REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wykazać w sprawozdaniu finansowym kaucję za czynsz

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krystyna Michaluk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Spółka zajmuje się wynajmem lokali użytkowych w budynku biurowym będącym jej własnością. Pobiera od najemców kaucje - zwracane po zakończeniu umowy najmu. W której pozycji bilansu (z uwzględnieniem podziału na zobowiązania długo- i krótkoterminowe) należy wykazać zobowiązania z tytułu otrzymanych kaucji w związku z najmem, w przypadku gdy:

1) kaucja dotyczy umowy najmu zawartej na czas określony, który upłynie w okresie dłuższym niż jeden rok od dnia bilansowego;

 

2) kaucja dotyczy umowy najmu zawartej na czas określony, który upłynie w okresie krótszym niż jeden rok od dnia bilansowego;

3) kaucja dotyczy umowy najmu zawartej na czas określony, który upłynie w okresie dłuższym niż jeden rok od dnia bilansowego, z możliwością wcześniejszego jej wypowiedzenia z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia;

4) kaucja dotyczy umowy najmu zawartej na czas określony, który upłynie w okresie krótszym niż jeden rok od dnia bilansowego, z możliwością wcześniejszego jej wypowiedzenia z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia;

5) kaucja dotyczy umowy najmu zawartej na czas nieokreślony, z możliwością wypowiedzenia z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia;

6) kaucja dotyczy umowy najmu zawartej na czas nieokreślony, z możliwością wypowiedzenia z zachowaniem 18-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

rada

Kaucje mogą być uwzględnione w pozycji B.II.2.d) pasywów bilansu jako „Inne długoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek” lub w pozycji B.III.2.i) pasywów jako „Inne krótkoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”. O tym, w której pozycji pasywów bilansu należy wykazać zobowiązania wobec najemców z tytułu kaucji, decyduje umowny, określony z góry okres wymagalności, czyli termin zwrotu kaucji.

uzasadnienie

Kaucje stanowią zobowiązanie spółki do wypłaty wierzycielowi (najemcy) określonej kwoty (kwota kaucji) w określonym terminie (moment zakończenia umowy najmu).

Na każdy kolejny dzień bilansowy należy dokonać analizy zobowiązań (w tym także z tytułu kaucji) pod kątem ich kwalifikacji do długoterminowych lub krótkoterminowych pasywów jednostki. Może się zdarzyć, że zobowiązanie o okresie wymagalności powyżej 12 miesięcy w pierwszym dniu bilansowym po jego powstaniu będzie zakwalifikowane jako długoterminowe, a od następnego dnia bilansowego termin będzie krótszy niż 12 miesięcy, dlatego w bilansie tego okresu będzie zaliczone do krótkoterminowych.

Tabela. Zakres przedmiotowy zobowiązań według pozycji bilansowych

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne na podstawie ustawy o rachunkowości.

Jak wynika z tabeli, kaucje nie są wyszczególnione w żadnej pozycji bilansu, a treść ekonomiczna omówionych pozycji nie jest zbieżna z istotą kaucji. Z tego wynka, że należy je uwzględnić w pozycji B.II.2.d) pasywów bilansu, tj. „Inne długoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”, lub w pozycji B.III.2.i) pasywów jako „Inne krótkoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”, w zależności od umownego terminu wymagalności.

Co do zasady kaucje podlegają zwrotowi. Są one jedynie zabezpieczeniem przyszłych świadczeń. W przypadku niewykonania zobowiązań (np. brak zapłaty czynszu w określonej wysokości) przez najemcę kaucja może być jednak zaliczona na poczet tych zobowiązań. Kaucja może też być zatrzymana jako odszkodowanie za wyrządzone przez najemcę szkody w wynajmowanym lokalu.

Kaucja ewidencjonowana jest w księgach otrzymującego na koncie „Pozostałe rozrachunki”, w analityce „Kaucje” z podziałem na kontrahentów w zespole 2.

Przykład

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali użytkowych we własnym budynku. Od najemców pobierane są kaucje w wysokości 2500 zł na zabezpieczenie należności czynszowych oraz na pokrycie ewentualnych szkód w wynajmowanych lokalach.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kwoty otrzymanych kaucji, niezależnie od terminu wymagalności, zarówno te do zwrotu w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, jak i te wymagające zapłaty w okresie późniejszym, są ewidencjonowane na tym samym koncie rozrachunkowym. Na dzień bilansowy należy jednak wyszczególnić kaucje krótkoterminowe oraz długoterminowe, ponieważ będą one uwzględnione w różnych pozycjach pasywów bilansu.

Przypadek 1

Umowa najmu zawarta na czas określony, który upłynie w okresie dłuższym niż jeden rok od dnia bilansowego.

W pierwszym roku kaucja wykazana będzie w pozycji B.II.2.d) pasywów bilansu, tj. „Inne długoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”. W ostatnim roku trwania umowy, jeżeli termin płatności przypadać będzie w ciągu 12 miesięcy, kaucję należy wykazać w pozycji B.III.2.i) pasywów jako „Inne krótkoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”.

Przypadek 2

Umowa najmu zawarta na czas określony, który upłynie w okresie krótszym niż jeden rok od dnia bilansowego.

Kaucja powinna być wykazana w pozycji B.III.2.i) pasywów jako „Inne krótkoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”.

Przypadek 3

Umowa najmu zawarta na czas określony, który upłynie w okresie dłuższym niż jeden rok od dnia bilansowego, z możliwością wcześniejszego jej wypowiedzenia z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.

W pierwszym roku kaucja wykazana będzie w pozycji B.II.2.d) pasywów bilansu, tj. „Inne długoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”. Fakt zawarcia klauzuli dopuszczającej możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy pozostaje bez wpływu na wstępną klasyfikację bilansową kaucji. Jeżeli jednak strony skorzystają z opcji wcześniejszego wypowiedzenia i termin zwrotu kaucji przypadać będzie wcześniej niż 12 miesięcy od dnia bilansowego, należy ją wykazać w pozycji B.III.2.i) pasywów jako „Inne krótkoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”.

Podobnie w ostatnim roku trwania umowy, gdy termin płatności przypadać będzie w ciągu 12 miesięcy, kaucję należy wykazać w pozycji B.III.2.i) pasywów jako „Inne krótkoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”.

Przypadek 4

Umowa najmu zawarta na czas określony, który upłynie w okresie krótszym niż jeden rok od dnia bilansowego, z możliwością wcześniejszego jej wypowiedzenia z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.

Kaucja wykazana będzie w pozycji B.III.2.i) pasywów bilansu jako „Inne krótkoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”. Podstawowy okres umowy najmu jest krótszy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Klauzula umożliwiająca wcześniejsze rozwiązanie umowy jest bez znaczenia dla bilansowej klasyfikacji zobowiązania z tytułu kaucji.

Przypadek 5

Umowa najmu zawarta na czas nieokreślony, z możliwością wypowiedzenia z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.

Kwalifikacja kaucji w odpowiedniej pozycji bilansowej zależeć będzie od tego, czy na dzień bilansowy strony skorzystały z możliwości wypowiedzenia, czy też nie. Jeżeli któraś ze stron złożyła drugiej stronie umowy wypowiedzenie, które upłynie (zgodnie z umową) w okresie trzymiesięcznym, to zobowiązanie z tytułu kaucji będzie zaliczone do pozycji B.III.2.i) pasywów bilansu jako „Inne krótkoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”. W przeciwnym wypadku, podczas trwania umowy, wykazane będzie w pozycji B.II.2.d) pasywów bilansu, tj. „Inne długoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”.

Przypadek 6

Umowa najmu zawarta na czas nieokreślony, z możliwością wypowiedzenia z zachowaniem 18-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Ponieważ termin ewentualnego wypowiedzenia tej umowy wynosi 18 miesięcy, kaucja pobrana od najemcy w pierwszym roku trwania umowy zawsze będzie stanowiła „Inne długoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek”, w pozycji B.II.2.d) bilansu. Podobnie w latach następnych. Jedynie w przypadku złożenia wypowiedzenia umowy, gdy termin tego wypowiedzenia upłynie w ciągu najbliższych 12 miesięcy od dnia bilansowego, kaucja będzie zakwalifikowana do „Innych krótkoterminowych zobowiązań wobec pozostałych jednostek” w pozycji B.III.2.i) pasywów bilansu.

W przypadkach 5 i 6 mogą powstać wątpliwości co do klasyfikacji kaucji do zobowiązań. Ponieważ umowy zawarte są na czas nieokreślony, nie jest znany termin powstania zobowiązania. Ustawa o rachunkowości przewiduje pozycję w pasywach bilansu „Rezerwy na zobowiązania” - pozycja B.I. pasywów z podziałem na krótkoterminowe i długoterminowe. „Rezerwy” zdefiniowane są w ustawie (art. 3 ust. 1 pkt 21 uor) jako zobowiązania, których termin wymagalności lub kwota nie są pewne. Pozornie wydawałoby się, że kaucje w przypadku umów zawartych na czas nieokreślony spełniają definicję rezerw. Jednak po analizie art. 35d uor należy stwierdzić, że rezerwy na zobowiązania tworzy się w ciężar kosztów lub strat w zależności od zaistniałej sytuacji. Tak więc powstałe rezerwy wpływają (zmniejszają) na wynik finansowy jednostki. Taka sytuacja nie może mieć miejsca w przypadku kaucji, ponieważ wpływ kaucji od najemcy nie jest trwałym przysporzeniem i nie stanowi przychodu spółki.

lart. 3 ust. 1 pkt 20 i 21, art. 35d ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Krystyna Michaluk

finalistka konkursu Księgowy Roku 2006, księgowa z licencją MF

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Kiedy trzeba zapłacić podatek od prezentu ślubnego? Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA