Jak ująć darowiznę w księgach rachunkowych

RADA

Ewidencja księgowa przekazanej darowizny zależy od tego, czy laptop stanowił środek trwały spółki, czy też był składowany jako towar. W pierwszym przypadku należy wyksięgować z ewidencji środek trwały oraz jego dotychczasowe umorzenie. W drugim natomiast wartość przekazanego towaru należy odnieść w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Od przekazanej darowizny spółka powinna odprowadzić VAT należny, jeśli wcześniej, przy zakupie laptopa, odliczyła VAT naliczony.

UZASADNIENIE

W ewidencji księgowej koszty nieodpłatnego przekazania aktywów, w tym w drodze darowizny, jako pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki (darczyńcy), należy zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych. W pytaniu nie podano, czy laptop był środkiem trwałym spółki, towarem czy też został kupiony i od razu darowany szkole. Dlatego sposób ujęcia zdarzenia gospodarczego wymaga omówienia wszystkich kwestii.

Wariant 1 - darowizna środka trwałego

Jeżeli laptop został wprowadzony do ewidencji bilansowej środków trwałych, wówczas przekazanie darowizny powinno zostać ujęte następująco:

Wn „Umorzenie środków trwałych” - dotychczasowe umorzenie,

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” - wartość księgowa netto,

Ma „Środki trwałe” - wartość księgowa brutto (początkowa).

Gdyby laptop był umorzony w całości, należałoby wyksięgować dotychczasowe odpisy amortyzacyjne poprzez stronę Wn konta „Umorzenie środków trwałych” i zaksięgować je po stronie Ma konta „Środki trwałe”, rozliczając w ten sposób wartość początkową środka trwałego.

Możliwa też jest taka sytuacja, że w momencie zakupu wartość laptopa została ujęta bezpośrednio w koszty. Jego przekazanie nie będzie zatem rodzić skutków księgowych w zakresie kosztów bilansowych oraz zmiany stanu aktywów.

Wariant 2 - darowizna towarów

W przypadku darowizny towarów następuje obciążenie konta „Pozostałe koszty operacyjne” w korespondencji z kontem magazynowym „Towary”.

Jeżeli laptop kupiono z myślą o przekazaniu go szkole jako darowizny, to w momencie zakupu można go ująć w ewidencji księgowej na koncie „Rozliczenie zakupu”, a w chwili przekazania dokonać wyksięgowania, obciążając jednocześnie konto pozostałych kosztów operacyjnych. Przekazanie składnika majątku zazwyczaj potwierdzone jest protokołem przekazania. Forma tego dokumentu nie jest w żaden sposób określona. Najczęściej jest to dokument stwierdzający wolę darczyńcy i zawierający informacje o stronach umowy, przedmiocie darowizny, jego wartości rynkowej brutto. Niezależnie od ujęcia samych skutków księgowych wynikających z przekazanej darowizny zdarzenie to będzie powodować skutki finansowe w zakresie podatku od towarów i usług (VAT) oraz podatku dochodowego od osób prawnych lub osób fizycznych.