Jak zaksięgować fakturę za napoje dla pracowników

Pracownikom zatrudnionym na stałe lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych pracodawca jest zobowiązany zapewnić oprócz wody inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Wydatki związane z zakupem wody dla pracowników, jako ponoszone na realizację obowiązków wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Należy również zauważyć, iż wartość kawy, herbaty udostępnianych pracownikom jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników nie stanowi m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Ewidencja w księgach rachunkowych wyżej przytoczonej faktury za napoje powinna przebiegać następująco: 1) wartość brutto zakupu - zobowiązanie wobec dostawcy: Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”, Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”, 2) zarachowanie VAT naliczonego: Wn konto 222-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”, 3) PZ - przyjęcie materiałów do magazynu - wartość netto: Wn konto 310 „Materiały”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”, 4) RW - wydanie materiałów do zużycia - wartość netto: Wn konto 400 „Koszty wg rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) bądź konto zespołu 5, Ma konto 310 „Materiały”, 5) kaucja - obciążenie za niezwrócone butelki: Wn konto 251 „Inne rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Kaucje), Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”.

Oczywiście w przypadkach, gdy napoje dla pracowników przekazywane są bezpośrednio do spożycia, faktura może zostać zaksięgowana z pominięciem magazynu.

Warto również dodać, iż obrót opakowaniami zwrotnymi uregulowany jest w przepisach wykonawczych do ustawy o VAT. W myśl tych przepisów należy uznać, iż w przypadku gdy sprzedawca nie pobrał kaucji, ani nie określił tej kaucji w umowie z odbiorcą, wartość opakowania zwrotnego należy uwzględnić w cenie towaru i razem opodatkować oraz wykazać na fakturze jako jedną pozycję. Jeżeli jednak sprzedawca pobrał kaucję, a opakowania zwrotne nie zostały zwrócone przez odbiorcę, podstawą opodatkowania będzie pobrana kaucja - pomniejszona o kwotę VAT należnego.

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

- Par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.).

- Par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

MAREK OCIEPKA

główny księgowy, Grupa Gumułka - Kancelaria Prawa Finansowego