REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ująć w księdze wydatki na eksploatację

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Welsyng
Anna Welsyng
Radca prawny i doradca podatkowy. Prowadzi swoją kancelarię w Warszawie, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podatkowo-księgowej firm i innych podatników. Autorka kilkuset publikacji o tematyce podatkowej.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ośrodek szkolenia kierowców na potrzeby szkoleń kierowców wykorzystuje na podstawie umowy użyczenia motocykl. Motocykl jest własnością męża i syna osoby prowadzącej działalność. W jaki sposób rozliczyć koszty zużycia paliwa w pkpir? Czy trzeba prowadzić tzw. kilometrówkę i czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatek związany z opłatą składki OC?

RADA

REKLAMA

Ograniczenia w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją środków transportu niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych dotyczą wyłącznie samochodów osobowych. Chociaż według prawa o ruchu drogowym zarówno motocykl, jak i samochód osobowy są zaliczane do pojazdów samochodowych, to jednak są osobno definiowane w tych przepisach. Obowiązująca od 2007 r. definicja samochodu osobowego w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych również bazuje na definicji tego samochodu zawartej w prawie o ruchu drogowym, natomiast nie uwzględnia zapisów zawartych w definicji motocykla. Motocykle oraz samochody osobowe są również odrębnie klasyfikowane w Klasyfikacji Środków Trwałych. Pozwala to uznać, że motocykl nie może być utożsamiany z samochodem osobowym, a więc w sytuacji opisanej w pytaniu nie ma Pani obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, a wydatki na eksploatację motocykla będzie Pani mogła w całości zaliczyć do kosztów. Zapisów w księdze będzie Pani zatem dokonywać bezpośrednio na podstawie dowodów ich poniesienia. Wydatek związany z zapłatą składki OC również będzie Pani mogła zaliczyć do kosztów, jeśli to Pani opłaci tę składkę i będzie w stanie wykazać, że wydatek ten został poniesiony w celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej.

UZASADNIENIE

REKLAMA

Wzrastająca liczba samochodów przy niedostatecznej infrastrukturze drogowej i powstające w związku z tym utrudnienia w szybkim przemieszczaniu się sprawiają, że coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na wykorzystywanie na potrzeby firmy nie samochodów, ale pojazdów jednośladowych - motocykli i motorowerów. Nie zawsze są one ich własnością, gdyż zdarza się, że motocykl należy do członka najbliższej rodziny przedsiębiorcy. Tak właśnie jest w sytuacji opisanej w pytaniu. Wynika z niego bowiem, że prowadząc ośrodek szkolenia kierowców, wykorzystuje Pani na potrzeby tej działalności motocykl stanowiący własność Pani męża i syna. Powstaje w związku z tym pytanie o zasady zaliczania wydatków ponoszonych w związku z jego eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów. Wątpliwości powstają przede wszystkim w odniesieniu do konieczności prowadzenia dla motocykla ewidencji przebiegu pojazdu i ustalania na jej podstawie limitu wydatków stanowiących koszt uzyskania przychodu.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera bowiem ograniczenie w możliwości zaliczania przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (w tym także stanowiącego własność przedsiębiorcy), na potrzeby tej działalności. Kosztu nie stanowią wydatki przekraczające kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za 1 km przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Dlatego ustawodawca nakazał podatnikom prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu umożliwiającego ustalenie górnego limitu, do którego ponoszone wydatki stanowią koszt.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Wydatki na eksploatację samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych stanowią koszt tylko do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

REKLAMA

Aby zatem odpowiedzieć na pytanie, czy w przypadku używania na potrzeby prowadzonej działalności motocykla niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, trzeba rozstrzygnąć, czy motocykl może zostać uznany za samochód osobowy, którego dotyczy powyższe ograniczenie.

Pojęcie samochodu osobowego zostało zdefiniowane na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 5a pkt 19. Przepis ten stanowi, że ilekroć w ustawie jest mowa o samochodzie osobowym, oznacza to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą (z wyjątkami niemającymi w tym przypadku zastosowania). Widać więc, że definicja ta bazuje na definicji samochodu osobowego zawartej w prawie o ruchu drogowym w art. 2 pkt 40. Należy jednak zauważyć, że ustawa - Prawo o ruchu drogowym pojęcie motocykla definiuje odrębnie w art. 2 pkt 45. Zgodnie z tym przepisem motocykl to pojazd samochodowy jednośladowy lub z bocznym wózkiem - wielośladowy. Taka sama odrębność funkcjonuje na gruncie Klasyfikacji Środków Trwałych. Zgodnie bowiem z tą klasyfikacją motocykle zaliczane są do grupy 7 podgrupy 74 rodzaju 740, natomiast samochody osobowe należą do grupy 7 podgrupy 74 rodzaju 741. Wynika z tego jednoznacznie, że nie można ich ze sobą utożsamiać, gdyż są to odrębne środki trwałe.

Taki sam pogląd prezentują organy podatkowe. Przykładem jest pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Iławie z 24 sierpnia 2004 r. nr PD/415-23/04, w którym organ podatkowy stwierdził, że:

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. Nr 112, poz. 1317 z późn.zm.) motocykle należą do grupy 7 podgrupy 74 rodzaju 740, natomiast samochody osobowe należą do grupy 7 podgrupy 74 rodzaju 741, zatem są to dwa odrębnie klasyfikowane środki trwałe i niewłaściwe jest stosowanie interpretacji rozszerzającej powołane przepisy prawne.

Ponieważ z powyższego wynika, że chociaż zarówno samochód osobowy, jak i motocykl są pojazdami samochodowymi, to jednak są to osobne środki trwałe, których nie możnaze sobą utożsamiać. Należy zatem uznać, że motocykla nie obejmują ograniczenia zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 46 updof. Tym samym wykorzystując na potrzeby firmy użyczony motocykl nie ma Pani obowiązku prowadzić ewidencji jego przebiegu, a wydatki związane z jego eksploatacją może Pani w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Zapisów w księdze będzie więc Pani dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów poniesienia tych wydatków (przede wszystkim - faktur i rachunków).

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Ponieważ wydatki na eksploatację motocykla niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych są w całości kosztem, podlegają ewidencjonowaniu w księdze na podstawie dowodów ich poniesienia.

Jeśli chodzi o możliwość zaliczenia do kosztów składki na obowiązkowe ubezpieczenie OC motocykla, to będzie ona kosztem, jeśli to Pani faktycznie ją opłaci i będzie Pani w stanie wykazać, że poniosła Pani ten wydatek w celu uzyskania przychodu z działalności.

Organy podatkowe również akceptują taki wydatek jako koszt, jeśli spełnia on oba powyższe warunki. Takie stanowisko zaprezentował m.in. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Pabianicach w piśmie z 4 kwietnia 2006 r. nr USIA/415/16/2006, odpowiadając na pytanie podatnika o możliwość zaliczenia do kosztów wydatków związanych z eksploatacją użyczonego samochodu, w tym opłaconego przez tego podatnika ubezpieczenia OC i AC. Organ podatkowy stwierdził w nim, że:

Ustawowa definicja nie kwalifikuje danego wydatku do kosztu podatkowego, stanowi jedynie, iż aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodu, spełnione muszą być dwa warunki:

1) koszt musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu oraz

2) nie może to być koszt wymieniony w katalogu negatywnym, tj. w ustawowym katalogu kosztów nieuznanych za koszt podatkowy - art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli powyższe warunki zostaną spełnione, wydatki z tytułu wykorzystywania dla potrzeb działalności gospodarczej opisanego wyżej samochodu ciężarowego będą stanowiły koszty uzyskania przychodu. Pamiętać jednak należy, że ciężar udowodnienia zasadności poniesienia danego wydatku uznanego później za koszt uzyskania przychodu spoczywa na podatniku.

Reasumując, w przedstawionym przez Pana stanie faktycznym, przy założeniu zasadności kosztów i ustawowych warunkach, uznać należy, iż koszty związane z używaniem samochodu w momencie ich poniesienia będą stanowiły koszt uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.

• art. 5a pkt 19, art. 23 ust. 1 pkt 46 i ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1378

• art. 2 pkt 40 i 45 ustawy z 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 108, poz. 908; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

Anna Welsyng

radca prawny, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne pojazdów: Nowe stawki już od 19 września! Zobacz tabelę

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

KSeF i słaby Internet? To może być problem dla Twojej firmy, ale jest rozwiązanie

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA