Jak ująć w księgach rachunkowych proces z pracownikiem o wynagrodzenie

RADA

Zasądzone na rzecz pracownika dodatkowe wynagrodzenie oraz odsetki za zwłokę stanowią u pracodawcy koszt uzyskania przychodu w momencie ich faktycznej zapłaty. Jeżeli otrzymana faktura za zastępstwo procesowe ma związek z opodatkowaną działalnością spółki, to zawarty w niej VAT będzie podlegał odliczeniu. Szczegóły wraz z dekretacją - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

W związku ze skierowanym przeciwko spółce pozwem słusznie Państwo zdecydowali o utworzeniu rezerwy na ewentualne zobowiązanie z tego tytułu. Zasady tworzenia oraz rozwiązywania rezerw zostały uregulowane w art. 35d ustawy o rachunkowości. Zgodnie z zapisami tego artykułu rezerwy tworzy się między innymi na:

1) pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych,skutków toczącego się postępowania sądowego.

Utworzone rezerwy, zależnie od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się wiążą, należy zaliczyć odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych lub strat nadzwyczajnych. Ujęte jako koszty rezerwy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu (art. 16 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

W momencie powstania zobowiązania, na które uprzednio utworzono rezerwę, dokonuje się jego księgowania w ciężar tej rezerwy. Niewykorzystane rezerwy zwiększają na dzień, na który okazały się zbędne, odpowiednio pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe lub zyski nadzwyczajne.

Zasądzone na rzecz pracownika kwoty jako koszt podatkowy

Zasądzone na rzecz pracownika kwoty stanowią u pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Są to wydatki pośrednio związane z uzyskaniem przychodu, nieznajdujące się w zamkniętym katalogu wyłączeń zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Uwzględnienia tego kosztu można jednak dokonać dopiero w momencie faktycznej zapłaty należnych pracownikowi kwot.

WAŻNE!

Zasądzone na rzecz pracownika dodatkowe wynagrodzenie stanowi u pracodawcy koszt uzyskania przychodu w momencie jego faktycznej zapłaty.

W przypadku wynagrodzenia za godziny nadliczbowe fakt zaliczania do kosztów podatkowych i moment uznania za koszt podatkowy wynika z nowo obowiązującego zapisu art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z przepisu tego wynika, że należności ze stosunku pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, a tak z pewnością jest w przypadku należności wypłaconych dopiero w wyniku wyroku sądowego, do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 updop. Stanowi on, że nie są kosztami uzyskania przychodów niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia oraz inne należności wynikające m.in. ze stosunku pracy. Zatem moment wypłaty zasądzonych na rzecz pracownika kwot z tytułu wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych będzie również momentem uznania ich za koszty uzyskania przychodu.

W przypadku odsetek za zwłokę zastosowanie ma art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, według którego nie są kosztami uzyskania przychodów naliczone, lecz niezapłacone odsetki od zobowiązań. Zatem możliwość zaliczenia odsetek do kosztów podatkowych warunkowana jest faktem ich zapłaty.

WAŻNE!

Zasądzone na rzecz pracownika odsetki stanowią u pracodawcy koszt uzyskania przychodu w momencie ich faktycznej zapłaty.

Dokonując wypłaty zasądzonych na rzecz pracownika świadczeń, należy pamiętać, że zasądzone odsetki za zwłokę są zwolnione zarówno z opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), jak i z oskładkowania (pismo ZUS z 7 marca 2001 r., sygn. FUu 077-7/01). Natomiast kwota należności głównej stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy opodatkowany i oskładkowany w momencie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika.

Prawo do odliczenia VAT z faktury dotyczącej zastępstwa procesowego

Odnośnie do prawa odliczenia VAT z faktury dotyczącej zastępstwa procesowego należy stwierdzić, że zgodnie z podstawową zasadą określoną w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia VAT przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Nie musi to być jednak zawsze związek bezpośredni. Dlatego, jeżeli spółka prowadzi działalność opodatkowaną, to od wydatków również pośrednio związanych z tą działalnością przysługuje jej prawo do odliczenia VAT.

PRZYKŁAD

W listopadzie 2008 r. jeden z pracowników złożył do sądu pozew o zapłatę za przepracowane godziny nadliczbowe w kwocie 3000 zł + odsetki za zwłokę w wysokości 500 zł. Na dzień bilansowy spółka utworzyła rezerwę na te kwoty. W lutym 2009 r. sąd w wydanym wyroku nakazał spółce wypłatę wynagrodzenia w wysokości 1800 zł oraz odsetek w wysokości 200 zł. W tym samym miesiącu spółka otrzymała fakturę z kancelarii adwokackiej za koszty zastępstwa procesowego w wysokości 1000 zł + 22% VAT.

Księgowania:

Zapisy w księgach roku 2008

1. Utworzenie rezerwy tytułem godzin nadliczbowych:

Wn konto 765„Pozostałe koszty operacyjne” 3 000,00 zł

Ma konto 830„Rezerwy” 3 000,00 zł

2. Utworzenie rezerwy tytułem odsetek:

Wn konto 755„Koszty finansowe” 500,00 zł

Ma konto 830„Rezerwy” 500,00 zł

Zapisy w księgach roku 2009

3. Wartość zobowiązania wobec pracownika wynikająca z wyroku sądu:

Wn konto 830„Rezerwy” 2 000,00 zł

Ma konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 2 000,00 zł

4. Rozwiązanie niewykorzystanej rezerwy w części dot. należności głównej:

Wn konto 830„Rezerwy” 1 200,00 zł

Ma konto 760„Pozostałe przychody operacyjne” 1 200,00 zł

5. Rozwiązanie niewykorzystanej rezerwy w części dotyczącej odsetek za zwłokę:

Wn konto 830„Rezerwy” 300,00 zł

Ma konto 750„Przychody finansowe” 300,00 zł

6. Faktura dot. kosztów zastępstwa procesowego:

Wn konto 765„Pozostałe koszty operacyjne” 1 000,00 zł

Wn konto 223„VAT naliczony i jego rozliczenie” 220,00 zł

Ma konto 202„Rozrachunki z dostawcami” 1 220,00 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 15 ust. 4g, art. 16 ust. 1 pkt 11, art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1316

• art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

Izabela Grochola

główna księgowa w spółce z o.o.