REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obieg dokumentów księgowych związanych z przyjmowaniem i zwrotem sum depozytowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przedstawimy przykładowe uregulowania dotyczące obiegu dokumentów, mogące mieć zastosowanie w przyjmowaniu i rozliczaniu sum depozytowych, a ponadto wyjaśnimy, co oznacza określenie „niezwłocznie”, używane przez ustawodawcę w odniesieniu do ustalenia terminów zwrotu czy rozliczenia sum depozytowych.

Ustalając zasady i terminy obiegu dokumentów księgowych, związanych z wnoszeniem i zwrotem sum depozytowych, kierownik jednostki samorządu terytorialnego powinien:

REKLAMA

Autopromocja

• wskazać dokumenty będące podstawą ujmowania w ewidencji księgowej operacji gospodarczych w zakresie wpłat, zwrotu oraz przekazania na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego sum depozytowych,

• wskazać osoby odpowiedzialne za sporządzenie tych dokumentów oraz za sprawdzenie ich prawidłowości pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i za zatwierdzenie do wypłaty,

• ustalić terminy sporządzania i przekazywania do księgowości tych dokumentów - uwzględniające ustawowo wskazane terminy zwrotu poszczególnych sum depozytowych.

Przy ustalaniu w przepisach wewnętrznych powyższych zasad należy wziąć pod uwagę następujące okoliczności:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• wielkość jednostki, ilość poszczególnych operacji gospodarczych, podział pracy pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy,

• rozdział pomiędzy poszczególnych pracowników obowiązków w zakresie zatwierdzania, realizacji i ewidencji poszczególnych operacji gospodarczych,

• zachowanie zasady ekonomiki pracy (czasu i kosztów związanych z obsługą rozliczeń z tytułu sum depozytowych) - tj. tworzenia jak najmniejszej ilości dokumentów koniecznej do zapewnienia prawidłowego i terminowego rozliczania i ewidencjonowania operacji gospodarczych w zakresie sum depozytowych.

Przykładowe uregulowania dotyczące obiegu dokumentów związanych z sumami depozytowymi

Zaprezentowane zestawienie (patrz: tabela) przedstawia przykładowe uregulowania dotyczące obiegu dokumentów, mogące mieć zastosowanie w przyjmowaniu i rozliczaniu sum depozytowych, po uwzględnieniu specyfiki danej jednostki organizacyjnej.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Co oznacza „niezwłocznie”?

REKLAMA

Określenie „niezwłocznie”, używane przez ustawodawcę w odniesieniu do ustalenia terminów zwrotu/rozliczenia sum depozytowych, zostało objaśnione w literaturze i orzecznictwie z zakresu prawa cywilnego. To, że dana czynność ma być wykonana niezwłocznie, oznacza wykonanie jej „bez zbędnej zwłoki”, w czasie, jaki jest potrzebny do dokonania danej czynności w normalnych warunkach, bez ociągania się czy celowego zaniechania podejmowania działań. W praktyce termin ten może oznaczać wykonanie czynności w tym samym dniu lub w ciągu od jednego do kilku dni. Zależeć to będzie od wielkości jednostki organizacyjnej i ustalonego w niej podziału pracy.

Na przykład w małej jednostce organizacyjnej, gdzie udziela się niewielu zamówień publicznych i w związku z tym jest niewiele operacji gospodarczych dotyczących wnoszenia i zwrotu wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów, a udzielanie zamówień i ich realizacja nadzorowane są przez tego samego pracownika - zwrot wadium lub zabezpieczenia może nastąpić w ciągu 1-2 dni (czas konieczny do wystawienia odpowiedniego dokumentu, będącego podstawą zwrotu, sprawdzenia go pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzenia do wypłaty oraz do sporządzenia polecenia przelewu i złożenia go w banku).

W dużych jednostkach, ze względu na dużą ilość operacji gospodarczych i podział poszczególnych etapów ich realizacji pomiędzy różne komórki organizacyjne (na przykład inny wydział/referat zajmuje się udzielaniem zamówień publicznych, a inny nadzoruje wykonanie umów o realizację zamówień), niezwłoczne wykonanie operacji rozliczenia i zwrotu wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy może zająć od 3 nawet do 10 dni.

Zapamiętaj!

O tym, co w praktyce danej jednostki będzie oznaczać termin „niezwłocznie” - decyduje kierownik tej jednostki, wskazując w przepisach wewnętrznych terminy sporządzania i przekazywania dokumentów do księgowości.

Przy ustalaniu tych terminów oprócz struktury organizacyjnej, podziału pracy pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne oraz terminów wskazanych w przepisach ustawowych należy uwzględnić konieczność ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych jednostki we właściwym okresie sprawozdawczym (miesiącu), zgodnie z przepisami art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Obowiązek skontrolowania dokumentów dotyczących zwrotu sum depozytowych

Pracownicy, na których kierownik jednostki nałożył obowiązek skontrolowania dokumentów dotyczących zwrotu sum depozytowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, odpowiadają za sprawdzenie, czy w dokumencie, będącym podstawą wypłaty z rachunku środków depozytowych lub podstawą przelewu środków z rachunku sum depozytowych na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego:

• została wskazana właściwa osoba, na rzecz której ma nastąpić zwrot depozytu,

• kwota podlegająca zwrotowi i termin zwrotu są zgodne z obowiązującymi przepisami ustawowymi i/lub umową,

• wystąpiły ustawowe przesłanki zwrotu depozytu, zatrzymania kwoty depozytu przez jednostkę samorządu terytorialnego bądź jej zarachowania na poczet należności jednostki samorządu terytorialnego.

Pracownicy zatwierdzający do wypłaty wymienione dokumenty, pomimo braku ich wcześniejszego skontrolowania pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym (w praktyce jednostek samorządu terytorialnego najczęściej kierownik jednostki lub jego zastępcy oraz skarbnik lub główny księgowy), powinni mieć świadomość, że w razie wystąpienia nieprawidłowości to oni będą bezpośrednio odpowiadać za ich powstanie.

Podstawa prawna

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA