Kiedy dowód księgowy może być kserokopią

RADA

Kopią arkusza spisowego może być ksero oryginału.

UZASADNIENIE

Arkusz spisowy jest dowodem księgowym i jako taki musi spełniać ogólne warunki, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości. Przepisy tej ustawy nie stawiają arkuszom spisowym szczególnych wymogów.

Arkusz spisowy jest dokumentem wewnętrznym związanym z operacjami wewnątrz jednostki. Ogólną zasadą dotyczącą wszystkich dokumentów jest to, że oryginał jest dla odbiorcy dokumentu, a kopia - dla wystawcy. Zasada ta wynika z art. 20 ust. 2.

Arkusz spisowy jest tworzony na potrzeby księgowości (weryfikacja zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym) przez zespół spisowy. Mając na uwadze, kto i dla kogo tworzy dokument, trzeba stwierdzić, że w przypadku arkusza spisowego oryginał jest przekazywany do komórki księgowości i stanowi załącznik do sprawozdania finansowego jednostki. Ratomiast kopia, którą może być ksero oryginalnego arkusza spisowego, pozostaje w jednostce objętej spisem.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

• art. 20 ust. 2, art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Maria Rubinkowska

doradca podatkowy