Sumy depozytowe - ogólne zasady gromadzenia, przechowywania i zwrotu oraz ewidencji księgowej

Zasady ogólne

Ustawowa definicja sum depozytowych oraz ogólne zasady ich przechowywania i zwrotu zostały unormowane w przepisach ogólnie obowiązujących jedynie w odniesieniu do państwowych jednostek organizacyjnych - jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych w przepisach rozporządzeń Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r.:

• w sprawie rodzajów i trybu dokonywania operacji na rachunkach bankowych prowadzonych dla obsługi budżetu państwa oraz zakresu i terminów udostępniania informacji o stanach środków na tych rachunkach,

• w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną.

Zgodnie z tymi przepisami, sumy depozytowe są to obce sumy (środki pieniężne) przechowywane przez jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze, w szczególności kaucje, wadia oraz sumy stanowiące przedmiot sporu, otrzymane w związku z postępowaniem sądowym lub administracyjnym. Jednostki budżetowe powinny przechowywać sumy depozytowe na bankowych rachunkach pomocniczych, natomiast zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze mogą przechowywać je na rachunkach bieżących. Naliczone przez banki oprocentowanie sum depozytowych, stanowiących własność osób fizycznych, prawnych oraz innych jednostek organizacyjnych, powiększa ich wartość, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Gdzie zawrzeć szczegółowe unormowania

Szczegółowe unormowania dotyczące przyjmowania, przechowywania i zwrotu oraz prowadzenia ewidencji księgowej sum depozytowych w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego powinny zostać wprowadzone przez kierowników tych jednostek organizacyjnych w przepisach wewnętrznych jednostki, a mianowicie w:

• dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości,

• zakładowym planie kont,

• instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych.

Przy ich ustalaniu należy wziąć pod uwagę regulacje ustawowe, dotyczące poszczególnych rodzajów sum depozytowych, występujących w jednostkach samorządu terytorialnego.

Rodzaje sum depozytowych

W praktyce w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego najczęściej występują sumy depozytowe z tytułu:

1) wadiów oraz zaliczek na zabezpieczenie kosztów w przypadku uchylenia się od zawarcia umowy przez osoby biorące udział w przetargach i rokowaniach na zbycie nieruchomości komunalnych,

2) wadiów wniesionych w związku z przetargami/rokowaniami na wydzierżawienie nieruchomości komunalnych,

3) wadiów wniesionych w związku z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych,

4) zabezpieczeń należytego wykonania umów zawartych w trybie zamówień publicznych.

WADIUM/ZALICZKI NA ZABEZPIECZENIE KOSZTÓW W PRZYPADKU UCHYLENIA SIĘ OD ZAWARCIA UMOWY PRZEZ OSOBY BIORĄCE UDZIAŁ W PRZETARGACH I ROKOWANIACH NA ZBYCIE NIERUCHOMOŚCI KOMUNALNYCH

Zgodnie z przepisami art. 41 ust. 2 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami oraz § 4 i § 25 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie, wysokość oraz formy i terminy wnoszenia w formie pieniężnej wadium/zaliczki na zabezpieczenie kosztów w przypadku uchylenia się od zawarcia umowy przez osoby biorące udział w przetargach i rokowaniach na zbycie nieruchomości komunalnych określa w ogłoszeniach o przetargach/rokowaniach organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego. Termin ten powinien być określony w taki sposób, aby komisja przetargowa miała możliwość sprawdzenia nie później niż na 3 dni przed przetargiem, że wpłata wadium została dokonana.

ZAPAMIĘTAJ!

Wadium/zaliczka podlega zwrotowi niezwłocznie - nie później jednak niż przed upływem 3 dni od dnia odwołania, zamknięcia, unieważnienia lub zakończenia przetargu wynikiem negatywnym.

Wadium wniesione w pieniądzu przez uczestnika przetargu, który przetarg wygrał, nie podlega zwrotowi, ale zaliczeniu na poczet ceny sprzedaży/opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości. Wadium nie podlega również zwrotowi w przypadku, gdy organizator przetargu odstąpi od zawarcia umowy w związku z nieusprawiedliwionym niestawieniem się w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu o zawarciu umowy sprzedaży/oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości przez osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości. W przypadku wadiów na przetargi oraz zaliczek na rokowania, ustawodawca nie wprowadził obowiązku przechowywania ich na oprocentowanych rachunkach bankowych; biorąc pod uwagę bardzo krótki okres ich przechowywania oraz obecną wysokość stóp procentowych, nie jest to kwestia istotna.

WADIA WNOSZONE W ZWIĄZKU Z PRZETARGAMI/ROKOWANIAMI NA WYDZIERŻAWIENIE NIERUCHOMOŚCI KOMUNALNYCH

Jeśli chodzi o wadia wnoszone na przetargi na wydzierżawianie nieruchomości komunalnych, to zasady oraz terminy ich wnoszenia i zwrotu określają przepisy wewnętrzne poszczególnych jednostek organizacyjnych i kierownik danej jednostki powinien odpowiednio uwzględnić je w dokumentacji opisującej obieg dokumentów księgowych.

WADIA WNOSZONE W ZWIĄZKU Z POSTĘPOWANIAMI O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Zasady dotyczące wnoszenia, przechowywania i zwrotu sum depozytowych z tytułu wadiów, wnoszonych w związku z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych, zostały uregulowane w art. 45, 46, 85, 149 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. Wadium w pieniądzu, w wysokości określonej przez zamawiającego, wnosi się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego, przed upływem terminu składania ofert. Jednostka ma obowiązek przechowywania wadiów wniesionych w pieniądzu na rachunku bankowym (ustawodawca nie zastrzegł, czy ma być to rachunek bankowy oprocentowany, czy też nie). Wadium jest przechowywane przez zamawiającego przez okres związania ofertą, wskazany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z przepisami, może to być okres, w zależności od wartości zamówienia, wynoszący 30, 60 lub 90 dni.

W szczególnych przypadkach, określonych w ustawie, termin przechowywania wadium może ulec przedłużeniu w związku z wydłużeniem terminu związania ofertą. Zamawiający może raz z ważnych przyczyn, za zgodą wykonawców, przedłużyć termin związania ofertą na czas oznaczony nie dłuższy niż 60 dni. Termin związania ofertą może być również przedłużony w razie wniesienia protestu - o nieoznaczony czas konieczny do zabezpieczenia postępowania do zawarcia umowy po ostatecznym rozstrzygnięciu protestu. W obu tych przypadkach wykonawcy są informowani o konieczności przedłużenia okresu, w jakim wadium będzie pozostawione w depozycie u zamawiającego; jeśli wykonawca nie wyrazi zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, nie traci prawa do zwrotu wadium.

Zwrot wadium wykonawcom, którzy nie wygrali postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powinien nastąpić niezwłocznie, gdy:

• upłynął termin związania ofertą,

• zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania umowy,

• zamawiający (jednostka) unieważnił postępowanie o zamówienie publiczne, a protesty zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do ich wniesienia.

Jednostka ma również obowiązek zwrócić wadium niezwłocznie na wniosek wykonawców, którzy wycofali oferty przed upływem terminu do składania ofert oraz którzy zostali wykluczeni z postępowania i których oferty zostały odrzucone.

ZAPAMIĘTAJ!

W przypadku wykonawcy, z którym podpisano umowę o realizację zamówienia publicznego, zwrot wadium następuje niezwłocznie po zawarciu umowy i wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, chyba że wykonawca ten złoży wniosek o zaliczenie wadium na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Ustawodawca nie wprowadził obowiązku przechowywania wadium na oprocentowanym rachunku bankowym, jednak w przypadku gdy rachunek bankowy sum depozytowych - zgodnie z umową zawartą z bankiem - jest oprocentowany, jednostka ma obowiązek zwrotu wadium z oprocentowaniem wynikającym z tej umowy, pomniejszonym o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę.

Jednostka ma prawo zatrzymać wadium wraz z odsetkami, jeśli wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Wadium takie podlega przekazaniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMÓW ZAWARTYCH W TRYBIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Zasady dotyczące wnoszenia, przechowywania i zwrotu sum depozytowych z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umów o udzielenie zamówień publicznych zostały uregulowane w art. 147, 148, 149, 150 i 151 ustawy - Prawo zamówień publicznych.

Zabezpieczenie należytego wykonania umów służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, a jeśli wykonawca jest jednocześnie gwarantem, zabezpieczenie służy także pokryciu roszczeń z tytułu gwarancji. Wysokość zabezpieczenia i jego formę określa zamawiający (jednostka) w umowie o wykonanie zamówienia publicznego. Powinno być ono wniesione najpóźniej w dniu zawarcia umowy, z tym że w przypadku umów zawartych na okres powyżej 1 roku zabezpieczenie może być za zgodą zamawiającego tworzone z potrąceń z należności za wykonane częściowo usługi, dostawy lub roboty budowlane. W takim przypadku najpóźniej w dniu zawarcia umowy wykonawca powinien wnieść 30% zabezpieczenia, reszta powinna być potrącona z faktur do pełnej kwoty najpóźniej do połowy okresu, na jaki została zawarta umowa.

Wadium w pieniądzu wykonawca powinien wnieść przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. Ustawodawca wprowadził obowiązek przechowywania zabezpieczeń na oprocentowanych rachunkach bankowych.

ZAPAMIĘTAJ!

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego, które zgodnie z umową na bankową obsługę budżetu mają rachunki bankowe nieoprocentowane (najczęściej w zamian za odstąpienie przez bank od naliczania opłat za operacje na nich wykonywane), konieczne jest składanie zabezpieczeń należytego wykonania umów na lokatach terminowych.

Rozwiązanie takie jest zresztą korzystne także w przypadku jednostek posiadających oprocentowane rachunki bankowe środków depozytowych, ze względu na uproszczenie rozliczeń w zakresie odsetek i prowizji, dokonywanych przy zwrocie zabezpieczeń.

W trakcie realizacji umowy wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia za zgodą zamawiającego (na przykład zabezpieczenie w formie pieniądza zamienić na zabezpieczenie w formie gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych i inne wskazane w ustawie), z tym że taka zmiana nie może powodować naruszenia ciągłości i wysokości zabezpieczenia.

Część zabezpieczenia należytego wykonania, służąca pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (o wysokości określonej w umowie, nie mniej niż 70% kwoty zabezpieczenia), zwraca się w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez zamawiającego za należycie wykonane. Kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji jakości (nieprzekraczająca 30% kwoty zabezpieczenia) powinna być zwrócona najpóźniej w 15 dniu po upływie okresu rękojmi lub gwarancji.

Według przepisów art. 556-581 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, uprawnienia z tytułu rękojmi za wady fizyczne rzeczy wygasają po upływie roku (w przypadku budynków po upływie lat trzech) od dnia wydania rzeczy kupującemu. Termin realizacji uprawnień z tytułu gwarancji jakości strony określają w umowie. W braku innych postanowień przyjmuje się, że gwarancja wynosi 1 rok od chwili wydania rzeczy kupującemu. Terminy gwarancji mogą ulec przedłużeniu ponad okres wynikający z umowy w dwóch przypadkach: jeżeli rzecz miała wady i gwarant w wykonaniu swoich obowiązków dostarczył uprawnionemu z gwarancji rzecz wolną od wad albo dokonał istotnych napraw rzeczy objętych gwarancją - termin gwarancji biegnie wtedy na nowo od chwili dostarczenia rzeczy wolnej od wad lub zwrócenia rzeczy naprawionej. W innych przypadkach termin gwarancji ulega przedłużeniu o czas, w ciągu którego uprawniony nie mógł korzystać z rzeczy.

Po upływie okresu rękojmi/gwarancji zabezpieczenie jest zwracane wykonawcy z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew na rachunek wykonawcy.

Ewidencja analityczna sum depozytowych

Podstawowe zasady prowadzenia ewidencji księgowej sum depozytowych, dotyczące zarówno państwowych, jak i samorządowych jednostek organizacyjnych, zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z nimi, operacje gospodarcze dotyczące przyjmowania i zwrotu środków pieniężnych stanowiących sumy depozytowe podlegają ewidencji na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”, natomiast do ewidencji rozrachunków z tytułu sum depozytowych służy konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.

ZAPAMIĘTAJ!

Ewidencja analityczna prowadzona do kont 139 i 240 powinna zapewnić podział środków ze względu na rodzaje depozytów oraz według kontrahentów.

Analityczna ewidencja księgowa rozrachunków z tytułu sum depozytowych, prowadzona do konta syntetycznego 240 „Pozostałe rozrachunki”, powinna zapewnić podział środków ze względu na rodzaje depozytów oraz według kontrahentów. Szczegółowe zasady jej prowadzenia oraz zasady powiązania z kontami księgi głównej ustala kierownik danej jednostki organizacyjnej w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Przykładowa struktura ewidencji analitycznej, zapewniająca szybki dostęp do informacji na temat wielkości poszczególnych rodzajów sum depozytowych, może wyglądać tak:

240 - „Pozostałe rozrachunki z tytułu sum depozytowych”

•240/1 - „Pozostałe rozrachunki z tytułu wadiów na przetargi na zbycie nieruchomości komunalnych”

•240/1/nazwa kontrahenta - „Pozostałe rozrachunki z tytułu wadiów na przetargi na zbycie nieruchomości komunalnych z kontrahentem X”

•240/2 - „Pozostałe rozrachunki z tytułu zaliczek na rokowania na zbycie nieruchomości komunalnych”

•240/2/nazwa kontrahenta - „Pozostałe rozrachunki z tytułu zaliczek na rokowania na zbycie nieruchomości komunalnych z kontrahentem X”

•240/3 - „Pozostałe rozrachunki z tytułu wadiów wniesionych w związku z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych”

•240/3/nazwa kontrahenta - „Pozostałe rozrachunki z tytułu wadiów wniesionych w związku z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych z kontrahentem X”

•240/4 - „Pozostałe rozrachunki z tytułu zabezpieczeń należytego wykonania umów o realizację zamówień publicznych”

•240/4/nazwa kontrahenta - „Pozostałe rozrachunki z tytułu zabezpieczeń należytego wykonania umów o realizację zamówień publicznych z kontrahentem X”.

W jednostkach, w których występuje duża ilość zamówień publicznych, dla uzyskania lepszej przejrzystości danych na temat wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów wniesionych przez tego samego wykonawcę na różne zamówienia publiczne można rozszerzyć ewidencję analityczną poprzez wprowadzenie dodatkowego podziału rozrachunków z danym kontrahentem według zamówień publicznych:

•240/3/nazwa kontrahenta/nazwa zamówienia - „Pozostałe rozrachunki z tytułu wadiów wniesionych w związku z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych z kontrahentem X z tytułu zamówienia Y” oraz

•240/4/nazwa kontrahenta/nazwa zamówienia - „Pozostałe rozrachunki z tytułu z zabezpieczeń należytego wykonania umów o realizację zamówień publicznych z kontrahentem X z tytułu zamówienia Y”.

Ten dodatkowy podział znacznie ułatwia skarbnikowi/głównemu księgowemu jednostki sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością i terminowością rozliczeń z tytułu sum depozytowych.

Podstawy prawne

• Ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 173, poz. 1218)

• Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655)

• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 557)

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie rodzajów i trybu dokonywania operacji na rachunkach bankowych prowadzonych dla obsługi budżetu państwa oraz zakresu i terminów udostępniania informacji o stanach środków na tych rachunkach (Dz.U. Nr 116, poz. 785; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 243, poz. 1787)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. Nr 116, poz. 783)

• Rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz.U. Nr 207, poz. 2108)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)