Wynagrodzenie członka zarządu (na podstawie aktu powołania) w księgach rachunkowych

• Opis stanu faktycznego
• Regulacje dotyczące powołania
• Rejestracja powołania w księgach
• Bilansowe i podatkowe podejście do kosztów z tytułu powołania

Opis stanu faktycznego

W Polsce została założona jednoosobowa spółka z o.o. ze 100 % kapitałem szwedzkim, której wspólnikiem jest rezydent ze Szwecji. Na podstawie NZW podpisanej samodzielnie przez wspólnika, zostało mu przyznane wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji Prezesa. Dodatkowo Prezes zarządza firmą z terytorium Szwecji.

Regulacje dotyczące powołania

Jedną z form wyboru członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest powołanie go w drodze uchwały wspólników. Stanie się tak tylko wtedy, gdy umowa spółki nie będzie zawierać innych postanowień w tym przedmiocie.

Powołanie Członka Zarządu w oparciu o przepisy ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeksu spółek handlowych, tworzy stosunek organizacyjny, jaki powstaje pomiędzy daną osobą a spółką. W sytuacji jednoosobowego zarządu w spółce z o.o. podjęcie uchwały o wypłacie wynagrodzenia powinna mieć formę aktu notarialnego (art. 210 § 2 K.s.h).

Dodatkowo należy zaznaczyć, że pomiędzy spółką z o.o. a Członkiem Zarządu może powstać równolegle stosunek prawny oparty na przepisach Kodeksu pracy albo Kodeksu cywilnego.

Rejestracja powołania w księgach

Wynagrodzenia Członków Zarządu z tytułu pełnienia przez nich funkcji Zarządu na podstawie powołania, zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i księguje na koncie 40 – 4 „Wynagrodzenia” i/lub koncie 55 „Koszty zarządu”. Rozrachunki z tytułu pobieranych przez Członków Zarządu wynagrodzeń ujmuje się, podobnie jak rozrachunki pracowników etatowych, na koncie 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

Naliczone wynagrodzenie brutto Członka Zarządu ujmuje się w księgach, zapisem:

• Wn konto 40-4 „Wynagrodzenia” lub 55 „Koszty zarządu”,
• Ma konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

W przypadku ewidencji księgowej kosztów równocześnie na kontach zespołu 4 oraz 5 księgowaniu jak wyżej będzie towarzyszyć zapis równoległy:

• Wn konto 55 „Koszty zarządu”,
• Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Wyliczoną zaliczkę na podatek dochodowy ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

• Wn konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
• Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.

Bilansowe i podatkowe podejście do kosztów z tytułu powołania

Dla celów bilansowych wynagrodzenia Członków Zarządu z tytułu pełnionej funkcji na podstawie aktu powołania, zaliczane są zgodnie z zasadą memoriału, do kosztów okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu zapłaty tych wynagrodzeń. Dlatego bez znaczenia pozostaje data wypłaty lub postawienia tego wynagrodzenia do dyspozycji Członka Zarządu.

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury (książka)

Zupełnie inaczej przedstawia się sprawa przedmiotowego wynagrodzenia rozpatrywana z punktu widzenia podatku dochodowego. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt. 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynagrodzenie to będzie możliwe do ujęcia w kosztach podatkowych dopiero w momencie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji Panu Prezesowi.

Dalsza część artykułu dotycząca zasad księgowania wynagrodzenia członka zarządu w ramach powołania

Autor: Joanna Sadowska, Menadżer, Outsourcing kadr i płac w Grant Thornton