Systemy finansowo-księgowe należy dostosować do nowych stawek VAT

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, z początkiem 2011 roku zmienią się podstawowe stawki podatku VAT. Nowe, wyższe stawki ustalono na poziomie 5, 8 i 23 proc. Jednocześnie 7-proc. stawka, obowiązująca obecnie dla podstawowych produktów żywnościowych, zostanie obniżona do poziomu 5 proc. Stawki takie będą obowiązywać do 2013 roku. Dodatkowo, zgodnie z projektem legislatora, stawki mogą corocznie przyrastać o 1 punkt procentowy.

Jest to największa zmiana VAT od 5 lipca 1993 roku, kiedy to wprowadzono ten podatek. W praktyce dla przedsiębiorców oznacza ona konieczność przystosowania się do nowej sytuacji, zarówno od strony polityki cenowej, jak i funkcjonalności wykorzystywanych narzędzi informatycznych. Zmiany obejmą systemy IT, jak i wszystkie kasy fiskalne, a jest ich w Polsce ponad 1,5 mln.

Już kilkakrotnie na przestrzeni lat różnego typu regulacje oraz problemy technologiczne powodowały konieczność zmian w systemach informatycznych przedsiębiorstw. Poza 1993 r. były one konieczne w 1999 r. po zmianie składek ZUS. W 2000 w obawie przed „pluskwą milenijną” dostosowywano daty w systemach, co wymagało nieraz przebudowy oprogramowania, zaś po 1 maja 2005 roku, po wejściu do UE, wprowadzono do systemów obsługę transakcji unijnych.

Dostawcy na straży zmian

Dostosowanie systemów informatycznych nie powinno być bardzo uciążliwą operacją. Dostawcy oprogramowania już mają przygotowane aktualizacje. Dla firm, które nie będą mogły skorzystać z bezpłatnych upgrade'ów i muszą zakupić licencje na nowe oprogramowanie, przygotowano cenowe promocje i upusty.

Wprowadzenie nowych stawek będzie miało wpływ na wiele obszarów działania firm, w szczególności na księgowość, gospodarkę materiałową oraz logistykę. Ponieważ większość procesów finansowych, sprzedaży i zakupu towarów wspomagana jest przez systemy i urządzenia informatyczne, konieczne będzie ich dostosowanie do nowych stawek. Według producentów oprogramowania zmiana nie wiąże się z dużymi trudnościami. Jest traktowana jak standardowa akcja aktualizacji oprogramowania, wynikająca ze zmian prawnych i tak samo będzie przygotowana i dostarczona klientom. Jednak jej zakres będzie bardzo szeroki. W najlepszej sytuacji będą firmy, które wykupiły usługi abonamentowe na bieżące bezpłatne aktualizacje w systemach.

Przedsiębiorstwa, które nie posiadają takich abonamentów poniosą dodatkowe koszty, są one jednak nieodzowne. Użytkownicy tacy muszą przed końcem roku dokupić abonament na aktualizację systemu, by skorzystać z najnowszej, zaktualizowanej jego wersji. Jest jednak jeszcze sporo przedsiębiorstw, które używają tak starych programów, że już dawno skończyło się dla nich techniczne wsparcie. Będą one musiały zainwestować w całkiem nowe aplikacje. Dostawcy, np. Sage przygotowują specjalne oferty dla posiadaczy starszych wersji rozwiązań. Już teraz warto pytać dostawców swoich systemów o promocje przy zakupie nowych programów.

To od samych przedsiębiorców zależy czy zdążą oni ze zmianami przed 1 stycznia 2011. Ponieważ operacja zmian w systemach na taką skalę prowadzona jest stosunkowo rzadko, już teraz dostawcy oprogramowania spodziewają się pod koniec roku nasilenia prac serwisowych wspierających użytkowników w trakcie konfiguracji systemu. Dlatego im prędzej przedsiębiorcy zgłoszą swoje potrzeby, tym mniej nerwowo i szybciej dokonają zmian. „Klientów ze starszymi wersjami już od połowy września informujemy o zagrożeniu, jakie niesie ich dalsze wykorzystywanie. Zachęcamy do jak najszybszego zaktualizowania posiadanej wersji oprogramowania, nie odkładania tego na ostatnią chwilę. W grudniu mogą być kolejki” - mówi Artur Palac, Kierownik Systemów w Sage.

Podobnie jest w przypadku zmian stawek VAT w kasach fiskalnych. Najwięksi producenci kas obecni na polskim rynku zapewniają, że nowe wersje programów mogą dostarczyć z wyprzedzeniem. Ale trzeba pamiętać, że wiele mniejszych placówek handlowych używa kas starego typu, których producenci już dawno zniknęli z rynku i nie mogą skorzystać z aktualizacji do nowej wersji. W takim wypadku przedsiębiorca ma dwa wyjścia: zatrudni specjalistę, który dokona potrzebnych zmian albo kupi nowe urządzenie. Zmiany VAT dotyczyć będą także cenników, umów, wzorców dokumentów.

System poradzi sobie sam

W niektórych wypadkach koszty zmian mogą, oprócz aktualizacji, objąć także zakup baz danych, licencji na nowszy system operacyjny, a także inwestycji w sprzęt komputerowy. Systemy pracujące w nowoczesnym środowisku technologicznym, poradzą sobie w sposób automatyczny z większością problemów związanych ze zmianą stawek podatkowych.

Moduły, które w szczególności będą wymagały aktualizacji to m. in. finanse i księgowość, handel, fakturowanie, środki trwałe i analizy finansowe. Ponadto, nowe wersje systemu będą uwzględniały: rozszerzenie funkcjonalności wspomagających proces zmiany cen w cennikach. Konieczne będzie również dodanie nowych wzorów formularzy typu VAT-7 oraz sposobów rozliczania korekt dokumentów handlowych i magazynowych. „Obszary, jakie aktualizacje obejmą swoim zasięgiem, to zmiany w ewidencji finansowo-księgowej takie jak ewidencja zdarzeń gospodarczych, ewidencja VAT, deklaracje, sprawozdania. Prócz ewidencji zakupu ważnym elementem jest sprzedaż, ale nie tylko wystawianie faktur z nową stawką od 2011, lecz również konwersja na nowe stawki VAT wszystkich towarów, usług itd. Muszą zatem powstać mechanizmy ułatwiające automatyczną migrację stawek w kartotekach towarów, podpowiadające aktualnie obowiązujące stawki by zautomatyzować cały proces i ograniczyć ryzyko powstania błędu. Kolejny aspekt to korekty faktur w okresie przejściowym (dualizm stawek) gdzie system winien obsłużyć także takie scenariusze biznesowe” - mówi Artur Palac.

Należy pamiętać, że „stare" oraz „nowe" stawki będą przez pewien czas funkcjonować jednocześnie, np. korekta faktury VAT sprzedaży, wykonywana w roku 2011, dotycząca dokumentu z roku 2010. W takim przypadku będziemy mieć do czynienia z dwoma stawkami oraz kwotami VAT na tym samym asortymencie - starą z roku 2010 oraz nową, obowiązującą w 2011. W związku z tym konieczne będzie w okresie przejściowym utrzymywanie dwóch odrębnych systemów.

Nikt nie obiecuje, że zmiany w obrębie narzędzi informatycznych dokonają się bez kosztów. Jednak koszt ten może być bardzo różny. Jakie wydatki nie ominą przedsiębiorców? Po pierwsze jest to koszt aktualizacji samego oprogramowania biznesowego - uzależniony od posiadanej wersji i ilości stanowisk. Będzie on konieczny w przypadku firm, które nie wykupiły abonamentów na aktualizację systemu.

Wymagania sprzętowe nowego oprogramowania mogą spowodować konieczność inwestycji w sprzęt, taki jak nowe serwery czy komputery. Trzeba się liczyć również z kosztem serwisantów przy przeprogramowaniu kas fiskalnych. A o tym, że jest on niemały, świadczy próba oszacowania przez PKKP Lewiatan kosztów wydatków jednorazowych w sieciach handlowych na pokrycie kosztów administracyjnych i informatycznych związanych ze zmianami stawek VAT. Według Lewiatana mogą one wynosić nawet ok. 0,8-1,5 mln złotych, w zależności od wielkości sieci, z czego większość przypada na wizyty serwisantów potrzebnych do obsługi wielu tysięcy kas na terenie całego kraju.