Czy można dokonywać zapisów w księdze na podstawie dziennych raportów z kasy fiskalnej

RADA

Tak. Ponieważ prowadzi Pan ewidencję z zastosowaniem kasy fiskalnej, to może Pan dokonywać zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikających z odrębnych ewidencji. Ma Pan również możliwość dokonywania zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, w terminie nie późniejszym niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Jeżeli nie posiadałby Pan kasy, to wystawiając jednego dnia dużą liczbę faktur, zamiast wpisywania ich kolejno do księgi, mógłby Pan dokonywać wpisów jednej kwoty w oparciu o dzienne zestawienie sprzedaży.

UZASADNIENIE

Zasady prowadzenia księgi zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie w sprawie księgi).

Zapisy w księdze powinny być dokonywane w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP (...), lub

2) inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty; przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych; podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Dowody te powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie konkretnego dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (§ 12 ust. 3 rozporządzenie w sprawie księgi).

Do grupy innych dowodów, które stanowią podstawę do zapisywania w księdze, należą m.in. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem oraz noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi (§13 rozporządzenia w sprawie księgi).

W pytaniu podaje Pan, że dziennie wystawia kilkanaście faktur i ewidencjonuje obroty za pomocą kasy fiskalnej.

Jeżeli nie posiadałby Pan kasy, to wystawiając jednego dnia dużą liczbę faktur, zamiast wpisywać je kolejno do księgi, mógłby Pan dokonywać wpisów jednej kwoty w oparciu o dzienne zestawienie sprzedaży. Zestawienie powinno zawierać co najmniej datę i kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Ponieważ prowadzi Pan ewidencję z zastosowaniem kasy fiskalnej, to może Pan dokonywać zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikających z odrębnych ewidencji. Taka możliwość wynika z § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie księgi, zgodnie z którego brzmieniem:

Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.

Gdyby raporty dobowe za dany dzień były drukowane po północy, to powinny być one ewidencjonowane nie pod datą wydruku, ale pod datą uzyskania wykazanych w nim przychodów.

Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy z 9 września 2005 r. nr DG/415-IX/147-26a/05 czytamy, że:

(...) prawidłowo sporządzony raport dobowy zawierający dane sumaryczne o obrocie za daną dobę, stanowiący podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, winien w jednej kwocie określać wartość przychodów za dany dzień i być zaksięgowany zgodnie z datą uzyskania tych przychodów.

Ma Pan również możliwość dokonywania zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, w terminie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych (§ 20 w zw; z § 30 rozporządzenia w sprawie księgi).

l § 12 ust. 3, § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 36, poz. 229

Marianna Kępska

ekspert w zakresie podatków dochodowych