Jak rozliczać koszty transportu inne niż związane z samochodem?

Autopromocja

Autopromocja

Szkolenie:
Jak się przygotować do najnowszej wersji KSeF?

Sprawdź

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Koszt uzyskania przychodu musi zostać poniesiony m.in. w celu uzyskania przychodu. To dość ogólne kryterium spełnia wiele wydatków związanych z transportem. Do kosztów firmowych z powodzeniem można zaliczyć m.in. transport zbiorowy, motocykl, skuter i rower.

Środki transportu zbiorowego

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Ogólnie, do kosztów firmowych można zaliczyć wydatki na przejazdy transportem zbiorowym, np. autobusem, tramwajem, metrem, koleją. Podróż może być udokumentowana biletem jednorazowym, pod warunkiem, że trasa przekracza 50 km, a na bilecie znajdują się następujące dane:

- NIP i nazwa sprzedawcy,

- numer biletu i data wystawienia,

- opis określający rodzaj usługi i trasę,

- kwota należności wraz z podatkiem,

- kwota podatku.

Warto pamiętać, że powyższych kryteriów nie spełnia bilet miesięczny na środki transportu zbiorowego, zarówno imienny, jak i na okaziciela, m.in. dlatego, że nie widnieje na nim trasa przejazdu.

W przeciwnym razie do rozliczenia kosztu niezbędna jest faktura. Jeśli w trakcie kupna biletu faktura nie została wystawiona, sprzedawca ma obowiązek ją wystawić do 7 dni od daty sprzedaży towaru lub usługi, na podstawie biletu lub paragonu. Koszty biletu miesięcznego również można rozliczyć w ramach firmy. Rozliczając bilet miesięczny należy pamiętać, że urzędnicy mogą zakwestionować rozliczenie całości wydatku na bilet, ponieważ jest wątpliwym, aby przedsiębiorca nie wykorzystywał go do celów prywatnych (warto zajrzeć do interpretacji IA415/28/05). Warto rozważyć zaliczenie do kosztów tylko części wydatku na bilet miesięczny uzasadnioną dojazdami do biura czy klienta.

Rozliczanie kosztów motocykla

Przedsiębiorca może korzystać z motocykla do celów firmowych, a co za tym idzie zaliczyć do kosztów wydatki na kupno jednośladu i jego eksploatację. Analogicznie do innych składników majątku firmy, jeśli motocykl kosztuje więcej niż 3,5 tys. zł należy wprowadzać go do kosztów firmowych poprzez amortyzację. Warto pamiętać, że tzw. mali podatnicy mają możliwość zastosowania amortyzacji jednorazowej w związku z zakupem motocykla.

Jednak pod względem VAT, zakup motocykla jest w przepisach zwykle traktowany analogicznie do zakupu samochodu osobowego, tzn. że pozwala na odliczenie 60% VAT-u (maksymalnie 6 tys. zł) oraz nie pozwala odliczać VAT-u przy zakupie paliwa. Tak określają m.in. interpretacje IPTPP4/443-86/11-4/ALN oraz ILPP2/443-1940/10-2/BA.

Przedsiębiorca może jednak zaliczyć eksploatację motocykla do kosztów firmowych, aby obniżyć podstawę opodatkowania, w tym:

- paliwo,

- części zamienne, oleje, smary, itp.,

- ubezpieczenie.

Pewne wątpliwości budzi zaliczenie do kosztów wymaganego przez prawo kasku oraz odzieży ochronnej do jazdy motocyklem. Zdaniem izb skarbowych (m.in. interpretacja IPTPB1/415-160/12-4/AG), wydatki na kask i odzież ochronną mają charakter osobisty, a zatem nie wiążą się z uzyskaniem przychodu i nie można ich zaliczyć do kosztów firmowych oraz odliczyć VAT-u.

Skuter i motorower

Z uwagi na to, że urzędy zwykle interpretują motocykl tak samo jak samochód osobowy, warto rozważyć wykorzystanie w działalności gospodarczej skutera lub motoroweru. Pojazd, który mieści się w definicji motoroweru, tj. dysponuje silnikiem o pojemności do 50 cm3 i nie rozwija prędkości większej nić 45 km/h, pozwala odliczyć 100% VAT-u przy zakupie oraz odliczać VAT każdorazowo w związku z nabyciem paliwa.

Rower służbowy w kosztach firmy

Jeżeli przedsiębiorca uzna, że preferuje przejazdy w celach firmowych za pomocą roweru, to może do kosztów firmowych zaliczyć wydatek na rower oraz obniżyć pełen VAT w związku z takim zakupem. Cel ten może być inny niż dostarczenie klientowi zamówienia, może to być np. dojazd do biura czy gabinetu. Potwierdziły to m.in. interpretacje ITPB1/415-802/08/MM  czy IPPP3/443-271/10-2/KG/SM. Co więcej, zaliczenie roweru do kosztów firmowych nie wyklucza jednocześnie rozliczania wydatków związanych np. z samochodem osobowym. Oczywiście w razie kontroli podatkowej przedsiębiorca może zostać poproszony o wyjaśnienie w jakim celu użytkuje rower.  Ponadto, podobnie jak w przypadku motocykla, przy zakupie roweru dopuszczalna jest jednorazowa amortyzacja.

Pojazdy hybrydowe i elektryczne

Już teraz w Polsce pojawiają się pojazdy o napędzie elektrycznym, zaś pojazdy o napędzie hybrydowym (wyposażone jednocześnie w silnik elektryczny i spalinowy) funkcjonują od wielu lat.  Dla jednoosobowych przedsiębiorców istotna jest informacja, że podczas użytkowania prywatnego lub użyczonego samochodu elektrycznego do celów firmowych można rozliczać wszystkie koszty związane z eksploatacją, czyli nie trzeba korzystać z kilometrówki, gdyż ewidencja przebiegu pojazdu dotyczy wyłącznie pojazdów o napędzie spalinowym (interpretacja IPPB3/423-494/11-2/GJ). Można jednak spodziewać się, że samochód elektryczny lub hybrydowy, podobnie jak motocykl, zostanie uznany przez urzędy za „pojazd samochodowy”, co uniemożliwi odliczenie 100% VAT-u przy jego zakupie oraz rozliczanie VAT-u w związku z zakupem paliwa do pojazdu z napędem hybrydowym.