Czy w jednostce prowadzącej księgi rachunkowe musi być wyodrębnione konto

rada

Nie ma ustawowego obowiązku prowadzenia kasy oraz wyodrębniania konta „Kasa”. W przypadku rezygnacji z prowadzenia tego konta kierownik jednostki powinien określić zasady ewidencjonowania i dokumentowania operacji gotówkowych. Szczegóły wraz z dekretacją - w uzasadnieniu.

uzasadnienie

Zasady ewidencjonowania operacji gospodarczych, w tym operacji gotówkowych, określa kierownik jednostki, dokonując odpowiednich zapisów w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Stosowane przez podmioty gospodarcze zasady ewidencji muszą być zgodne z przepisami określonymi w ustawie o rachunkowości. Pamiętać jednak należy, że (zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy) w ramach przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości kierownik jednostki może stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego firmy. Należy również zwrócić uwagę, że ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 17 ust. 1 pkt 7), że konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w przypadku prowadzenia kasy. Z tak sformułowanego zapisu w ustawie wynika, że kasa może być prowadzona, ale nie musi. Uproszczenie takie jest uzasadnione szczególnie w małych jednostkach, w których nie ma wyodrębnionego stanowiska kasjera, a operacji gotówkowych dokonują jedynie upoważnione do tego osoby lub wyłącznie właściciel (udziałowiec).

Ważne!

Jeżeli kierownik jednostki podejmie decyzję, że konto „Kasa” w jednostce nie będzie prowadzone, to jednocześnie ma obowiązek ustalić zasady ewidencjonowania operacji gotówkowych, a także określić, na podstawie jakich dokumentów będzie dokonywana ewidencja.

W jednostkach nieprowadzących konta „Kasa” do ewidencji operacji gotówkowych najczęściej stosuje się konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.

Ewidencja rozliczeń gotówkowych w jednostce niestosującej konta „Kasa” może przebiegać następująco:

1. Pobranie gotówki z rachunku bankowego, jako zaliczki do regulowania płatności:

  Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce - rozrachunki z osobą upoważnioną)

  Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy”

2. Przyjęcie gotówki od kontrahenta z tytułu dokonanej sprzedaży:

  Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce - rozrachunki z osobą upoważnioną)

  Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami”

3. Regulowanie zobowiązań wobec dostawców, urzędów, pracowników i innych:

  Wn konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”, konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne”, konto 230 „Rozrachunki z pracownikami” itd.

  Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce - rozrachunki z osobą upoważnioną)

Należy pamiętać, że operacje gotówkowe ujmowane na koncie 240 powinny być właściwie udokumentowane dowodami księgowymi spełniającymi wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Powinny zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowodami tymi mogą być dokumenty źródłowe, takie jak np.:

l listy płac,

l wnioski o wypłatę zaliczek,

l rozliczenia zaliczek,

l rachunki i faktury zewnętrzne,

l dowody wpłat na rachunki bankowe itp.

Na dokumentach tych powinna się znaleźć adnotacja (pokwitowanie) o pobraniu lub wypłacie gotówki.

W przypadku braku dokumentów źródłowych mogą to być zastępcze dowody kasowe: KP - kasa przyjmie i KW - kasa wypłaci.

l art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Anna Kędziora

księgowa, konsultant podatkowy