Jak prawidłowo ująć program komputerowy

Programy komputerowe zgodnie z art. 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych zaliczane są do utworów będących przedmiotem prawa autorskiego. Nie oznacza to jednak, że zawsze ewidencjonowane są w księgach rachunkowych jako wartości niematerialne i prawne. Decydującą kwestią jest tu definicja, którą ustawa o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 14) przewiduje dla tej grupy aktywów. Zastrzega ona bowiem, że poza dwoma wyjątkami, do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się te prawa majątkowe, które zostały nabyte przez jednostkę. Oznacza to, że takimi składnikami nie są programy komputerowe wytworzone we własnym zakresie na własny użytek.

Programu wytworzonego nie można ujmować jako aktywa w ewidencji księgowej ani amortyzować. Koszty wytworzenia takiego programu zalicza się w trakcie jego tworzenia (np.: wynagrodzenia pracowników) do bieżących okresów sprawozdawczych. W przypadku gdy koszty są znaczne, a sam program stanowi produkt długoterminowego użytku, należy je skalkulować i zaksięgować na koncie - Czynne rozliczenia międzyokresowe. Następnie spółka rozlicza je w kolejnych okresach sprawozdawczych, co pozwala na zachowanie zasady współmierności przychodów i kosztów.

W przypadku odpłatnego nabycia oprogramowania, ujmuje się je na koncie Wartości niematerialne i prawne i amortyzuje. Jego wartość początkową stanowi cena nabycia, czyli cena zakupu, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegającego odliczeniu podatku od towarów i usług, powiększona m.in. o koszty bezpośrednio związane z zakupem, a obniżona o rabaty, opusty oraz inne podobne zmniejszenia.

W związku z tym należy pamiętać, że do wartości początkowej programu komputerowego zalicza się m.in. koszty instalacji, uruchomienia i testowania. Wartości początkowej nie powiększają natomiast wydatki poniesione na przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z programu.