedzina, która stale ewoluuje, mimo nowych technologii i sztucznej inteligencji.

REKLAMA

Skarbówka gorliwie kontroluje podatek u źródła (WHT). WSA w Warszawie: zabezpieczenie „na zapas” wykluczone

Rozliczenia w podatku u źródła (WHT) w ostatnich latach są obiektem wzmożonego zainteresowania organów podatkowych. Oprócz wszczynania kontroli podatkowych czy celno-skarbowych wobec płatników, organy dokonują bardziej dotkliwych i niekorzystnych działań, takich jak chociażby wszczynanie postępowań karnoskarbowych czy wydawanie decyzji zabezpieczających. Często te dodatkowe działania podejmowane są jedynie w celu zawieszenia biegu terminu przedawnienia i wydłużenia czasu na wydanie decyzji. Takie działania organów podlegają jednak kontroli sądowej, czego wyraz dał WSA w Warszawie w wyroku z 22 lutego 2024 r., sygn. III SA/Wa 2564/23.

Nowa era fundacji rodzinnych w Polsce: wyzwania i korzyści po roku funkcjonowania

W ciągu roku od wprowadzenia przepisów o fundacjach rodzinnych, powstało ich ponad tysiąc, a setki innych czekają na rejestrację. Niemniej jednak, w tym okresie pojawiły się pewne aspekty wymagające poprawy.

REKLAMA