Jak księgować remonty wynajmowanych pomieszczeń

rada

Wynajmujący powinien, zgodnie z postanowieniami zawartymi w umowie, comiesięcznie fakturować czynsz najmu w kwocie wynikającej z umowy. Najemca z kolei powinien obciążyć wynajmującego kosztami wykonanych prac remontowych i adaptacyjnych, dokumentując tę czynność w sposób omówiony w uzasadnieniu. Jednoznaczne, niepozostawiające wątpliwości, określenie w umowie najmu wynajmującego jako strony, w imieniu której dokonywane są prace remontowe i adaptacyjne, umożliwi refakturowanie przez najemcę na jego rzecz usług obcych związanych z remontami. Każda ze stron może następnie dokonać kompensaty zobowiązań i należności. Z punktu widzenia wynajmującego wskazane jest rozdzielenie kosztów dotyczących prac adaptacyjnych i kosztów prac remontowych. Jeżeli koszt prac adaptacyjnych będzie odpowiednio wysoki, powiększy wartość nieruchomości.

uzasadnienie

Umowę najmu i dzierżawy regulują przepisy ustawy - Kodeks cywilny (w art. 659-709). Wskazuje się w nich między innymi, że Państwa spółka jako wynajmujący powinna wydać najemcy pomieszczenia biurowe i magazynowe w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać je w takim stanie przez czas trwania najmu. Aby zapewnić ów „stan przydatny do umówionego użytku”, wynajmujący (Państwa spółka) musiałby dokonać remontów (w tym wymiany okien, stolarki, podłóg, instalacji grzewczych, urządzeń sanitarnych) oraz prac adaptacyjnych w najmowanych pomieszczeniach (budowa oddzielnego wejścia). Zamiast tego została zawarta umowa z najemcą, że to właśnie on podejmie się organizacji wykonania prac remontowych. Przepisy Kodeksu cywilnego wskazują, że remont taki jest możliwy za zgodą wynajmującego i na jego koszt. Ponieważ to wynajmujący jest właścicielem nieruchomości i związanych z nią rezultatów prac remontowych i adaptacyjnych, to zainteresowane strony ustaliły, że zwrot wydatków ponoszonych przez najemcę będzie następował w postaci obniżenia (potrącenia) należności z tytułu kolejnych czynszów najmu.

Jak udokumentować usługi remontu wynajmowanych pomieszczeń

Urzędy skarbowe prezentują różne stanowiska w tej sprawie. Niemniej wydaje się, że odpowiednimi dokumentami w tej sytuacji będą faktury dotyczące odsprzedaży zakupionych przez najemcę materiałów i refaktury dotyczące usług budowlanych, obciążające wynajmującego kosztami poniesionych usług obcych po cenach zakupu.

Refakturowanie usług nie jest zdefiniowane w polskim prawie podatkowym ani w ogóle w polskim ustawodawstwie. Na okoliczność wyjaśnień związanych z refakturowaniem należy więc odwoływać się do przepisów unijnych - dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. W art. 28 owej dyrektywy wskazuje się, że w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Refakturowanie usług obcych stanowi więc czynność opodatkowaną VAT. Refakturowanie polega na zafakturowaniu odsprzedaży usług bez doliczania jakiejkolwiek marży. Celem refakturowania jest przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie skorzystał, mimo że podmiot refakturujący faktycznie danej usługi nie wykonał.

W praktyce uważa się, że refakturowanie może być dopuszczalne po spełnieniu pewnych warunków:

l gdy jego przedmiotem są usługi obce,

l gdy z usługi nie korzysta (lub korzysta w części) podmiot, na który wystawiona jest pierwotna faktura, lecz podmiot taki odbiera fakturę,

l gdy sprzedaż (odsprzedaż) jest dokonywana po cenie zakupu (bez jakiejkolwiek marży),

l gdy podmiot refakturujący wystawia na rzecz nabywcy fakturę, z uwzględnieniem tej samej stawki VAT co na fakturze pierwotnej,

l gdy została zawarta umowa o refakturowanie danej czynności.

Należy jednak zauważyć, że organy skarbowe w podobnych sytuacjach prezentują niekiedy odmienne stanowisko w kwestii dokumentowania usług remontu pomieszczeń wynajmowanych przez najemcę przez refakturowanie. Przykładem takiego (odmiennego) stanowiska jest postanowienie Drugiego Urzędu Skarbowego w Katowicach (sygn. PP/443-212/158628/05/16 z 20 stycznia 2006 r.), w którym stwierdza on, że właściwym dokumentem jest nota księgowa. Interpretowany przez urząd skarbowy przepis dotyczy podatnika, którego głównym źródłem osiągania przychodów jest działalność gospodarcza w zakresie usług szkolnictwa zwolnionych od podatku od towarów i usług. W celu realizacji tych usług podatnik wynajmuje salę, płacąc wynajmującemu czynsz. Za zgodą wynajmującego wyremontował salę i został obciążony przez wykonawcę (podatnika podatku od towarów i usług) kosztami robót na podstawie faktur VAT. Zawarta pomiędzy stronami umowa najmu przewiduje, że poniesione przez podatnika, udokumentowane i zatwierdzone przez wynajmującego, koszty remontu sali zostaną zaliczone na poczet czynszu. W związku z tym podatnik obciąża wynajmującego kosztami remontu na zasadzie refakturowania, z zastosowaniem stawki VAT w wysokości 22%.

W odpowiedzi wymieniony wcześniej urząd skarbowy stwierdza, że:

o refakturowaniu usług można mówić tylko wtedy, gdy strony łączy umowa określająca sprzedaż usług zasadniczych, zaś refakturowanie jest jedynie sprzedażą uboczną służącą wykonaniu tych usług, Ponadto adresat refaktury winien być równocześnie odbiorcą refakturowanych usług oraz pomiędzy odbiorcą i wystawcą refaktury powinna istnieć umowa, z której wynika, że taka usługa jest przedmiotem świadczenia i odrębnego fakturowania (tj. refakturowania). (...) A z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika, aby Podatnik świadczył jakiekolwiek usługi na rzecz wynajmującego. Nabyta przez Podatnika usługa remontowa, zdaniem organu podatkowego, świadczona jest wyłącznie na rzecz najemcy, a więc brak jest podstaw do jej refakturowania na rzecz innego podmiotu. Zapisy w umowie najmu o zaliczeniu na poczet czynszu poniesionych przez Podatnika wydatków na remont lokalu należy traktować jedynie jako zwrot przez wynajmującego kosztów poniesionych przez najemcę lokalu, realizowany w formie zwolnienia najemcy z zapłaty czynszu. Oznacza to (zdaniem urzędu), iż refakturowanie przez Podatnika ww. usługi jest bezzasadne. W omawianym przypadku dokumentowanie przez Wnioskodawcę zwrotu poniesionych nakładów na remont lokalu winno odbywać się poprzez wystawienie innego niż faktura VAT dokumentu księgowego, np. noty księgowej. W związku z tym, iż opodatkowaniu podlegają tylko czynności wymienione w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT, do których nie zalicza się zwrotu kosztów, w omawianej sytuacji nie dochodzi w ogóle do czynności podlegającej opodatkowaniu. Urząd stoi na stanowisku, iż podatek naliczony przy nabyciu przedmiotowych usług remontowych, jako związany wyłącznie ze świadczeniem przez Podatnika usług zwolnionych od podatku - nie obniża podatku należnego.

W obliczu przytoczonej interpretacji prawa podatkowego nasuwa się wniosek, że obie strony najmu łatwiej i bezpieczniej osiągnęłyby zamierzony cel, gdyby koszty prac remontowych sfinansował sam wynajmujący ze środków uzyskanych od najemcy (zapłaconych na przykład zaliczkowo z góry za okres kilku miesięcy). Skoro jednak według zawartej umowy remontów dokonuje najemca i oczekuje on zwrotu poczynionych nakładów od wynajmującego, przez zapłatę mniejszych zobowiązań za czynsz najmu, zawarta umowa najmu nie powinna pozostawiać wątpliwości, na czyją ostatecznie rzecz, w czyim imieniu i na czyje zlecenie zostaną wykonane prace remontowe.

PRZYKŁAD 1

(gdy w umowie najmu jednoznacznie określono wynajmującego jako stronę, w imieniu której dokonywane są prace remontowe i adaptacyjne).

Wynajmujący wynajął najemcy pomieszczenia na siedzibę działalności gospodarczej, na podstawie umowy najmu. Umowa zawiera między innymi następujące postanowienia:

l Wynajmujący w uzgodnieniu z najemcą przeprowadzi prace remontowe przedmiotu najmu.

l Najemca w porozumieniu z wynajmującym dokona zakupu niektórych materiałów użytych do remontów i obciąży nimi wynajmującego po cenach zakupu, wystawiając fakturę VAT z dołączonymi kopiami dowodów zakupu materiałów. Ponadto najemca zorganizuje i przeprowadzi za pomocą firm specjalistycznych prace remontowe dotyczące wymiany stolarki okiennej i drzwiowej, armatury łazienkowej, zrywania podłóg oraz położenia nowych podłóg drewnianych i terakoty, przy czym koszty te refakturowane będą na wynajmującego na podstawie faktur najemcy zapłaconych wykonawcom.

l Najemca dokona potrącenia wierzytelności z tytułu zakupionych materiałów z wierzytelnością wynajmującego z tytułu czynszu najmu, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.

Księgowania u najemcy

1. Koszty zakupionym materiałów na podstawie faktur zakupu - 15 000 zł netto plus 22% VAT:

  Wn konto 765„Pozostałe koszty operacyjne” 15 000 zł

  Wn konto 223„Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 3 300 zł

  Ma konto 100„Kasa” 18 300 zł

2. Zafakturowanie na rzecz wynajmującego sprzedaży ww. materiałów, jako pozostałe przychody operacyjne - 15 000 zł netto plus 22% VAT:

  Wn konto 205„Rozrachunki z wynajmującym” (w analityce „Rozrachunki z wynajmującym z tytułu remontu”) 18 300 zł

  Ma konto 760„Pozostałe przychody operacyjne” 15 000 zł

  Ma konto 222„Rozliczenie podatku VAT należnego” 3 300 zł

3. Koszty usług obcych związane z przeprowadzonymi remontami - 30 000 zł netto plus 22% VAT:

  Wn konto 765„Pozostałe koszty operacyjne” 30 000 zł

  Wn konto223„Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 6 600 zł

  Ma konto100„Kasa” 36 600 zł

4. Refaktura kosztów usług obcych na wynajmującego - 30 000 zł netto plus 22% VAT:

  Wn konto 205„Rozrachunki z wynajmującym” (w analityce „Rozrachunki z wynajmującym z tytułu remontu”) 36 600 zł

  Ma konto 760„Pozostałe przychody operacyjne” 30 000 zł

  Ma konto 222„Rozliczenie podatku VAT należnego” 6 600 zł

5. Otrzymana faktura dotycząca czynszu najmu w bieżącym miesiącu - 5000 zł netto plus 22% VAT, z jednoczesną kompensatą:

  Wn konto 402„Usługi obce” 5 000 zł

  Wn konto 223„Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 1 100 zł

  Ma konto 205„Rozrachunki z wynajmującym” (w analityce „Rozrachunki z wynajmującym z tytułu najmu”) 6 100 zł

6. Kompensata należności i zobowiązań:

  Wn konto 205„Rozrachunki z wynajmującym” (w analityce „Rozrachunki z wynajmującym z tytułu najmu”) 6 100 zł

  Ma konto 205„Rozrachunki z wynajmującym” (w analityce „Rozrachunki z wynajmującym z tytułu remontu”) 6 100 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Księgowania u wynajmującego

1. Faktura wystawiona przez najemcę dotycząca zakupionych materiałów, w tym materiały dotyczące remontów - 10 000 zł netto plus 22% VAT, materiały dotyczące prac adaptacyjnych - 5000 zł netto plus 22% VAT:

  Wn konto 401„Zużycie materiałów i energii” 10 000 zł

  Wn konto 080„Środki trwałe w budowie” 5 000 zł

  Wn konto 223„Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 3 300 zł

  Ma konto 205„Rozrachunki z najemcą” (w analityce „Rozrachunki z najemcą z tytułu remontu”) 18 300 zł

2. Faktura dotycząca usług remontowych refakturowanych przez najemcę, w tym usługi dotyczące remontów - 15 000 zł netto plus 22% VAT, usługi dotyczące prac adaptacyjnych - 15 000 zł netto plus 22% VAT:

  Wn konto 402„Usługi obce” 15 000 zł

  Wn konto 080„Środki trwałe w budowie” 15 000 zł

  Wn konto 223„Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 6 600 zł

  Ma konto 205„Rozrachunki z najemcą” (w analityce „Rozrachunki z najemcą z tytułu remontu”) 36 600 zł

3. Faktura sprzedaży najmu za miesiąc bieżący - 5000 zł netto plus 22% VAT:

  Wn konto 205„Rozrachunki z najemcą” (w analityce „Rozrachunki z najemcą z tytułu najmu”) 6 100 zł

  Ma konto 712„Sprzedaż usług najmu” 5 000 zł

  Ma konto 222„Rozliczenie podatku VAT należnego” 1 100 zł

4. Kompensata należności i zobowiązań:

  Wn konto 205„Rozrachunki z najemcą” (w analityce „Rozrachunki z najemcą z tytułu remontu”) 6 100 zł

  Ma konto 205„Rozrachunki z najemcą” (w analityce „Rozrachunki z najemcą z tytułu najmu”) 6 100 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PRZYKŁAD 2

(gdy w umowie najmu nie określono jednoznacznie wynajmującego jako strony, w imieniu której dokonywane są prace remontowe i adaptacyjne).

Najemca za zgodą wynajmującego, według umowy najmu zawartej na 6 lat z możliwością 12-miesięcznego wypowiedzenia, dokonał prac remontowo-budowlanych w wynajętych pomieszczeniach, mających na celu odnowienie, jak również przystosowanie pomieszczeń na własne potrzeby gospodarcze do funkcji handlowych i magazynowych, w tym wybudowanie witryn sklepowych. Najemca poniósł koszty tych prac w wysokości 100 000 zł oraz uzyskał obniżenie czynszu w początkowym okresie najmu (strony ustaliły, że w pierwszym roku czynsz wynosił będzie 4000 zł miesięcznie, w latach następnych 10 000 zł miesięcznie i będzie rewaloryzowany wraz ze wzrostem cen wyrobów i usług). Najemca uznał całość wykonanych prac za własną inwestycję w obcym środku trwałym.

Księgowania u najemcy

1. Koszty zakupionych materiałów na podstawie faktur zakupu - 100 000 zł netto plus 22% VAT:

  a) zarachowanie kosztów zakupów materiałów i usług w okresie do oddania pomieszczeń do użytkowania

    Wn konto 080„Środki trwałe w budowie” 100 000 zł

    Wn konto 223„Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 22 000 zł

    Ma konto 202„Rozrachunki z dostawcami” 122 000 zł

  b) przeksięgowanie inwestycji w obcych środkach trwałych po oddaniu nieruchomości do użytkowania (najmu)

    Wn konto 010„Środki trwałe” 100 000 zł

    Ma konto 080„Środki trwałe w budowie” 100 000 zł

2. Otrzymana faktura dotycząca czynszu najmu w bieżącym miesiącu - 4000 zł netto plus 22% VAT:

  Wn konto 402„Usługi obce” 4 000 zł

  Wn konto 223„Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 880 zł

  Ma konto 205„Rozrachunki z wynajmującym” (w analityce „Rozrachunki z wynajmującym z tytułu najmu”) 4 880 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Księgowania u wynajmującego

1. Faktura sprzedaży najmu za miesiąc bieżący - 5000 zł netto plus 22% VAT:

  Wn konto 205„Rozrachunki z najemcą” (w analityce „Rozrachunki z najemcą z tytułu najmu”) 4 880 zł

  Ma konto 712„Sprzedaż usług najmu” 4 000 zł

  Ma konto 222„Rozliczenie podatku VAT należnego” 880 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Podstawa prawna

l art. 659-709 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 133, poz. 935

l art. 28 dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej - Dz.U. UE L z 2006 r. Nr 347, poz. 1

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.