Jak księgować wydatki na napoje i posiłki dla pracowników

Obowiązki pracodawcy w zakresie dostarczania posiłków i napojów pracownikom zależą od warunków, w jakich pracownicy wykonują swoją pracę. Wodę zdatną do picia (lub ewentualnie inne napoje) pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom. A pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych musi zapewnić oprócz wody także inne napoje. Przepisy określają również ilość, rodzaj i temperaturę napojów, które powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Autopromocja

W niektórych przypadkach oprócz odpowiednich napojów pracodawca jest obowiązany zapewnić też posiłki. Dotyczy to pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rodzaje tych posiłków i napojów dla pracowników, a także przypadki i warunki ich wydawania określa rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Takimi posiłkami i napojami mogą być:

- posiłki profilaktyczne w formie jednego dania gorącego - jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych albo przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów (u pracodawców zatrudniających powyżej 20 pracowników, z wyjątkiem jednostek zatrudniających wyłącznie pracowników biurowych, powinny znajdować się jadalnie do spożywania posiłków);

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

- napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków pracy.

Obowiązkowe posiłki profilaktyczne przewidziane zostały również dla pracowników wykonujących prace związane z wysiłkiem fizycznym w różnych warunkach klimatycznych, pogodowych.

Uwaga!
Pracownikom należy zapewnić posiłki i napoje profilaktyczne w ramach bezpłatnego i rzeczowego spełnienia tego świadczenia. Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje (zob. § 8 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów).

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

W praktyce obowiązek pracodawcy w zakresie przekazywania pracownikom posiłków lub napojów profilaktycznych może być realizowany przez:

- wydawanie posiłków bądź napojów w naturze przez pracodawcę,

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

- zapewnienie korzystania z takich posiłków w punktach gastronomicznych,

- wydawanie produktów do przygotowania posiłków przez pracowników.

Uwaga!
Posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, z reguły po 3-4 godzinach pracy, natomiast napoje powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej.

Pracodawca ustala, w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, stanowiska pracy, na których pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania. Gdy u danego pracodawcy nie działa taka organizacja, pracodawca uzgadnia to z przedstawicielami pracowników.

Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Ksiegowego w artykule Wydatki na napoje i posiłki dla pracowników

Joanna Szyszkowska

Biuro rachunkowe Profit