REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ująć w księdze wydatki na eksploatację

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Welsyng
Anna Welsyng
Radca prawny i doradca podatkowy. Prowadzi swoją kancelarię w Warszawie, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podatkowo-księgowej firm i innych podatników. Autorka kilkuset publikacji o tematyce podatkowej.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ośrodek szkolenia kierowców na potrzeby szkoleń kierowców wykorzystuje na podstawie umowy użyczenia motocykl. Motocykl jest własnością męża i syna osoby prowadzącej działalność. W jaki sposób rozliczyć koszty zużycia paliwa w pkpir? Czy trzeba prowadzić tzw. kilometrówkę i czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatek związany z opłatą składki OC?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Ograniczenia w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją środków transportu niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych dotyczą wyłącznie samochodów osobowych. Chociaż według prawa o ruchu drogowym zarówno motocykl, jak i samochód osobowy są zaliczane do pojazdów samochodowych, to jednak są osobno definiowane w tych przepisach. Obowiązująca od 2007 r. definicja samochodu osobowego w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych również bazuje na definicji tego samochodu zawartej w prawie o ruchu drogowym, natomiast nie uwzględnia zapisów zawartych w definicji motocykla. Motocykle oraz samochody osobowe są również odrębnie klasyfikowane w Klasyfikacji Środków Trwałych. Pozwala to uznać, że motocykl nie może być utożsamiany z samochodem osobowym, a więc w sytuacji opisanej w pytaniu nie ma Pani obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, a wydatki na eksploatację motocykla będzie Pani mogła w całości zaliczyć do kosztów. Zapisów w księdze będzie Pani zatem dokonywać bezpośrednio na podstawie dowodów ich poniesienia. Wydatek związany z zapłatą składki OC również będzie Pani mogła zaliczyć do kosztów, jeśli to Pani opłaci tę składkę i będzie w stanie wykazać, że wydatek ten został poniesiony w celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej.

UZASADNIENIE

Wzrastająca liczba samochodów przy niedostatecznej infrastrukturze drogowej i powstające w związku z tym utrudnienia w szybkim przemieszczaniu się sprawiają, że coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na wykorzystywanie na potrzeby firmy nie samochodów, ale pojazdów jednośladowych - motocykli i motorowerów. Nie zawsze są one ich własnością, gdyż zdarza się, że motocykl należy do członka najbliższej rodziny przedsiębiorcy. Tak właśnie jest w sytuacji opisanej w pytaniu. Wynika z niego bowiem, że prowadząc ośrodek szkolenia kierowców, wykorzystuje Pani na potrzeby tej działalności motocykl stanowiący własność Pani męża i syna. Powstaje w związku z tym pytanie o zasady zaliczania wydatków ponoszonych w związku z jego eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów. Wątpliwości powstają przede wszystkim w odniesieniu do konieczności prowadzenia dla motocykla ewidencji przebiegu pojazdu i ustalania na jej podstawie limitu wydatków stanowiących koszt uzyskania przychodu.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera bowiem ograniczenie w możliwości zaliczania przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (w tym także stanowiącego własność przedsiębiorcy), na potrzeby tej działalności. Kosztu nie stanowią wydatki przekraczające kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za 1 km przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Dlatego ustawodawca nakazał podatnikom prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu umożliwiającego ustalenie górnego limitu, do którego ponoszone wydatki stanowią koszt.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Wydatki na eksploatację samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych stanowią koszt tylko do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

REKLAMA

Aby zatem odpowiedzieć na pytanie, czy w przypadku używania na potrzeby prowadzonej działalności motocykla niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, trzeba rozstrzygnąć, czy motocykl może zostać uznany za samochód osobowy, którego dotyczy powyższe ograniczenie.

Pojęcie samochodu osobowego zostało zdefiniowane na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 5a pkt 19. Przepis ten stanowi, że ilekroć w ustawie jest mowa o samochodzie osobowym, oznacza to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą (z wyjątkami niemającymi w tym przypadku zastosowania). Widać więc, że definicja ta bazuje na definicji samochodu osobowego zawartej w prawie o ruchu drogowym w art. 2 pkt 40. Należy jednak zauważyć, że ustawa - Prawo o ruchu drogowym pojęcie motocykla definiuje odrębnie w art. 2 pkt 45. Zgodnie z tym przepisem motocykl to pojazd samochodowy jednośladowy lub z bocznym wózkiem - wielośladowy. Taka sama odrębność funkcjonuje na gruncie Klasyfikacji Środków Trwałych. Zgodnie bowiem z tą klasyfikacją motocykle zaliczane są do grupy 7 podgrupy 74 rodzaju 740, natomiast samochody osobowe należą do grupy 7 podgrupy 74 rodzaju 741. Wynika z tego jednoznacznie, że nie można ich ze sobą utożsamiać, gdyż są to odrębne środki trwałe.

Taki sam pogląd prezentują organy podatkowe. Przykładem jest pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Iławie z 24 sierpnia 2004 r. nr PD/415-23/04, w którym organ podatkowy stwierdził, że:

REKLAMA

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. Nr 112, poz. 1317 z późn.zm.) motocykle należą do grupy 7 podgrupy 74 rodzaju 740, natomiast samochody osobowe należą do grupy 7 podgrupy 74 rodzaju 741, zatem są to dwa odrębnie klasyfikowane środki trwałe i niewłaściwe jest stosowanie interpretacji rozszerzającej powołane przepisy prawne.

Ponieważ z powyższego wynika, że chociaż zarówno samochód osobowy, jak i motocykl są pojazdami samochodowymi, to jednak są to osobne środki trwałe, których nie możnaze sobą utożsamiać. Należy zatem uznać, że motocykla nie obejmują ograniczenia zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 46 updof. Tym samym wykorzystując na potrzeby firmy użyczony motocykl nie ma Pani obowiązku prowadzić ewidencji jego przebiegu, a wydatki związane z jego eksploatacją może Pani w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Zapisów w księdze będzie więc Pani dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów poniesienia tych wydatków (przede wszystkim - faktur i rachunków).

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Ponieważ wydatki na eksploatację motocykla niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych są w całości kosztem, podlegają ewidencjonowaniu w księdze na podstawie dowodów ich poniesienia.

Jeśli chodzi o możliwość zaliczenia do kosztów składki na obowiązkowe ubezpieczenie OC motocykla, to będzie ona kosztem, jeśli to Pani faktycznie ją opłaci i będzie Pani w stanie wykazać, że poniosła Pani ten wydatek w celu uzyskania przychodu z działalności.

Organy podatkowe również akceptują taki wydatek jako koszt, jeśli spełnia on oba powyższe warunki. Takie stanowisko zaprezentował m.in. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Pabianicach w piśmie z 4 kwietnia 2006 r. nr USIA/415/16/2006, odpowiadając na pytanie podatnika o możliwość zaliczenia do kosztów wydatków związanych z eksploatacją użyczonego samochodu, w tym opłaconego przez tego podatnika ubezpieczenia OC i AC. Organ podatkowy stwierdził w nim, że:

Ustawowa definicja nie kwalifikuje danego wydatku do kosztu podatkowego, stanowi jedynie, iż aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodu, spełnione muszą być dwa warunki:

1) koszt musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu oraz

2) nie może to być koszt wymieniony w katalogu negatywnym, tj. w ustawowym katalogu kosztów nieuznanych za koszt podatkowy - art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli powyższe warunki zostaną spełnione, wydatki z tytułu wykorzystywania dla potrzeb działalności gospodarczej opisanego wyżej samochodu ciężarowego będą stanowiły koszty uzyskania przychodu. Pamiętać jednak należy, że ciężar udowodnienia zasadności poniesienia danego wydatku uznanego później za koszt uzyskania przychodu spoczywa na podatniku.

Reasumując, w przedstawionym przez Pana stanie faktycznym, przy założeniu zasadności kosztów i ustawowych warunkach, uznać należy, iż koszty związane z używaniem samochodu w momencie ich poniesienia będą stanowiły koszt uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.

• art. 5a pkt 19, art. 23 ust. 1 pkt 46 i ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1378

• art. 2 pkt 40 i 45 ustawy z 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 108, poz. 908; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

Anna Welsyng

radca prawny, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

REKLAMA

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

REKLAMA

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA