REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obieg dokumentów księgowych związanych z przyjmowaniem i zwrotem sum depozytowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przedstawimy przykładowe uregulowania dotyczące obiegu dokumentów, mogące mieć zastosowanie w przyjmowaniu i rozliczaniu sum depozytowych, a ponadto wyjaśnimy, co oznacza określenie „niezwłocznie”, używane przez ustawodawcę w odniesieniu do ustalenia terminów zwrotu czy rozliczenia sum depozytowych.

Ustalając zasady i terminy obiegu dokumentów księgowych, związanych z wnoszeniem i zwrotem sum depozytowych, kierownik jednostki samorządu terytorialnego powinien:

REKLAMA

• wskazać dokumenty będące podstawą ujmowania w ewidencji księgowej operacji gospodarczych w zakresie wpłat, zwrotu oraz przekazania na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego sum depozytowych,

• wskazać osoby odpowiedzialne za sporządzenie tych dokumentów oraz za sprawdzenie ich prawidłowości pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i za zatwierdzenie do wypłaty,

• ustalić terminy sporządzania i przekazywania do księgowości tych dokumentów - uwzględniające ustawowo wskazane terminy zwrotu poszczególnych sum depozytowych.

Przy ustalaniu w przepisach wewnętrznych powyższych zasad należy wziąć pod uwagę następujące okoliczności:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• wielkość jednostki, ilość poszczególnych operacji gospodarczych, podział pracy pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy,

• rozdział pomiędzy poszczególnych pracowników obowiązków w zakresie zatwierdzania, realizacji i ewidencji poszczególnych operacji gospodarczych,

• zachowanie zasady ekonomiki pracy (czasu i kosztów związanych z obsługą rozliczeń z tytułu sum depozytowych) - tj. tworzenia jak najmniejszej ilości dokumentów koniecznej do zapewnienia prawidłowego i terminowego rozliczania i ewidencjonowania operacji gospodarczych w zakresie sum depozytowych.

Przykładowe uregulowania dotyczące obiegu dokumentów związanych z sumami depozytowymi

Zaprezentowane zestawienie (patrz: tabela) przedstawia przykładowe uregulowania dotyczące obiegu dokumentów, mogące mieć zastosowanie w przyjmowaniu i rozliczaniu sum depozytowych, po uwzględnieniu specyfiki danej jednostki organizacyjnej.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Co oznacza „niezwłocznie”?

Określenie „niezwłocznie”, używane przez ustawodawcę w odniesieniu do ustalenia terminów zwrotu/rozliczenia sum depozytowych, zostało objaśnione w literaturze i orzecznictwie z zakresu prawa cywilnego. To, że dana czynność ma być wykonana niezwłocznie, oznacza wykonanie jej „bez zbędnej zwłoki”, w czasie, jaki jest potrzebny do dokonania danej czynności w normalnych warunkach, bez ociągania się czy celowego zaniechania podejmowania działań. W praktyce termin ten może oznaczać wykonanie czynności w tym samym dniu lub w ciągu od jednego do kilku dni. Zależeć to będzie od wielkości jednostki organizacyjnej i ustalonego w niej podziału pracy.

Na przykład w małej jednostce organizacyjnej, gdzie udziela się niewielu zamówień publicznych i w związku z tym jest niewiele operacji gospodarczych dotyczących wnoszenia i zwrotu wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów, a udzielanie zamówień i ich realizacja nadzorowane są przez tego samego pracownika - zwrot wadium lub zabezpieczenia może nastąpić w ciągu 1-2 dni (czas konieczny do wystawienia odpowiedniego dokumentu, będącego podstawą zwrotu, sprawdzenia go pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzenia do wypłaty oraz do sporządzenia polecenia przelewu i złożenia go w banku).

W dużych jednostkach, ze względu na dużą ilość operacji gospodarczych i podział poszczególnych etapów ich realizacji pomiędzy różne komórki organizacyjne (na przykład inny wydział/referat zajmuje się udzielaniem zamówień publicznych, a inny nadzoruje wykonanie umów o realizację zamówień), niezwłoczne wykonanie operacji rozliczenia i zwrotu wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy może zająć od 3 nawet do 10 dni.

Zapamiętaj!

O tym, co w praktyce danej jednostki będzie oznaczać termin „niezwłocznie” - decyduje kierownik tej jednostki, wskazując w przepisach wewnętrznych terminy sporządzania i przekazywania dokumentów do księgowości.

Przy ustalaniu tych terminów oprócz struktury organizacyjnej, podziału pracy pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne oraz terminów wskazanych w przepisach ustawowych należy uwzględnić konieczność ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych jednostki we właściwym okresie sprawozdawczym (miesiącu), zgodnie z przepisami art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Obowiązek skontrolowania dokumentów dotyczących zwrotu sum depozytowych

Pracownicy, na których kierownik jednostki nałożył obowiązek skontrolowania dokumentów dotyczących zwrotu sum depozytowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, odpowiadają za sprawdzenie, czy w dokumencie, będącym podstawą wypłaty z rachunku środków depozytowych lub podstawą przelewu środków z rachunku sum depozytowych na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego:

• została wskazana właściwa osoba, na rzecz której ma nastąpić zwrot depozytu,

• kwota podlegająca zwrotowi i termin zwrotu są zgodne z obowiązującymi przepisami ustawowymi i/lub umową,

• wystąpiły ustawowe przesłanki zwrotu depozytu, zatrzymania kwoty depozytu przez jednostkę samorządu terytorialnego bądź jej zarachowania na poczet należności jednostki samorządu terytorialnego.

Pracownicy zatwierdzający do wypłaty wymienione dokumenty, pomimo braku ich wcześniejszego skontrolowania pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym (w praktyce jednostek samorządu terytorialnego najczęściej kierownik jednostki lub jego zastępcy oraz skarbnik lub główny księgowy), powinni mieć świadomość, że w razie wystąpienia nieprawidłowości to oni będą bezpośrednio odpowiadać za ich powstanie.

Podstawa prawna

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

REKLAMA

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

REKLAMA