Czy poprawiać błędne ujęcie rozliczeń międzyokresowych kosztów

Jednostka nie musi zmieniać sprawozdania finansowego, ponieważ błędne ujęcie prenumeraty nie ma istotnego wpływu na przedstawienie sytuacji majątkowej jednostki ani na wynik finansowy. Według teorii rachunkowości poprawne ujęcie prenumeraty rozliczanej w czasie w księgach rachunkowych powinno wyglądać następująco: 1) zaksięgowanie faktury w roku 2006 (dla uproszczenia pomijamy VAT) Wn 401 Zużycie materiałów/Ma 200 Zobowiązania z tytułu dostaw i usług, 2) ujęcie kosztu do rozliczenia w przyszłych okresach Wn 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów/Ma 490 Rozliczenie kosztów, 3) odpisy miesięczne jednostka będzie księgowała Wn 490/Ma 640.

W praktyce jednak rozwiązanie polegające na księgowaniu tylko na kontach Wn 640/Ma 200 jest dość często spotykane. Odpisy w ciężar kosztów są następnie dokonywane poprzez księgowanie na kontach Wn 401/Ma 640 z pominięciem konta 490. W takiej sytuacji rozliczenia międzyokresowe kosztów nie mają wpływu na pozycję „Zmiana stanu produktów” w rachunku zysków i strat. Natomiast bilans w obu przypadkach wygląda identycznie, ponieważ na kontach bilansowych (640 i 200) operacja jest księgowana tak samo.

W gestii kierownika jednostki należy podjęcie decyzji, jak ujmowane są rozliczenia międzyokresowe kosztów. Zakładam, że jednostka stosuje rozwiązanie wzorcowe, w związku z czym należy uznać, że został popełniony błąd.

Okoliczności, w których należy dokonać zmiany już sporządzonego sprawozdania finansowego, są określone w art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Sprawozdanie finansowe zmienia się w przypadku, gdy jednostka po jego sporządzeniu, ale jeszcze przed zatwierdzeniem, uzyskuje informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie lub powodują, że założenie kontynuacji działalności nie jest uzasadnione. Z kolei art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości zawiera definicję błędu podstawowego. Jest to błąd, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za spełniające wymagania art. 4 ust. 1, czyli że powinno ono rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik finansowy. W przypadku stwierdzenia błędu podstawowego jego korektę wykazuje się w pozycji „Zysk (strata) z lat ubiegłych” w pasywach.

Błąd popełniony w księgach pytającego nie stanowi błędu podstawowego, nie ma bowiem żadnego wpływu na wynik finansowy. Powoduje tylko różnice w prezentacji. Z tych samych powodów nie można uznać informacji o błędnie zaksięgowanych kosztach za mającą wpływ na sprawozdanie finansowe ani na założenie kontynuacji działalności, w związku z czym nie ma podstaw do zmiany sprawozdania finansowego.

Korektę błędnego księgowania należy ująć na bieżąco w księgach. Księgowanie to powinno dotyczyć jedynie kont wynikowych, które zostały pominięte w roku ubiegłym, a więc Wn 401/Ma 490. Warto tutaj zauważyć, że od strony podatkowej zarówno koszty, jak i przychody w roku ubiegłym zostały ujęte prawidłowo. Ewidencja rozliczeń międzyokresowych kosztów jako zmiana stanu produktów rodzi takie same skutki podatkowe jak zapis zastosowany przez jednostkę.

ANNA ŁUŃSKA-PADRAK

starszy konsultant, departament rachunkowości, HLB Frąckowiak i Wspólnicy

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 54 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).