REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja nadpłaconych składek ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Dyczkowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W kwietniu 2008 r. pracownik spółki przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne. Składki za kwiecień naliczono w prawidłowej wysokości. Przez pomyłkę odprowadzono jednak składki od jego wynagrodzenia za maj. Spółka złożyła deklarację korygującą za maj i wystąpiła do ZUS o zwrot nadpłaconych składek. Ponieważ spółka miała zaległości w opłacaniu składek, ZUS zwrócił tylko różnicę. W czerwcu spółka wypłaciła pracownikowi należną mu część nadpłaty z własnych środków. Jak wykazać te operacje w księgach?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

O kwotę nadpłaconych składek należy skorygować konto „Rozrachunki z ZUS” oraz koszty świadczeń na rzecz pracowników - w przypadku składki finansowanej przez pracodawcę. Ponieważ nadpłacona składka w części finansowanej przez pracownika została mu zwrócona przez spółkę, należy ją doliczyć do wynagrodzenia.

UZASADNIENIE

Jeżeli pracodawca jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne obliczy i przekaże do ZUS składki ponad kwotę rocznego ograniczenia, co do zasady nadpłacone kwoty są w całości zwracane. Część z tej kwoty, odpowiadająca wartości nienależnego potrącenia z wynagrodzenia, powinna być bezzwłocznie zwrócona pracownikowi. Spółka wypłaciła pracownikowi pełne wynagrodzenie związane z przekroczeniem rocznej podstawy, dlatego nadpłacone składki w całości stanowią kwotę należną spółce. Odrębną kwestią jest sposób rozliczenia z ZUS. Nienależnie opłacone składki, w zależności od sytuacji, podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek. Mogą też podlegać zwrotowi. Sposób rozliczeń spółki z ZUS nie ma jednak wpływu na ewidencję korekt w księgach rachunkowych oraz na rozliczenie z pracownikiem kwot nienależnie potrąconych z jego wynagrodzenia. Przyjęty sposób ewidencji musi zapewniać rozdzielenie kwot ujętych wcześniej w kosztach spółki od kwot potrąconych z wynagrodzenia pracownika. Korekta powinna więc przebiegać w dwóch etapach. W pierwszym należy skorygować konto „Rozrachunki z ZUS” w korespondencji z kontem „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. W drugim natomiast należy zmniejszyć koszty ubezpieczeń społecznych również w korespondencji z kontem „Rozrachunki z ZUS”.

Ze względu na rozbieżności w podejściu do wpłat i zwrotów składek w rachunkowości i podatkach konieczne jest też zapewnienie bardzo szczegółowej ewidencji na potrzeby podatkowe. Należy pamiętać, że zaliczone do kosztów pracodawcy, lecz nie wpłacone do ZUS składki na ubezpieczenia społeczne podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych. Z kolei zwrócona nadpłata, w części należnej spółce, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Wyłączeniu z opodatkowania podlegają tylko ewentualne odsetki od nieterminowego zwrotu oraz zwrócone składki niezaliczone wcześniej do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast zwrócona pracownikowi nadpłata jest dla niego przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykład

Pani Janina Kowalska jest zatrudniona w spółce Alfa na stanowisku doradcy klienta z uposażeniem miesięcznym 14 000 zł. W kwietniu spółka wypłaciła pani Janinie premię uznaniową w wysokości 32 000 zł. Łączne wynagrodzenie za miesiące od stycznia do kwietnia wyniosło 88 000 zł. Roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2008 r. to 85 290 zł. Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, w przypadku gdy z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia. Pracownik naliczający listę płac pomylił się jednak i naliczył składki emerytalne i rentowe od całej kwoty wynagrodzenia za kwiecień. Błąd zauważono w maju, po przekazaniu składek do ZUS. 16 maja spółka Alfa złożyła do ZUS deklaracje korygujące wraz z prośbą o zwrot nadpłaty. Nadpłacone składki, finansowane przez pracownika, w wysokości 305,15 zł, spółka Alfa zwróciła pani Janinie z własnych środków łącznie z wynagrodzeniem za maj. Nadpłacone składki z tytułu ubezpieczeń społecznych płaconych przez pracodawcę wynosiły 386,45 zł, natomiast z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego powstała niedopłata w wysokości 27,46 zł. 30 maja ZUS zwrócił spółce nadpłacone składki po potrąceniu ubezpieczenia zdrowotnego (305,15 zł + 386,45 zł - 27,46 zł). Podstawowe dane z listy płac za kwiecień, zestawienie nadpłaconych składek oraz dane z listy płac za maj zestawiono w tabeli. Wynagrodzenie za pracę wypłacane jest pracownikom w przedostatnim dniu miesiąca rozrachunkowego, składki do ZUS - 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu rozrachunkowym. Jednak w maju, ze względu na awarię systemu komputerowego, zlecenie wypłaty wynagrodzenia złożono zbyt późno i wynagrodzenie zostało postawione do dyspozycji pracownika 1 czerwca.

Tabela 1. Zestawienie nadpłaconych/nieopłaconych składek ZUS za kwiecień 2008 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 2. Zestawienie wynagrodzeń i korekt do ZUS

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa

1. Lista płac za kwiecień 2008 r.:

a) łączne wynagrodzenie brutto

Wn „Koszty wynagrodzeń” 46 000,00

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 46 000,00

b) składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracownika

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 6 306,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 6 306,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

c) składki na ubezpieczenie zdrowotne

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 572,41

Ma „Rozrachunki z ZUS” 3 572,41

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

d) zaliczka na podatek dochodowy

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 4 395,00

Ma „Rozrachunki z US” 4 395,00

2. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę - kwiecień 2008 r.:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 7 387,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 7 387,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP - kwiecień 2008 r.

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 1 173,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 173,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

3. Wypłata wynagrodzenia:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 31 725,99

Ma „Rachunek bankowy” 31 725,99

 

4. Ewidencja pozabilansowa:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe” 8 560,60

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS”

5. Przekazanie składek ubezpieczeniowych do ZUS w maju:

Wn „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne” 13 694,20

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne” 3 572,41

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP” 1 173,00

Ma „Rachunek bankowy” 18 439,61

6. Ewidencja pozabilansowa - korekta kosztów nieuznawanych za KUP:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe” -8 560,60

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS”

7. Korekta deklaracji ZUS:

a) deklaracja korygująca

Wn „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 691,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne” 27,46

Ma „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne” 691,60

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 27,46

b) składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracodawcę

Wn „Rozrachunki z ZUS” 386,45

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Ma „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 386,45

8. Lista płac za maj 2008 r.:

a) łączne wynagrodzenie brutto

Wn „Koszty wynagrodzeń” 14 000,00

Wn „Rozrachunki z ZUS” 305,15

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 14 305,15

b) składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracownika

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 343,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 343,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

c) składki na ubezpieczenie zdrowotne

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 1 256,59

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 256,59

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

d) zaliczka na podatek dochodowy

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 024,00

Ma „Rozrachunki z US” 3 024,00

9. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 252,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 252,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń 357,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 357,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

10. Ewidencja pozabilansowa do listy płac:

Wn „Koszty nieuznawane za koszty podatkowe”

- w analityce „Nieopłacone składki ZUS” 609,00

- w analityce „Niewypłacone wynagrodzenia” 14 000,00

11. Wpływ środków z ZUS z tytułu nadpłaconych składek:

Wn „Rachunek bankowy” 664,14

Ma „Rozrachunki z ZUS” 664,14

- w analityce „Rozliczenie nadpłat”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Na koncie „Rozrachunki z ZUS” pozostaje saldo w wysokości 2181,13 zł wynikające z deklaracji za maj 2008 r. Zobowiązanie do ZUS za maj 2008 r., wynikające z listy płac, wynosi 2208,59 zł, natomiast aktualne zobowiązanie wykazane w deklaracji po potrąceniu rozliczonego ubezpieczenia zdrowotnego: 2208,59 zł - 27,46 zł = 2181,13 zł.

• art. 24 ust. 6a-8e oraz ust. 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 67, poz. 411

• § 6-8 rozporządzenia Ministra Płacy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

• art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 21 ust. 1 pkt 111 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

Anna Dyczkowska

księgowa z licencją MF

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA