Jak udzielać zaległych urlopów wypoczynkowych

Urlop wypoczynkowy może zostać nieudzielony w roku, w którym pracownik nabył do tego urlopu prawo, z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (np. konieczność zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy) lub z przyczyn leżących po stronie pracownika (np. choroba pracownika w okresie zaplanowanego urlopu). Niewykorzystany w danym roku kalendarzowym urlop wypoczynkowy przechodzi na rok następny i od 1 stycznia następnego roku urlop ten staje się urlopem zaległym.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do 31 marca następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik przynajmniej rozpocznie wykorzystywanie zaległego urlopu 31 marca danego roku.

PRZYKŁAD

Pracownik ma 15 dni zaległego urlopu. Na prośbę pracodawcy zgodził się wykorzystać 7 dni urlopu do 31 marca 2010 r., a pozostałe 8 dni w kwietniu br. Taką sytuację należy uznać za naruszenie zasady nakazującej rozpoczęcie wykorzystywania zaległego urlopu w terminie do końca pierwszego kwartału kolejnego roku. W analizowanej sytuacji zasada ta mogłaby być uznana za zachowaną, jeżeli pracownik rozpocząłby wykorzystywanie 15 dni zaległego urlopu najpóźniej 31 marca br., ale bez dzielenia tego urlopu na części.

WAŻNE!

Pracownik nie musi wykorzystać całego zaległego urlopu do 31 marca kolejnego roku, wystarczy, że rozpocznie korzystanie z tego urlopu 31 marca.

Należy również pamiętać, że niewykorzystanie zaległego urlopu w terminie do końca pierwszego kwartału kolejnego roku nie powoduje utraty przez pracownika prawa do zaległego urlopu.

Udzielanie urlopu zaległego

Urlopu zaległego należy udzielać tak samo jak zwykłego urlopu wypoczynkowego, czyli wyłącznie na dni pracy pracownika (art. 154² § 1 Kodeksu pracy). Urlop wypoczynkowy przeliczamy na godziny, przyjmując, że 1 dzień urlopu to 8 godzin. Zatem pracownikowi, któremu udzielono zaległego urlopu wypoczynkowego, należy odpisać z puli urlopowej tyle godzin urlopu, ile miał do przepracowania w dniu, w którym korzystał z urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy jest najczęściej udzielany w pełnych dniach. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pozostała pracownikowi do wykorzystania część urlopu wypoczynkowego jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy w dniu, w którym ma być udzielony urlop wypoczynkowy. W takim przypadku można udzielić pracownikowi urlopu na część dnia pracy (art. 154² § 4 Kodeksu pracy). Jeżeli więc pracownikowi pozostały np. 4 godziny urlopu wypoczynkowego, a pracuje np. po 6 godzin na dobę, to w takim przypadku można udzielić mu urlopu jedynie na część dnia pracy, a na pozostałe 2 godziny pracownik przyjdzie do pracy.

Jednak pracownikowi nie można udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego na część dnia pracy, jeżeli nabył on prawo do urlopu za kolejny rok.

PRZYKŁAD

Pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy, 3 dni w tygodniu po 10 godzin i 2 dni w tygodniu po 5 godzin. Pracownikowi pozostały 3 godziny zaległego urlopu za 2009 r. i chciałby wykorzystać go w dzień, w którym zgodnie z rozkładem czasu pracy ma pracować 10 godzin. Pracownik nabył prawo do 20 dni (160 godzin) urlopu wypoczynkowego za 2010 r. W takiej sytuacji nie jest możliwe udzielenie pracownikowi zaległego urlopu na część dnia pracy, skoro nabył prawo do 160 godzin urlopu za 2010 r. Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu na cały dzień i odpisać z puli urlopowej 3 godziny zaległego urlopu oraz 7 godzin ze 160 godzin urlopu za 2010 r.

Zaległy urlop bez zgody pracownika

Pracownicy często nie chcą wykorzystywać zaległego urlopu w pierwszych miesiącach nowego roku. Powstaje wówczas pytanie, czy w takim przypadku pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania takiego zaległego urlopu w terminie, w którym zaległy urlop powinien być wykorzystany, tj. do końca pierwszego kwartału kolejnego roku.

Do zaległego urlopu należy stosować ogólne reguły udzielania urlopów wypoczynkowych. Pracodawca powinien zatem udzielać urlopu zaległego biorąc pod uwagę wnioski urlopowe pracowników (choć nie są one dla niego wiążące) oraz ustalenia zawarte w planie urlopów (art. 163 Kodeksu pracy). Pracodawca, który sporządza plan urlopów, powinien bowiem uzgodnić z pracownikiem termin wykorzystania urlopu zaległego w planie urlopów. Przyjęcie stanowiska, zgodnie z którym termin urlopu zaległego powinien być ustalony wspólnie przez obie strony, oznacza, że pracodawca nie może skierować pracownika jednostronnie na zaległy urlop. Dlatego, zgodnie ze stanowiskiem części specjalistów prawa pracy oraz Państwowej Inspekcji Pracy (pismo nr GNP-110-4560-46/07/PE), pracodawca nie może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego. Na podstawie tego stanowiska pracodawca wbrew woli pracownika może udzielić mu urlopu (bieżącego oraz zaległego) wyłącznie w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.