REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obieg dokumentów księgowych związanych z przyjmowaniem i zwrotem sum depozytowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przedstawimy przykładowe uregulowania dotyczące obiegu dokumentów, mogące mieć zastosowanie w przyjmowaniu i rozliczaniu sum depozytowych, a ponadto wyjaśnimy, co oznacza określenie „niezwłocznie”, używane przez ustawodawcę w odniesieniu do ustalenia terminów zwrotu czy rozliczenia sum depozytowych.

Ustalając zasady i terminy obiegu dokumentów księgowych, związanych z wnoszeniem i zwrotem sum depozytowych, kierownik jednostki samorządu terytorialnego powinien:

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

• wskazać dokumenty będące podstawą ujmowania w ewidencji księgowej operacji gospodarczych w zakresie wpłat, zwrotu oraz przekazania na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego sum depozytowych,

• wskazać osoby odpowiedzialne za sporządzenie tych dokumentów oraz za sprawdzenie ich prawidłowości pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i za zatwierdzenie do wypłaty,

• ustalić terminy sporządzania i przekazywania do księgowości tych dokumentów - uwzględniające ustawowo wskazane terminy zwrotu poszczególnych sum depozytowych.

REKLAMA

Przy ustalaniu w przepisach wewnętrznych powyższych zasad należy wziąć pod uwagę następujące okoliczności:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• wielkość jednostki, ilość poszczególnych operacji gospodarczych, podział pracy pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy,

• rozdział pomiędzy poszczególnych pracowników obowiązków w zakresie zatwierdzania, realizacji i ewidencji poszczególnych operacji gospodarczych,

• zachowanie zasady ekonomiki pracy (czasu i kosztów związanych z obsługą rozliczeń z tytułu sum depozytowych) - tj. tworzenia jak najmniejszej ilości dokumentów koniecznej do zapewnienia prawidłowego i terminowego rozliczania i ewidencjonowania operacji gospodarczych w zakresie sum depozytowych.

Przykładowe uregulowania dotyczące obiegu dokumentów związanych z sumami depozytowymi

Zaprezentowane zestawienie (patrz: tabela) przedstawia przykładowe uregulowania dotyczące obiegu dokumentów, mogące mieć zastosowanie w przyjmowaniu i rozliczaniu sum depozytowych, po uwzględnieniu specyfiki danej jednostki organizacyjnej.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Co oznacza „niezwłocznie”?

Określenie „niezwłocznie”, używane przez ustawodawcę w odniesieniu do ustalenia terminów zwrotu/rozliczenia sum depozytowych, zostało objaśnione w literaturze i orzecznictwie z zakresu prawa cywilnego. To, że dana czynność ma być wykonana niezwłocznie, oznacza wykonanie jej „bez zbędnej zwłoki”, w czasie, jaki jest potrzebny do dokonania danej czynności w normalnych warunkach, bez ociągania się czy celowego zaniechania podejmowania działań. W praktyce termin ten może oznaczać wykonanie czynności w tym samym dniu lub w ciągu od jednego do kilku dni. Zależeć to będzie od wielkości jednostki organizacyjnej i ustalonego w niej podziału pracy.

Na przykład w małej jednostce organizacyjnej, gdzie udziela się niewielu zamówień publicznych i w związku z tym jest niewiele operacji gospodarczych dotyczących wnoszenia i zwrotu wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów, a udzielanie zamówień i ich realizacja nadzorowane są przez tego samego pracownika - zwrot wadium lub zabezpieczenia może nastąpić w ciągu 1-2 dni (czas konieczny do wystawienia odpowiedniego dokumentu, będącego podstawą zwrotu, sprawdzenia go pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzenia do wypłaty oraz do sporządzenia polecenia przelewu i złożenia go w banku).

W dużych jednostkach, ze względu na dużą ilość operacji gospodarczych i podział poszczególnych etapów ich realizacji pomiędzy różne komórki organizacyjne (na przykład inny wydział/referat zajmuje się udzielaniem zamówień publicznych, a inny nadzoruje wykonanie umów o realizację zamówień), niezwłoczne wykonanie operacji rozliczenia i zwrotu wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy może zająć od 3 nawet do 10 dni.

Zapamiętaj!

O tym, co w praktyce danej jednostki będzie oznaczać termin „niezwłocznie” - decyduje kierownik tej jednostki, wskazując w przepisach wewnętrznych terminy sporządzania i przekazywania dokumentów do księgowości.

Przy ustalaniu tych terminów oprócz struktury organizacyjnej, podziału pracy pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne oraz terminów wskazanych w przepisach ustawowych należy uwzględnić konieczność ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych jednostki we właściwym okresie sprawozdawczym (miesiącu), zgodnie z przepisami art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Obowiązek skontrolowania dokumentów dotyczących zwrotu sum depozytowych

Pracownicy, na których kierownik jednostki nałożył obowiązek skontrolowania dokumentów dotyczących zwrotu sum depozytowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, odpowiadają za sprawdzenie, czy w dokumencie, będącym podstawą wypłaty z rachunku środków depozytowych lub podstawą przelewu środków z rachunku sum depozytowych na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego:

• została wskazana właściwa osoba, na rzecz której ma nastąpić zwrot depozytu,

• kwota podlegająca zwrotowi i termin zwrotu są zgodne z obowiązującymi przepisami ustawowymi i/lub umową,

• wystąpiły ustawowe przesłanki zwrotu depozytu, zatrzymania kwoty depozytu przez jednostkę samorządu terytorialnego bądź jej zarachowania na poczet należności jednostki samorządu terytorialnego.

Pracownicy zatwierdzający do wypłaty wymienione dokumenty, pomimo braku ich wcześniejszego skontrolowania pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym (w praktyce jednostek samorządu terytorialnego najczęściej kierownik jednostki lub jego zastępcy oraz skarbnik lub główny księgowy), powinni mieć świadomość, że w razie wystąpienia nieprawidłowości to oni będą bezpośrednio odpowiadać za ich powstanie.

Podstawa prawna

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firmowe to firmowe. Dlaczego warto oddzielić finanse prywatne od firmowych. Cztery konta, które dają przedsiębiorcy spokój

Właściciele małych firm często powtarzają: „to przecież wszystko moje pieniądze”. I rzeczywiście – formalnie tak jest. Ale kiedy pieniądze są wspólne, problemy finansowe też robią się wspólne. Dopóki na koncie jest płynność, granica między finansami firmowymi a prywatnymi wydaje się niewidoczna. Ale wystarczy większy wydatek, spadek sprzedaży albo poślizg w płatnościach od klientów – i zaczyna się chaos. Nie w dokumentach – w codziennym zarządzaniu.

Dwie ważne nowości w podatku od spadków i darowizn. Przywrócenie terminu do zwolnienia i zmiana przepisów dot. obowiązku podatkowego i złożenia zeznania

W dniu 14 października 2025 r. Rada Ministrów przyjęła i przesłała do Sejmu RP projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który przewiduje w szczególności ochronę spadkobierców przed utratą zwolnień podatkowych. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, nowe przepisy przewidują możliwość przywrócenia terminu, który będzie miał zastosowanie do wszystkich tytułów nabycia majątku podlegającego podatkowi od spadków i darowizn. Ponadto przywrócenie terminu dotyczyć będzie poza zwolnieniem dla najbliższej rodziny, także zwolnienia nabycia przedsiębiorstw zmarłej osoby fizycznej, gdzie warunkiem zwolnienia jest również konieczność terminowego złożenia zgłoszenia. Dodatkowo nowe przepisy doprecyzują moment powstania obowiązku podatkowego przy nabyciu spadku i obowiązku złożenia zeznania podatkowego. Jest możliwe, że zmiany przepisów wejdą w życie jeszcze w 2025 roku.

API KSeF 2.0 - Ministerstwo Finansów udostępniło demo interfejsu programistycznego

W dniu 15 października 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko przedprodukcyjne (Demo) interfejsu programistycznego API KSeF 2.0.Środowisko daje możliwość sprawdzenia systemów finansowo-księgowych z wykorzystaniem rzeczywistych metod uwierzytelniania. Resort finansów zapewnia wsparcie techniczne dla użytkowników środowiska przedprodukcyjnego (Demo) pod adresem: podatki.gov.pl/formularz. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że integracja ze środowiskiem API KSeF 2.0 jest konieczna, aby zapewnić kompatybilność systemów finansowo-księgowych z obligatoryjną wersją systemu KSeF 2.0.

Od 2026 r. zmiany w księgowości podatników PIT. Nowe pliki JPK i rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 16 października 2025 r., że od 2026 r. wchodzą w życie nowe obowiązki dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą i rozliczających się w ramach podatku PIT. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą podlegające podatkowi PIT, które co miesiąc przekazują ewidencję JPK_V7M, będą zobowiązane do prowadzenia przy użyciu programów komputerowych ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów. Ministerstwo Finansów udostępni bezpłatne narzędzia pozwalające na realizację obowiązków w zakresie przesyłania nowych obligatoryjnych plików JPK.

REKLAMA

Rachunki nie będą trafiały do KSeF. Czy to oznacza, że wrócą do łask?

Już od 2026 roku podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System obejmie faktury ustrukturyzowane, natomiast nie dotyczy innych dokumentów, takich jak rachunki. Oznacza to, że przedsiębiorcy dokumentujący sprzedaż zwolnioną z VAT mogą wystawiać rachunki poza KSeF.

Darowizna samochodu żonie po wycofaniu z firmy. Czy to na pewno bezpieczne podatkowo? Skarbówka rozwiewa wątpliwości

Czy przekazanie żonie samochodu wycofanego z działalności gospodarczej może sprowadzić na przedsiębiorcę problemy z fiskusem? Najnowsza interpretacja skarbówki rozwiewa te wątpliwości. Urząd jasno wskazał, że darowizna auta po wycofaniu z firmy nie powoduje powstania przychodu w PIT, o ile spełnione są określone warunki. To ważna wiadomość dla przedsiębiorców, którzy zastanawiają się, jak bezpiecznie przekazać majątek firmowy do majątku prywatnego.

Opodatkowanie donejtów dla twórców internetowych (PIT, VAT). Czy to naprawdę darowizna?

Przez lata środowisko twórców internetowych – streamerów, youtuberów czy użytkowników Patronite – żyło w przekonaniu, że donate’y (czyli dobrowolne wpłaty od widzów) to darowizny, a więc – do określonego limitu – nieopodatkowane. Takie podejście miało swoje źródło w języku – słowo „donate” pochodzi przecież od angielskiego „donation”, czyli darowizna.

KSeF 2.0. Co ważniejsze – prawo podatkowe, czy podręczniki Ministerstwa Finansów? Faktura ustrukturyzowana istnieje tylko wirtualnie

Opublikowany przez resort finansów, liczący kilkaset stron (!) dokument pod nazwą „Podręcznik KSeF 2.0.” (w 4. częściach), jest w wielu miejscach nie tylko sprzeczny z projektowanymi przepisami, lecz również z uchwaloną już nowelizacją ustawy o VAT – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jaka składka zdrowotna dla przedsiębiorców w 2026 roku? Ministerstwo Finansów nie pracuje nad przedłużeniem obniżonej podstawy wymiaru

Ministerstwo Finansów poinformowało Polską Agencję Prasową, że nie pracuje nad projektem, który zakładałby utrzymanie obniżonej minimalnej podstawy obliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców w 2026 r. i kolejnych latach.

KSeF: Pomoc dla przedsiębiorców czy nowy ból głowy? Fakty i mity wokół Krajowego Systemu e-Faktur [Gość Infor.pl]

Krajowy System e-Faktur (KSeF) budzi wiele emocji i narosło wokół niego sporo mitów. Czy to nowy podatek? Kogo i kiedy dotyczy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych? Czy czeka nas rewolucja w relacjach z biurami rachunkowymi? O tym, na co muszą przygotować się przedsiębiorcy, rozmawiają eksperci z infor.pl, Szymon Glonek i Joanna Dmowska.

REKLAMA