Strona główna » Księgowość » Rachunkowość » Programy księgowe » Pilnowanie okresów rozliczeniowych w programie księgowym

Pilnowanie okresów rozliczeniowych w programie księgowym

Subskrybuj nas na Youtube

Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów

17 czerwca 2014, 12:12
[Data aktualizacji 27 października 2014, 15:05]

Meritus

Meritus Systemy Informatyczne Sp. z o.o. jest kontynuatorem działalności firmy Meritus 2 Spółka Jawna, działającej od 1990 r.

Pilnowanie okresów rozliczeniowych w programie księgowym

Media

REKLAMA

Składanie deklaracji podatkowych od towarów i usług VAT przez księgowych jest wymagane prawem polskim i dokonywane jest to w okresach najczęściej miesięcznych, ale dopuszczone są również inne ( np. kwartalne). Do wyznaczenia kwoty tego podatku potrzebne są informacje o wystawionych dokumentach oraz datach dostaw dla dokumentów. Z tego względu w programie księgowym powinny znajdować się rejestry VAT, zakupu i sprzedaży, które dostarczą wszelkich informacji na potrzeby złożenia deklaracji VAT.

Obsługa rejestrów VAT przez program księgowy

Właściwa obsługa programu księgowego rejestrów VAT jest kluczowa, żeby uniknąć pomyłek w wysokości podatku VAT, co mogłoby bezpośrednio wpłynąć na przeprowadzenie kontroli w firmie. Ważne jest kontrolowanie dokumentów, które są umieszczane w ramach danego okresu, a po jego zamknięciu pilnowanie, żeby nikt nie dodał nowego dokumentu. Osiągnięcie takiej funkcjonalności realizowane jest poprzez zdefiniowanie w pierwszej kolejności roku obrachunkowego w programie księgowym definiując datę początkową i końcową. Po tej operacji możliwe jest dodawanie dokumentów do całego okresu zdefiniowanego w programie. Definicja ta wpływa również na cały system ERP, ponieważ system magazynowy będzie brać pod uwagę okresy w których możliwe jest wystawianie dokumentów. Po upływie kolejnego okresu rozliczeniowego np. miesięcznego, księgowy po zaksięgowaniu dokumentów i ustaleniu ostatecznej wersji kwoty podatku VAT, korzystając z funkcji programu księgowego zamyka miesiąc, uniemożliwiając dodawanie jakichkolwiek nowych dokumentów. Może to być zrealizowane poprzez wyznaczenie okresu zamkniętego. Od tej pory system magazynowy nie będzie umożliwiał dodania nowych dokumentów do okresu zamkniętego.

REKLAMA

Autopromocja

Komplet Podatki 2025 - wiedza dla księgowych i biur rachunkowych

Sygnaliści w biurze rachunkowym. Wzory dokumentów

Istotną funkcją przy zamykaniu okresów rozliczeniowych jest możliwość ponownego otwarcia okresu do jego uzupełnienia. W takim przypadku w programie istnieją dwie możliwości otwarcia: całkowite i warunkowe. Otwarcie całkowite umożliwia wszystkim pracownikom dodawanie dokumentów do poprzednio zamkniętego okresu, natomiast otwarcie warunkowe pozwala tylko użytkownikom z odpowiednimi uprawnieniami (zazwyczaj tylko księgowym). Wszystkie zmiany, zamknięcia i otwarcia, są w programie logowane, dzięki czemu w dowolnej chwili będzie istnieć możliwość sprawdzenia osoby odpowiedzialnej za modyfikacje okresu.

Ponieważ w praktyce można otworzyć dowolny okres uprzednio zamknięty, w przypadku otwierania 2,3,.. i kolejnych starszych okresów, program automatycznie otworzy z takim samym statusem (otwarty dla wszystkich lub warunkowo) wcześniejsze okresy. Tylko taki mechanizm zagwarantuje poprawne funkcjonowanie rejestrów VAT, co przekłada się na poprawność składanych deklaracji do urzędu skarbowego.