Jak rozliczać koszty transportu inne niż związane z samochodem?

Koszt uzyskania przychodu musi zostać poniesiony m.in. w celu uzyskania przychodu. To dość ogólne kryterium spełnia wiele wydatków związanych z transportem. Do kosztów firmowych z powodzeniem można zaliczyć m.in. transport zbiorowy, motocykl, skuter i rower.

Środki transportu zbiorowego

Ogólnie, do kosztów firmowych można zaliczyć wydatki na przejazdy transportem zbiorowym, np. autobusem, tramwajem, metrem, koleją. Podróż może być udokumentowana biletem jednorazowym, pod warunkiem, że trasa przekracza 50 km, a na bilecie znajdują się następujące dane:

- NIP i nazwa sprzedawcy,

- numer biletu i data wystawienia,

- opis określający rodzaj usługi i trasę,

- kwota należności wraz z podatkiem,

- kwota podatku.

Warto pamiętać, że powyższych kryteriów nie spełnia bilet miesięczny na środki transportu zbiorowego, zarówno imienny, jak i na okaziciela, m.in. dlatego, że nie widnieje na nim trasa przejazdu.

W przeciwnym razie do rozliczenia kosztu niezbędna jest faktura. Jeśli w trakcie kupna biletu faktura nie została wystawiona, sprzedawca ma obowiązek ją wystawić do 7 dni od daty sprzedaży towaru lub usługi, na podstawie biletu lub paragonu. Koszty biletu miesięcznego również można rozliczyć w ramach firmy. Rozliczając bilet miesięczny należy pamiętać, że urzędnicy mogą zakwestionować rozliczenie całości wydatku na bilet, ponieważ jest wątpliwym, aby przedsiębiorca nie wykorzystywał go do celów prywatnych (warto zajrzeć do interpretacji IA415/28/05). Warto rozważyć zaliczenie do kosztów tylko części wydatku na bilet miesięczny uzasadnioną dojazdami do biura czy klienta.

Rozliczanie kosztów motocykla

Przedsiębiorca może korzystać z motocykla do celów firmowych, a co za tym idzie zaliczyć do kosztów wydatki na kupno jednośladu i jego eksploatację. Analogicznie do innych składników majątku firmy, jeśli motocykl kosztuje więcej niż 3,5 tys. zł należy wprowadzać go do kosztów firmowych poprzez amortyzację. Warto pamiętać, że tzw. mali podatnicy mają możliwość zastosowania amortyzacji jednorazowej w związku z zakupem motocykla.

Jednak pod względem VAT, zakup motocykla jest w przepisach zwykle traktowany analogicznie do zakupu samochodu osobowego, tzn. że pozwala na odliczenie 60% VAT-u (maksymalnie 6 tys. zł) oraz nie pozwala odliczać VAT-u przy zakupie paliwa. Tak określają m.in. interpretacje IPTPP4/443-86/11-4/ALN oraz ILPP2/443-1940/10-2/BA.

Przedsiębiorca może jednak zaliczyć eksploatację motocykla do kosztów firmowych, aby obniżyć podstawę opodatkowania, w tym:

- paliwo,

- części zamienne, oleje, smary, itp.,

- ubezpieczenie.

Pewne wątpliwości budzi zaliczenie do kosztów wymaganego przez prawo kasku oraz odzieży ochronnej do jazdy motocyklem. Zdaniem izb skarbowych (m.in. interpretacja IPTPB1/415-160/12-4/AG), wydatki na kask i odzież ochronną mają charakter osobisty, a zatem nie wiążą się z uzyskaniem przychodu i nie można ich zaliczyć do kosztów firmowych oraz odliczyć VAT-u.