Kategorie

Systemy finansowo-księgowe należy dostosować do nowych stawek VAT

inforCMS
Po raz pierwszy od siedemnastu lat zmiany stawek podatkowych powodują konieczność zmian we wszystkich informatycznych systemach finansowo-księgowych. Przedsiębiorcy nie muszą się obawiać, że nowy rok powitają przerwą w działalności – pod warunkiem, że zawczasu pomyślą o dostosowaniu swoich firm do nowych stawek.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, z początkiem 2011 roku zmienią się podstawowe stawki podatku VAT. Nowe, wyższe stawki ustalono na poziomie 5, 8 i 23 proc. Jednocześnie 7-proc. stawka, obowiązująca obecnie dla podstawowych produktów żywnościowych, zostanie obniżona do poziomu 5 proc. Stawki takie będą obowiązywać do 2013 roku. Dodatkowo, zgodnie z projektem legislatora, stawki mogą corocznie przyrastać o 1 punkt procentowy.

Reklama

Jest to największa zmiana VAT od 5 lipca 1993 roku, kiedy to wprowadzono ten podatek. W praktyce dla przedsiębiorców oznacza ona konieczność przystosowania się do nowej sytuacji, zarówno od strony polityki cenowej, jak i funkcjonalności wykorzystywanych narzędzi informatycznych. Zmiany obejmą systemy IT, jak i wszystkie kasy fiskalne, a jest ich w Polsce ponad 1,5 mln.

Już kilkakrotnie na przestrzeni lat różnego typu regulacje oraz problemy technologiczne powodowały konieczność zmian w systemach informatycznych przedsiębiorstw. Poza 1993 r. były one konieczne w 1999 r. po zmianie składek ZUS. W 2000 w obawie przed „pluskwą milenijną” dostosowywano daty w systemach, co wymagało nieraz przebudowy oprogramowania, zaś po 1 maja 2005 roku, po wejściu do UE, wprowadzono do systemów obsługę transakcji unijnych.

Dostawcy na straży zmian

Reklama

Dostosowanie systemów informatycznych nie powinno być bardzo uciążliwą operacją. Dostawcy oprogramowania już mają przygotowane aktualizacje. Dla firm, które nie będą mogły skorzystać z bezpłatnych upgrade'ów i muszą zakupić licencje na nowe oprogramowanie, przygotowano cenowe promocje i upusty.

Wprowadzenie nowych stawek będzie miało wpływ na wiele obszarów działania firm, w szczególności na księgowość, gospodarkę materiałową oraz logistykę. Ponieważ większość procesów finansowych, sprzedaży i zakupu towarów wspomagana jest przez systemy i urządzenia informatyczne, konieczne będzie ich dostosowanie do nowych stawek. Według producentów oprogramowania zmiana nie wiąże się z dużymi trudnościami. Jest traktowana jak standardowa akcja aktualizacji oprogramowania, wynikająca ze zmian prawnych i tak samo będzie przygotowana i dostarczona klientom. Jednak jej zakres będzie bardzo szeroki. W najlepszej sytuacji będą firmy, które wykupiły usługi abonamentowe na bieżące bezpłatne aktualizacje w systemach.

Przedsiębiorstwa, które nie posiadają takich abonamentów poniosą dodatkowe koszty, są one jednak nieodzowne. Użytkownicy tacy muszą przed końcem roku dokupić abonament na aktualizację systemu, by skorzystać z najnowszej, zaktualizowanej jego wersji. Jest jednak jeszcze sporo przedsiębiorstw, które używają tak starych programów, że już dawno skończyło się dla nich techniczne wsparcie. Będą one musiały zainwestować w całkiem nowe aplikacje. Dostawcy, np. Sage przygotowują specjalne oferty dla posiadaczy starszych wersji rozwiązań. Już teraz warto pytać dostawców swoich systemów o promocje przy zakupie nowych programów.

 

To od samych przedsiębiorców zależy czy zdążą oni ze zmianami przed 1 stycznia 2011. Ponieważ operacja zmian w systemach na taką skalę prowadzona jest stosunkowo rzadko, już teraz dostawcy oprogramowania spodziewają się pod koniec roku nasilenia prac serwisowych wspierających użytkowników w trakcie konfiguracji systemu. Dlatego im prędzej przedsiębiorcy zgłoszą swoje potrzeby, tym mniej nerwowo i szybciej dokonają zmian. „Klientów ze starszymi wersjami już od połowy września informujemy o zagrożeniu, jakie niesie ich dalsze wykorzystywanie. Zachęcamy do jak najszybszego zaktualizowania posiadanej wersji oprogramowania, nie odkładania tego na ostatnią chwilę. W grudniu mogą być kolejki” - mówi Artur Palac, Kierownik Systemów w Sage.

Podobnie jest w przypadku zmian stawek VAT w kasach fiskalnych. Najwięksi producenci kas obecni na polskim rynku zapewniają, że nowe wersje programów mogą dostarczyć z wyprzedzeniem. Ale trzeba pamiętać, że wiele mniejszych placówek handlowych używa kas starego typu, których producenci już dawno zniknęli z rynku i nie mogą skorzystać z aktualizacji do nowej wersji. W takim wypadku przedsiębiorca ma dwa wyjścia: zatrudni specjalistę, który dokona potrzebnych zmian albo kupi nowe urządzenie. Zmiany VAT dotyczyć będą także cenników, umów, wzorców dokumentów.

System poradzi sobie sam

W niektórych wypadkach koszty zmian mogą, oprócz aktualizacji, objąć także zakup baz danych, licencji na nowszy system operacyjny, a także inwestycji w sprzęt komputerowy. Systemy pracujące w nowoczesnym środowisku technologicznym, poradzą sobie w sposób automatyczny z większością problemów związanych ze zmianą stawek podatkowych.

Moduły, które w szczególności będą wymagały aktualizacji to m. in. finanse i księgowość, handel, fakturowanie, środki trwałe i analizy finansowe. Ponadto, nowe wersje systemu będą uwzględniały: rozszerzenie funkcjonalności wspomagających proces zmiany cen w cennikach. Konieczne będzie również dodanie nowych wzorów formularzy typu VAT-7 oraz sposobów rozliczania korekt dokumentów handlowych i magazynowych. „Obszary, jakie aktualizacje obejmą swoim zasięgiem, to zmiany w ewidencji finansowo-księgowej takie jak ewidencja zdarzeń gospodarczych, ewidencja VAT, deklaracje, sprawozdania. Prócz ewidencji zakupu ważnym elementem jest sprzedaż, ale nie tylko wystawianie faktur z nową stawką od 2011, lecz również konwersja na nowe stawki VAT wszystkich towarów, usług itd. Muszą zatem powstać mechanizmy ułatwiające automatyczną migrację stawek w kartotekach towarów, podpowiadające aktualnie obowiązujące stawki by zautomatyzować cały proces i ograniczyć ryzyko powstania błędu. Kolejny aspekt to korekty faktur w okresie przejściowym (dualizm stawek) gdzie system winien obsłużyć także takie scenariusze biznesowe” - mówi Artur Palac.

Należy pamiętać, że „stare" oraz „nowe" stawki będą przez pewien czas funkcjonować jednocześnie, np. korekta faktury VAT sprzedaży, wykonywana w roku 2011, dotycząca dokumentu z roku 2010. W takim przypadku będziemy mieć do czynienia z dwoma stawkami oraz kwotami VAT na tym samym asortymencie - starą z roku 2010 oraz nową, obowiązującą w 2011. W związku z tym konieczne będzie w okresie przejściowym utrzymywanie dwóch odrębnych systemów.

Nikt nie obiecuje, że zmiany w obrębie narzędzi informatycznych dokonają się bez kosztów. Jednak koszt ten może być bardzo różny. Jakie wydatki nie ominą przedsiębiorców? Po pierwsze jest to koszt aktualizacji samego oprogramowania biznesowego - uzależniony od posiadanej wersji i ilości stanowisk. Będzie on konieczny w przypadku firm, które nie wykupiły abonamentów na aktualizację systemu.

Wymagania sprzętowe nowego oprogramowania mogą spowodować konieczność inwestycji w sprzęt, taki jak nowe serwery czy komputery. Trzeba się liczyć również z kosztem serwisantów przy przeprogramowaniu kas fiskalnych. A o tym, że jest on niemały, świadczy próba oszacowania przez PKKP Lewiatan kosztów wydatków jednorazowych w sieciach handlowych na pokrycie kosztów administracyjnych i informatycznych związanych ze zmianami stawek VAT. Według Lewiatana mogą one wynosić nawet ok. 0,8-1,5 mln złotych, w zależności od wielkości sieci, z czego większość przypada na wizyty serwisantów potrzebnych do obsługi wielu tysięcy kas na terenie całego kraju.

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    13 cze 2021
    Zakres dat:

    Ulga klęskowa w podatku rolnym

    Ulga klęskowa w podatku rolnym jest preferencją podatkową, która przewidziana jest w przypadku wystąpienia klęski żywiołowej. Jak działa ulga klęskowa? Jakie są zasady przyznawania ulgi?

    Błąd w rozliczeniach nie jest oszustwem podatkowym

    Sankcje w VAT. Podatnik nie może być karany za błąd, który nie jest oszustwem lub uszczupleniem podatkowym - tak uznał Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

    Usługi gastronomiczne na kasie fiskalnej online - interpretacje

    Kasy fiskalne online w branży gastronomicznej pojawiły się od 1 stycznia 2021 r. Obowiązek wymiany starych kas na nowe objął bowiem usługi związane z wyżywieniem świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne. Pojawiło się jednak szereg wątpliwości interpretacyjnych związanych z nowym obowiązkiem. Oto niektóre z nich.

    Polski Ład. Ile będą kosztowały zmiany podatkowe?

    Polskie Ład. Najważniejsze zmiany jeśli chodzi o kwestie ubytku PIT to jest ok. 22 mld zł dla całego sektora, dodatkowo przewidujemy ok. 4-4,5 mld zł kosztów z tego pakietu ulg dla małych i średnich przedsiębiorstw - powiedział wiceminister finansów Piotr Patkowski.

    Przeniesienie firmy za granicę a podatek w Polsce

    Przeniesienie działalności gospodarczej za granicę. Zapowiadane zmiany w ramach Polskiego Ładu, rosnące koszty prowadzenia firmy, niejasne przepisy i nadmierna biurokracja – to czynniki, przez które wielu przedsiębiorców rozważa przeniesienie działalność za granicę. Jednak samo zarejestrowanie firmy w innym kraju (nawet w UE) nie zwalnia automatycznie z płacenia podatków i składek ubezpieczeniowych w Polsce.

    Kiedy osoba fizyczna ma rezydencję podatkową w Polsce?

    Polska rezydencja podatkowa. Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe z 29 kwietnia 2021 r. dotyczące zasad ustalania rezydencji podatkowej oraz zakresu obowiązku osoby fizycznej w Polsce. Zdaniem ekspertów PwC te objaśnienia mogą być postrzegane jako zapowiedź szczególnego zainteresowania władz podatkowych rezydencją osób fizycznych, które utraciły lub utracą rezydencję podatkową w Polsce.

    Czy opodatkowanie firm w Czechach jest niższe?

    Opodatkowanie działalności gospodarczej w Czechach nie jest znacząco korzystniejsze niż w Polsce - stwierdza Polski Instytut Ekonomiczny. Analitycy zwracają uwagę, że zależy ono m.in. od branży, w której działa firma, poziomu przychodów oraz relacji między przychodami a kosztami.

    Kto musi mieć kasę fiskalną online od 1 lipca 2021 r.?

    Kasy fiskalne online. Od 1 lipca 2021 r. kolejna grupa podatników zobowiązana jest do obowiązkowego ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych online. Których podatników dotyczy ten obowiązek?

    Obowiązek podatkowy drugiego stopnia w akcyzie

    Podmiotowość podatników akcyzy z tytułu obowiązku podatkowego drugiego stopnia jest przedmiotem daleko idących kontrowersji, zresztą z wielu powodów – pisze profesor Witold Modzelewski.

    Pusta faktura wymaga udowodnienia

    Puste faktury. Urząd skarbowy oskarżył firmę o nabycie pustych faktur, mimo że zeznania świadków wyraźnie stwierdzały co innego. Sprawę rozstrzygnął sąd administracyjny.

    Skutki podatkowe wycofania samochodu ze spółki cywilnej

    Skutki podatkowe wniesienia i wycofania samochodu do spółki cywilnej - cz. II wycofanie samochodu ze spółki cywilnej.

    Zwrot VAT niektórym podmiotom - zmiany od 1 lipca 2021 r.

    Zwrot VAT. Ustawodawca przygotował projekt nowego rozporządzenia w zakresie zwrotu VAT niektórym podmiotom. Nowe regulacje zaczną obowiązywać od 1 lipca 2021 r. Co się zmieni?

    Zarobki w Szwecji. Ile można zarobić zbierając jagody?

    Zarobki w Szwecji. Z danych Szwedzkiego Urzędu Statystycznego wynika, że średnia pensja w Szwecji wynosi 35,3 tys. koron brutto (ok. 15 tys. zł). Mediana wynosi 31,7 tys. koron brutto (ok. 14 tys. zł).

    Raportowanie niefinansowe ESG zyskuje na znaczeniu

    Raportowanie niefinansowe ESG (environmental, social i governance). Inwestorzy coraz częściej szukają informacji o wpływie spółek na środowisko i społeczeństwo. Polskie firmy rzadko jednak raportują takie kwestie. Dlaczego warto raportować? Co powinny zawierać raporty ESG?

    Globalna stawka CIT a realna działalność gospodarcza

    Globalna stawka CIT. Polska nie poprze planu wprowadzenia globalnego minimalnego poziomu podatku od przedsiębiorstw, o ile nie będzie klauzuli wyłączającej z niego istotną działalność gospodarczą prowadzoną w kraju - powiedział dziennikowi "Financial Times" minister finansów Tadeusz Kościński.

    ZUS w Polsce vs. ZUS w Anglii

    Ubiegły miesiąc okazał się niezwykle istotny dla polskiej gospodarki. Premier Morawiecki ogłosił główne założenia „Nowego Ładu”, czyli programu ekonomiczno-społecznego, którego założeniem ma być zniwelowanie strat, jakie w naszej gospodarce poczyniła pandemia koronawirusa. Jednakże nie dla wszystkich plan ten okazał się dobrym pomysłem; co więcej, wzbudził wśród pewnej części społeczeństwa spore obawy.

    Nowelizacja ustawy o AML – nowe obowiązki dla rynku walut wirtualnych

    Nowelizacja ustawy o AML. Wirtualne waluty to ekspresowo rozwijająca się branża z dziedziny nowoczesnych technologii. Jednak zarówno wydobycie, sprzedaż, wymiana i spekulacja walutami nie jest zarezerwowana wyłącznie dla przedsiębiorców jako inwestycja czy środek płatniczy. Walutę wirtualną często wykorzystuje się również do realizacji nieuczciwych celów i w ramach działań niezgodnych z prawem. W związku z tym pojawiają się kolejne regulacje prawne – zarówno krajowe, jak i międzynarodowe – dotyczące AML/CFT. 15 maja 2021 weszła w życie nowelizacja ustawy o AML. Co warto o niej wiedzieć?

    Blockchain w księgowości – przyszłość, która już zapukała do drzwi

    Blockchain w księgowości. Wiele wskazuje na to, że rachunkowość oparta o nowe technologie, w tym technologię blockchain to nieodległa przyszłość. Prowadzenie księgowości z wykorzystaniem rejestru rozproszonego i inteligentnych umów może pomóc przedsiębiorcom osiągać większe dochody szybciej i łatwiej. Jednocześnie, wprowadzanie nowych rozwiązań zawsze wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Czy wątpliwości branży księgowej związane z blockchainem są uzasadnione?

    Ulga na ekspansję - kto skorzysta i na jakich zasadach?

    Ulga na ekspansję, która została zaproponowana w ramach Polskiego Ładu, ma objąć przedsiębiorstwa, w tym małe i średnie podmioty, które podejmują ekspansją na rynki zagraniczne. Na jakich warunkach będzie można korzystać z ulgi na ekspansję? Kiedy ulga wejdzie w życie?

    Dodatkowe prace a opodatkowanie VAT kar umownych

    VAT od kar umownych - dodatkowe prace. W trakcie realizacji projektu budowlanego mogą wystąpić nowe okoliczności, takie jak np. problemy z gruntem czy wady dokumentacji projektowej. Może to spowodować konieczność podjęcia dodatkowych prac, a tym samym poniesienia dodatkowych kosztów przez wykonawcę, które powinny obciążać zamawiającego. Strony umowy budowlanej muszą ustalić, czy taka kara umowna podlega, czy nie podlega opodatkowaniu VAT.

    Jak postrzegamy księgowych? Sowa, mrówka czy leniwiec?

    Księgowi są nazywani zaufanymi doradcami i wysokiej klasy specjalistami. Chociaż te określenia brzmią poważnie, po pracy często rozwijają nietypowe zainteresowania, jak sporty ekstremalne, sztuki walki, żeglarstwo bądź śpiew w chórze. Sposób, w jaki ich odbieramy, pokazują też metafory. Księgowego można porównać do wielu zwierząt – mądrej sowy, walecznego tygrysa bądź pracowitej mrówki. Z okazji Dnia Księgowego postanowiliśmy przyjrzeć się wizerunkowi specjalistów od rachunkowości.

    Nowy podatek od elektroniki uderzy w twórców i konsumentów

    Opłata reprograficzna. Nowy podatek od elektroniki uderzy w kieszenie konsumentów i przedsiębiorców, nie pomoże twórcom - stwierdził Związek Cyfrowa Polska, wydając negatywną ocenę do projektu ustawy o uprawnieniach artysty zawodowego w ramach konsultacji społecznych resortu kultury.

    Podatkowa grupa kapitałowa – rozliczenie straty

    Podatkowa grupa kapitałowa. Spośród pięciu spółek tworzących grupę jedna przyniosła stratę, a cztery dochody. Spółka dominująca pomniejszyła o tę stratę podatek dochodowy wykazany i zaliczkowany przez cztery rentowne spółki, zachowując powstałą na plus różnicę zaliczek CIT, a następnie rozdysponowując ją pomiędzy siebie i spółkę przynoszącą straty. Była pewna, że to działanie będzie obojętne podatkowo, ale fiskus stwierdził, że jest to przysporzenie majątku tych spółek i musi zostać opodatkowane jak zwykły przychód. Spór między przedsiębiorcą a Dyrektorem Krajowej Informacji Skarbowej rozstrzygnął sąd, stwierdzając, że: „Stanowisko KIS jest nie tylko nieprawidłowe, ale także nielogiczne i sprzeczne wewnętrznie. Jest również wyrazem nadmiernego fiskalizmu państwa”.

    Podatnik Bezgotówkowy od 2022 roku - jakie korzyści dla firm?

    Podatnik Bezgotówkowy od 2022 roku. Ministerstwo Finansów proponuje przedsiębiorcom program Podatnik Bezgotówkowy. To propozycja dla tych firm, które większość transakcji płatniczych przeprowadzają w systemie cashless. Uzyskanie takiego statusu „Klienta Premium” będzie możliwe od 2022 roku. Firma, która go uzyska, skorzysta z najszybszego zwrotu VAT w Europie. Pieniądze znajdą się na ich kontach w maksymalnie 15 dni.

    Jaka stawka ryczałtu dla usług gastronomicznych?

    Stawka ryczałtu - usługi gastronomiczne. Czy sprzedaż usług gastronomicznych (przygotowywanie gotowych posiłków na rzecz kontrahentów) można opodatkować na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych ze stawką 3%?