Kiedy i jak prowadzić księgę inwentarzową

RADA

Spółka powinna prowadzić księgę inwentarzową dla środków trwałych. Księga ta może być prowadzona za pomocą programu komputerowego przeznaczonego do rejestracji środków trwałych.

UZASADNIENIE

Księgi inwentarzowej, określanej również jako ewidencja środków trwałych, nie należy utożsamiać z ewidencją środków trwałych prowadzoną za pomocą kont syntetycznych i analitycznych w programie finansowo-księgowym. Dane zawarte w księdze inwentarzowej i ewidencji księgowej powinny się wzajemnie uzupełniać.

W księdze inwentarzowej są zarejestrowane wszystkie zdarzenia związane ze środkami trwałymi. Jest to dokument niezbędny przy wielu czynnościach np. inwentaryzacji, sporządzeniu informacji dodatkowej do bilansu, w części dotyczącej szczegółowego zakresu zmian wartości grup rodzajowych środków trwałych. Jeżeli spółka podlega badaniu, to jednym z dokumentów, o które poprosi biegły, będzie właśnie księga inwentarzowa.

Prowadzenie księgi inwentarzowej jest szczególne istotne, jeśli spółka posiada dużo środków trwałych.

Księga powinna zawierać m.in. takie elementy, jak:

• liczba porządkowa,

• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

• data nabycia,

• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

• data przyjęcia do używania,

• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

• wartość początkowa,

• roczna stawka amortyzacyjna,

• kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów,

• zaktualizowana wartość początkowa,

• zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych,

• data likwidacji oraz jej przyczyna albo data zbycia.

Ze względu na czytelność ewidencji księgę inwentarzową wygodnie jest prowadzić ją w formie kart poszczególnych środków trwałych. Do księgi wpisuje się chronologicznie wszystkie środki trwałe przyjęte do użytkowania. Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania.

Wprowadzonym środkom trwałym nadaje się numery inwentarzowe, które powinny być trwale umieszczone na każdym z nich. W przypadku sprzedaży czy likwidacji środka trwałego następuje jego wykreślenie z księgi inwentarzowej.

Wykaz powinien być przechowywany w formie papierowej lub na komputerowym nośniku danych, który zapewni trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla ksiąg rachunkowych.

Tabela 1. Przykładowy wykaz środków trwałych

Dodatkowo do księgi inwentarzowej można prowadzić tabelę amortyzacyjną, która będzie zawierała informację na temat zwiększenia i zmniejszenia wartości początkowej oraz szczegółowe informacje na temat umorzenia.

Tabela 2. Tabela amortyzacyjna

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• załącznik nr 1 do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Katarzyna Domżała