Ewidencja wydatków sfinansowanych z bezzwrotnych środków obcych

Podstawowym źródłem pozyskania środków w organizacjach non-profit są teoretycznie składki członkowskie, niestety ich udział w finansowaniu działalności nie stanowi istotnej wartości. Stąd w różny sposób są one zmuszone uzupełnić niedobór środków i czynią to, uzyskując wszelkiego rodzaju darowizny i dotacje oraz przeprowadzając zbiórki publiczne.

Pozyskane w ten sposób wsparcie finansowe na realizację celów statutowych ujawnia się w księgach rachunkowych zapisem:

l Wn konto 130 „Rachunek bieżący” lub Wn konto 100 „Kasa”,

l Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”: konto analityczne, np. 760-01 „Dotacje, dofinansowanie do bieżącej działalności jednostki”, 760-02 „Środki pochodzące ze zbiórki publicznej”, 760-03 „Dotacje na sfinansowanie projektu „X”, itp.

Podobnie ewidencjonuje się subwencje związane z zadaniami publicznymi, które są realizowane jako działania statutowe, a rozliczenie wydatków nie musi być przypisane do każdej wpłaty środków.

Ewidencja pozyskanych środków

Jednym ze sposobów pozyskania środków pieniężnych są aplikacje o dotacje. Kwotę przyznanych środków na podstawie odpowiednich dokumentów potwierdzających przyznanie środków pomocowych należy ująć zapisem:

l Wn np. konto 249 „Pozostałe rozrachunki” oraz odpowiednie konto analityczne dla danego projektu,

l Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” oraz odpowiednie konto analityczne dla projektu lub grupy zadań w zależności od przyjętej w Zakładowym Planie Kont zasady tworzenia kont ksiąg pomocniczych.

Do któregoś konta musimy zorganizować ewidencję analityczną, w której treść ekonomiczna będzie odpowiadała tytułom wydatków przedstawionych w aplikacji. Jak rozwiązać problem, żeby w sposób czytelny, szybki, wiarygodny dokumentować i śledzić wydatki?

Uwaga!

Wydatki środków - jeżeli darczyńcy nie zastrzegli specjalnych zasad rozliczenia - podlegają ujęciu w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych. Udzielane przez samorządy, administrację rządową oraz wszelkiego rodzaju instytucje dotacje, a także inne bezzwrotne formy dofinansowania oraz współfinansowania muszą być dodatkowo objęte wyodrębnioną ewidencją.

Ewidencje poza systemem finansowo-księgowym zawsze mogą budzić wątpliwości, a ich porównanie z zapisami w księgach rachunkowych to poważny problem. Najlepiej więc zorganizować wyodrębnioną ewidencję w ramach ksiąg rachunkowych, co ułatwi rozliczenie i bieżącą ocenę stopnia wykorzystania środków.

Zasady organizowania ewidencji powinny być takie same w kolejnych latach. Ogólne reguluje ustawa o rachunkowości, a w podmiocie - zasady (polityka) rachunkowości właściwe dla danej jednostki.

Uwaga!

W zależności od pochodzenia środków i dokumentów stanowiących o ich przyznaniu mogą zmieniać się zasady rozliczania beneficjenta z uzyskanych przychodów.

Dokumenty potwierdzające wykorzystanie środków

Zasady sporządzania dokumentów potwierdzających wykorzystanie środków mogą być zawarte w odpowiednich przepisach prawa, umowach, porozumieniach itp. Należy to uwzględnić przed rozpoczęciem wprowadzania do ksiąg rachunkowych zdarzeń gospodarczych związanych z projektem.

Najczęściej projekty, na które zagwarantowano określoną kwotę, rozpoczynane są przed wpływem środków. Dlatego też z chwilą rozpoczęcia działań wszystkie wydatki na poczet gwarantowanych umową bezzwrotnych środków muszą być objęte odpowiednią ewidencją.

Rozliczenie może być wymagane w trakcie realizacji, na koniec poszczególnych miesięcy, kwartałów, roku oraz po zakończeniu przedsięwzięcia. Rozliczenie nie jest jednorazową czynnością, lecz procesem ciągłym.

Zdobycie potrzebnych środków jest połową sukcesu. Na jego drugą połowę składa się udana realizacja zamierzonego projektu oraz sprawne i terminowe rozliczenie dotacji.

Celem rozliczenia jest udowodnienie, że otrzymaną dotację wykorzystaliśmy zgodnie z deklarowanym przeznaczeniem i przedstawionym planem finansowym oraz w podanym terminie.

Uwaga!

Prawidłowe dokumentowanie poniesionych wydatków, sposób ich ewidencjonowania, a nawet rozliczenia może decydować o uznaniu dofinansowania lub o cofnięciu wcześniej przyznanych środków.

W wielu programach wymagane jest sfinansowanie przedsięwzięcia z własnych (w tym z kredytu) zasobów, a po zakończeniu następuje refundacja udokumentowanych wydatków.

Biorąc powyższe pod uwagę oraz zapisy ustawy o rachunkowości, w każdym przypadku wskazana jest szczególna dbałość w zakresie dokumentowania i ewidencjonowania wydatków.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Uwaga!

Wydatki muszą być związane bezpośrednio z realizowanym programem i muszą spełniać warunki szczegółowo określone w dokumentach programowych, wnioskach lub umowach i porozumieniach zawartych ze sponsorem, darczyńcą.

Wykorzystanie zasobów majątkowych po zakończeniu przedsięwzięcia

Na potrzeby przedsięwzięcia jednostki ponoszą wydatki na zakup materiałów oraz usług. Często nabywane są aktywa trwałe i obrotowe. Warunkiem wypłaty dofinansowania jest wykonanie pełnego zakresu rzeczowego zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, prawidłowa realizacja i rozliczenie projektu przez beneficjenta. Jeżeli w dokumentach stanowiących o dofinansowaniu (finansowaniu) nie ma dyspozycji lub zastrzeżeń co do dalszego postępowania z nabytymi obiektami, po rozliczeniu projektu stają się one własnością jednostki. Jedne zużywają się całkowicie, inne po zakończeniu projektu - z racji ich charakteru - pozostają. Na pewno mogą być wykorzystane w innych przedsięwzięciach jako wkład własny.

Uwaga!

Wewnętrzne zasady (polityka) rachunkowości powinny regulować sposób objęcia ewidencją powstałych w wyniku przeszłych zdarzeń gospodarczych, posiadających wiarygodną wartość, aktywów. Do takiego postępowania obliguje nas ustawa o rachunkowości, m.in. w zapisie definiującym aktywa (art. 3 ust. 1 pkt 12 i 13 uor) oraz zasady wprowadzania do ksiąg rachunkowych zdarzeń gospodarczych (art. 20 ust. 1 uor).

Obowiązek objęcia ewidencją nabytych, a niezagospodarowanych aktywów - bez względu na sposób i źródła finansowania - to pierwszy problem.

Drugi to konieczność ponoszenia kosztów na składowanie, wątpliwa przydatność tych eksponatów po upływie pewnego okresu, niszczenie albo „okazja” do pozbycia się niepotrzebnych rekwizytów przemawiająca za ich sprzedażą. Pozostaje jeszcze problem ich wyceny, tj. oszacowania „przyszłych korzyści ekonomicznych”.

Radzimy!

W celu prawidłowego ujawnienia pozostających po zakończeniu projektu rzeczowych aktywów (rekwizytów, obiektów, przedmiotów itp.) kierownik jednostki powinien powołać komisję, która zinwentaryzuje je i dokona wyceny. Aktywa te należy wycenić w cenie nie niższej od ceny rynkowej takich samych lub podobnych rzeczy.

Co zrobić z takimi zasobami majątkowymi? W rezultacie różnych działań należy je wykorzystać na potrzeby jednostki organizacyjnej - tak żeby przyniosły korzyści ekonomiczne.

Nieprawidłowości w dokumentowaniu i rozliczaniu obcych bezzwrotnych środków

Można pokusić się o wymienienie najczęściej występujących nieprawidłowości w dokumentowaniu przyjęcia i rozliczaniu obcych środków przeznaczonych na realizację projektów:

l do rozliczenia pozyskanych środków przedkładane są faktury (rachunki) będące dowodami dokonania wydatków przed datą zawarcia umowy,

l w zbiorach dowodów księgowych znajdują się kserokopie zamiast oryginałów, które przedłożono do rozliczenia,

l wydatki ponoszone przez organizacje nie są objęte specyfikacją kosztów stanowiącą załącznik do porozumienia, umowy lub innego dokumentu stanowiącego o przyznaniu środków,

l przekraczane są limity kosztów lub brak jest rozliczeń niektórych wynikających ze specyfikacji kategorii kosztów,

l brak jest akceptacji rozliczonych rachunków pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym przez osobę odpowiedzialną w imieniu realizatora projektu,

l w rozliczeniu przedstawiane są faktury (rachunki) wystawione po terminie realizacji zadania lub dotyczące innego projektu,

l dostarczane są błędne dowody poniesionych kosztów - zamiast faktur (rachunków) przedkładane są specyfikacje dostaw, listy przewozowe, bilety itp.,

l zestawienia wydatków i kopie dokumentów księgowych potwierdzających wydatkowanie środków nie są zgodne z zaplanowanym budżetem,

l pomimo iż w umowach terminy są wyraźnie określone, to rozliczenia, sprawozdania merytoryczne i finansowe z realizacji dotacji składane są po terminie,

l prezentacja i dokumentacja działań i efektów projektu - dokumentacja fotograficzna, przykładowe egzemplarze broszur, ulotek, plakatów oraz raport o efektach medialnych (informacje o audycjach radiowych i telewizyjnych na temat projektu itp.) - nie są kompletne lub nawet nie dotyczą tego projektu.

Reasumując:

Organizacje non-profit muszą dostosować sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych do specyfiki gospodarowania bezzwrotnymi środkami obcymi.

Dr Weronika Gackowska

Podstawa prawna:

l ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694