REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ująć w księgach rachunkowych proces z pracownikiem o wynagrodzenie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Grochola
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W październiku 2008 r. jeden z pracowników skierował przeciwko naszej spółce pozew o zapłatę dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Na dzień bilansowy utworzyliśmy rezerwę na to zobowiązanie. W lutym tego roku sąd wydał wyrok, w którym nakazał wypłatę części kwoty żądanej przez pracownika wraz z odsetkami za zwłokę. Czy wypłacone kwoty możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, a jeżeli tak, to w którym momencie? Czy VAT z otrzymanej faktury za koszty zastępstwa procesowego podlega odliczeniu? Proszę o przedstawienie sposobu ujęcia w księgach rachunkowych ewidencji opisanych zdarzeń.

RADA

REKLAMA

Zasądzone na rzecz pracownika dodatkowe wynagrodzenie oraz odsetki za zwłokę stanowią u pracodawcy koszt uzyskania przychodu w momencie ich faktycznej zapłaty. Jeżeli otrzymana faktura za zastępstwo procesowe ma związek z opodatkowaną działalnością spółki, to zawarty w niej VAT będzie podlegał odliczeniu. Szczegóły wraz z dekretacją - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

REKLAMA

W związku ze skierowanym przeciwko spółce pozwem słusznie Państwo zdecydowali o utworzeniu rezerwy na ewentualne zobowiązanie z tego tytułu. Zasady tworzenia oraz rozwiązywania rezerw zostały uregulowane w art. 35d ustawy o rachunkowości. Zgodnie z zapisami tego artykułu rezerwy tworzy się między innymi na:

1) pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych,skutków toczącego się postępowania sądowego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Utworzone rezerwy, zależnie od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się wiążą, należy zaliczyć odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych lub strat nadzwyczajnych. Ujęte jako koszty rezerwy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu (art. 16 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

W momencie powstania zobowiązania, na które uprzednio utworzono rezerwę, dokonuje się jego księgowania w ciężar tej rezerwy. Niewykorzystane rezerwy zwiększają na dzień, na który okazały się zbędne, odpowiednio pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe lub zyski nadzwyczajne.

Zasądzone na rzecz pracownika kwoty jako koszt podatkowy

Zasądzone na rzecz pracownika kwoty stanowią u pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Są to wydatki pośrednio związane z uzyskaniem przychodu, nieznajdujące się w zamkniętym katalogu wyłączeń zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Uwzględnienia tego kosztu można jednak dokonać dopiero w momencie faktycznej zapłaty należnych pracownikowi kwot.

WAŻNE!

Zasądzone na rzecz pracownika dodatkowe wynagrodzenie stanowi u pracodawcy koszt uzyskania przychodu w momencie jego faktycznej zapłaty.

REKLAMA

W przypadku wynagrodzenia za godziny nadliczbowe fakt zaliczania do kosztów podatkowych i moment uznania za koszt podatkowy wynika z nowo obowiązującego zapisu art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z przepisu tego wynika, że należności ze stosunku pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, a tak z pewnością jest w przypadku należności wypłaconych dopiero w wyniku wyroku sądowego, do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 updop. Stanowi on, że nie są kosztami uzyskania przychodów niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia oraz inne należności wynikające m.in. ze stosunku pracy. Zatem moment wypłaty zasądzonych na rzecz pracownika kwot z tytułu wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych będzie również momentem uznania ich za koszty uzyskania przychodu.

W przypadku odsetek za zwłokę zastosowanie ma art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, według którego nie są kosztami uzyskania przychodów naliczone, lecz niezapłacone odsetki od zobowiązań. Zatem możliwość zaliczenia odsetek do kosztów podatkowych warunkowana jest faktem ich zapłaty.

WAŻNE!

Zasądzone na rzecz pracownika odsetki stanowią u pracodawcy koszt uzyskania przychodu w momencie ich faktycznej zapłaty.

Dokonując wypłaty zasądzonych na rzecz pracownika świadczeń, należy pamiętać, że zasądzone odsetki za zwłokę są zwolnione zarówno z opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), jak i z oskładkowania (pismo ZUS z 7 marca 2001 r., sygn. FUu 077-7/01). Natomiast kwota należności głównej stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy opodatkowany i oskładkowany w momencie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika.

 

Prawo do odliczenia VAT z faktury dotyczącej zastępstwa procesowego

Odnośnie do prawa odliczenia VAT z faktury dotyczącej zastępstwa procesowego należy stwierdzić, że zgodnie z podstawową zasadą określoną w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia VAT przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Nie musi to być jednak zawsze związek bezpośredni. Dlatego, jeżeli spółka prowadzi działalność opodatkowaną, to od wydatków również pośrednio związanych z tą działalnością przysługuje jej prawo do odliczenia VAT.

PRZYKŁAD

W listopadzie 2008 r. jeden z pracowników złożył do sądu pozew o zapłatę za przepracowane godziny nadliczbowe w kwocie 3000 zł + odsetki za zwłokę w wysokości 500 zł. Na dzień bilansowy spółka utworzyła rezerwę na te kwoty. W lutym 2009 r. sąd w wydanym wyroku nakazał spółce wypłatę wynagrodzenia w wysokości 1800 zł oraz odsetek w wysokości 200 zł. W tym samym miesiącu spółka otrzymała fakturę z kancelarii adwokackiej za koszty zastępstwa procesowego w wysokości 1000 zł + 22% VAT.

Księgowania:

Zapisy w księgach roku 2008

1. Utworzenie rezerwy tytułem godzin nadliczbowych:

Wn konto 765„Pozostałe koszty operacyjne” 3 000,00 zł

Ma konto 830„Rezerwy” 3 000,00 zł

2. Utworzenie rezerwy tytułem odsetek:

Wn konto 755„Koszty finansowe” 500,00 zł

Ma konto 830„Rezerwy” 500,00 zł

Zapisy w księgach roku 2009

3. Wartość zobowiązania wobec pracownika wynikająca z wyroku sądu:

Wn konto 830„Rezerwy” 2 000,00 zł

Ma konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 2 000,00 zł

4. Rozwiązanie niewykorzystanej rezerwy w części dot. należności głównej:

Wn konto 830„Rezerwy” 1 200,00 zł

Ma konto 760„Pozostałe przychody operacyjne” 1 200,00 zł

5. Rozwiązanie niewykorzystanej rezerwy w części dotyczącej odsetek za zwłokę:

Wn konto 830„Rezerwy” 300,00 zł

Ma konto 750„Przychody finansowe” 300,00 zł

6. Faktura dot. kosztów zastępstwa procesowego:

Wn konto 765„Pozostałe koszty operacyjne” 1 000,00 zł

Wn konto 223„VAT naliczony i jego rozliczenie” 220,00 zł

Ma konto 202„Rozrachunki z dostawcami” 1 220,00 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 15 ust. 4g, art. 16 ust. 1 pkt 11, art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1316

• art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

Izabela Grochola

główna księgowa w spółce z o.o.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Kiedy trzeba zapłacić podatek od prezentu ślubnego? Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA